home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The 640 MEG Shareware Studio 2 / The 640 Meg Shareware Studio CD-ROM Volume II (Data Express)(1993).ISO / business / zpay3_3.zip / ZPAY3.DOC
Text File  |  1991-01-04  |  257KB  |  6,977 lines
  1.          *******NOTICE THIS MANUAL IS ABOUT 227 PAGES IN LENGTH*******
  2.  
  3.                      ***  DO NOT CALL FOR TECHNICAL SUPPORT  ***
  4.                      ***   IF YOU HAVE NOT REGISTERED YOUR   ***
  5.                      ***  COPY OF THE ZPAY 3 PAYROLL SYSTEM. ***
  6.  
  7.           You may call and register your copy with a mastercard visa charge
  8.           card by calling (813) 866-8233
  9.  
  10.                                   ZPAY 3 Order Form
  11.  
  12.           Registration fee: $69.95 plus $5.00 shipping and handling.
  13.       Florida residents add state sales tax on the $69.95.
  14.  
  15.       Upon registration you will receive a registered copy of ZPAY 3
  16.           along with a printed illustrated manual and become eligible for
  17.           technical support.  You will also become eligible for the ZPAY 3
  18.           upgrade program.
  19.  
  20.           Fill out this form and return it along with your check payable to
  21.           ZPAY Payroll Systems in US currency to:
  22.  
  23.                                 ZPAY Payroll Systems
  24.                                2526 69th Avenue South
  25.                               St. Petersburg, FL 33712
  26.  
  27.       Media desired  ____ 5.25  or ____ 3.5 size
  28.                   
  29.           Check enclosed ____  or charge my Visa ____ or Master Card ____
  30.  
  31.           Card number:____________________________ Expires:______________
  32.  
  33.           Signature:_____________________________________________________
  34.  
  35.           Name:________________________________________
  36.  
  37.           Company:_____________________________________
  38.  
  39.           Street Address:______________________________
  40.  
  41.           City:________________________________________
  42.  
  43.           State:_____________ Zip Code:________________
  44.  
  45.           Telephone number:____________________________
  46.  
  47.           Where did you receive your copy of ZPAY 3:_______________________
  48.  
  49.           _________________________________________________________________
  50.  
  51.           Version number:__________________________________________________
  52.  
  53.           Comments:________________________________________________________
  54.  
  55.           _________________________________________________________________
  56.  
  57.  
  58.                                 ZPAY 3 PAYROLL SYSTEM
  59.  
  60.                                      VERSION 3.2
  61.  
  62.  
  63.                                 Copyright (C) 1986-90
  64.                                  All Rights Reserved
  65.  
  66.                                 ZPAY Payroll Systems
  67.                                      Paul Mayer
  68.                    Member, Association of Shareware Professionals
  69.  
  70.  
  71.           ZPAY 3 Payroll System is designed for IBM Personal Computers and
  72.           100% compatibles. ZPAY Payroll Systems reserves the COPYRIGHT to
  73.           this program and all related materials. The user is granted a
  74.           nonexclusive license to use the program and is encouraged to pay
  75.           for the program if it is found to be useful. Payment of the
  76.           $69.95 registration fee will entitle the user to full
  77.           registration including an illustrated printed manual, user
  78.           support and the ZPAY 3 upgrade program. Government and business
  79.           entities may not use the program without paying the full
  80.           registration fee. Please register your program with the form
  81.           included at the front of the documentation or call ZPAY Payroll
  82.           Systems with your Visa or Mastercard.
  83.  
  84.           REMEMBER:
  85.           Shareware is not free! Send payments to:
  86.  
  87.  
  88.           ZPAY Payroll Systems
  89.           2526 69th Avenue South
  90.           St. Petersburg, FL 33712
  91.  
  92.  
  93.           The user is also granted permission to make unlimited copies of
  94.           the program and to distribute those copies as long as no fee is
  95.           charged for the program. A duplication charge not to exceed $5
  96.           may be collected.
  97.  
  98.           SHAREWARE DISK VENDORS ARE REQUIRED TO OBTAIN WRITTEN PERMISSION
  99.           FROM ZPAY PAYROLL SYSTEMS BEFORE DISTRIBUTING THIS PROGRAM.
  100.           REQUESTS MUST INCLUDE A COPY OF THE VENDOR'S CURRENT CATALOG
  101.           ALONG WITH A LETTER REQUESTING PERMISSION.
  102.  
  103.           MEMBER - ASSOCIATION OF SHAREWARE PROFESSIONALS
  104.  
  105.           The author of this program is a member of ASP and has agreed to
  106.           comply with its standards:
  107.  
  108.           Programming standards:
  109.  
  110.               *  The program meets ASP's definition of Shareware.
  111.  
  112.  
  113.               *  The program has been thoroughly tested by the author and
  114.                  should not be harmful to other files or hardware if used
  115.                  properly (although ASP cannot warrant this; therefore, the
  116.                  user should take normal precautions in trying new
  117.                  software).
  118.  
  119.           Documentation standards:
  120.  
  121.               *  The program author will respond as described in the
  122.                  documentation to people who send registration payments.
  123.                  At a minimum, the author will send an acknowledgment of
  124.                  payment.
  125.  
  126.               *  The author will respond to written bug reports from
  127.                  registered users when the user provides a self-addressed,
  128.                  stamped envelope (some authors will respond by phone, but
  129.                  this is not an ASP requirement).
  130.  
  131.               *  Incompatibilities with other software or hardware, major
  132.                  or unusual program limitations, or known problems are
  133.                  noted in the documentation that comes with the shareware
  134.                  version of the program. Sufficient documentation is
  135.                  provided to allow the average user to try all major
  136.                  functions of the program.
  137.  
  138.               *  The program author has explained the Shareware concept in
  139.                  a professional and positive manner.
  140.  
  141.           Support standards:
  142.  
  143.               *  The program author will respond as described in the
  144.                  documentation to people who send registration payments.
  145.                  At a minimum, the author will send an acknowledgment of
  146.                  payment.
  147.  
  148.               *  The author will respond to written bug reports from
  149.                  registered users when the user provides a self-addressed,
  150.                  stamped envelope (some authors will respond by phone, but
  151.                  this is not an ASP requirement).
  152.  
  153.               *  Incompatibilities with other software or hardware, major
  154.                  or unusual program limitations, or known problems are
  155.                  noted in the documentation that comes with the shareware
  156.                  version of the program.
  157.  
  158.           General:
  159.  
  160.               *  The author keeps his/her membership in ASP current.
  161.  
  162.               *  The author recognizes that any user may appeal to ASP for
  163.                  any unresolved dispute that arises.
  164.  
  165.  
  166.           If you feel that the author has not complied with these standards
  167.           in some manner or if you register the program with the author and
  168.           subsequently have any disputes with the author which cannot be
  169.           resolved, please write the ASP at:
  170.  
  171.  
  172.           Association of Shareware Professionals
  173.           545 Grover Road
  174.           Muskegon, MI 49442
  175.  
  176.  
  177.           While ASP cannot warrant programs nor the actions of members, ASP
  178.           will do what it can to assure that all authors who claim
  179.           membership comply with ASP standards. These standards are the
  180.           assurance of quality and support that you will get when you
  181.           register Shareware produced by ASP members.
  182.  
  183.           SHAREWARE
  184.  
  185.  
  186.           To promote better understanding of the shareware concept, ASP has
  187.           developed the following official definition of shareware:
  188.  
  189.           Shareware distribution gives users a chance to try software
  190.           before buying it. If you try a Shareware program and continue
  191.           using it, you are expected to register. Individual programs
  192.           differ on details -- some request registration while others
  193.           require it, some specify a maximum trial period. With
  194.           registration, you get anything from the simple right to continue
  195.           using the software to an updated program with printed manual.
  196.  
  197.           Copyright laws apply to both Shareware and commercial software,
  198.           and the copyright holder retains all rights, with a few specific
  199.           exceptions as stated below. Shareware authors are accomplished
  200.           programmers, just like commercial authors, and the programs are
  201.           of comparable quality. (In both cases, there are good programs
  202.           and bad ones!) The main difference is in the method of
  203.           distribution. The author specifically grants the right to copy
  204.           and distribute the software, either to all and sundry or to a
  205.           specific group. For example, some authors require written
  206.           permission before a commercial disk vendor may copy their
  207.           Shareware.
  208.  
  209.           Shareware is a distribution method, not a type of software. You
  210.           should find software that suits your needs and pocketbook,
  211.           whether it's commercial or Shareware. The Shareware system makes
  212.           fitting your needs easier, because you can try before you buy.
  213.           And because the overhead is low, prices are low also. Shareware
  214.           has the ultimate money-back guarantee -- if you don't use the
  215.           product, you don't pay for it.
  216.  
  217.  
  218.  
  219.                      Software written and published by:
  220.  
  221.                                  Paul Mayer
  222.                          ZPAY Payroll Systems, Inc.
  223.  
  224.  
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.                               Manual written by:
  230.  
  231.                                  Pahl Meyers
  232.                                 Word Exchange
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.        
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.                               NOTICE
  245.      We have done our best to insure that the material found in this 
  246.      publication is both useful and accurate.  However, please be aware that 
  247.      errors may exist in this publication, and neither the authors nor Paul 
  248.      Mayer and ZPAY Payroll Systems makes any guarantees concerning the 
  249.      accuracy of the information found here or in the use to which it may be 
  250.      put. 
  251.  
  252.  
  253.         DISCLAIMER OF ALL WARRANTIES AND LIABILITY
  254.         
  255.         THIS SOFTWARE IS DISTRIBUTED BY ZPAY PAYROLL
  256.         SYSTEMS, AND IS A PROPRIETARY PRODUCT OF PAUL
  257.         MAYER.  IT IS LICENSED, NOT SOLD.
  258.  
  259.         ZPAY PAYROLL SYSTEMS MAKES NO WARRANTIES,
  260.         EITHER EXPRESSED OR IMPLIED, WITH RESPECT TO
  261.         THE SOFTWARE DESCRIBED IN THIS MANUAL, ITS
  262.         QUALITY, PERFORMANCE, MERCHANTABILITY, OR
  263.         FITNESS FOR ANY PARTICULAR PURPOSE.  THIS
  264.         SOFTWARE IS LICENSED "AS-IS".  THE ENTIRE RISK AS
  265.         TO ITS QUALITY AND PERFORMANCE IS WITH THE
  266.         BUYER.  SHOULD THE PROGRAM PROVE DEFECTIVE,
  267.         THE BUYER (NOT ZPAY PAYROLL SYSTEMS OR PAUL
  268.         MAYER) ASSUMES THE ENTIRE COST OF ALL
  269.         NECESSARY SERVICING, REPAIR,OR CORRECTION AND
  270.         NAY INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES
  271.         RESULTING FROM ANY DEFECT IN THE SOFTWARE,
  272.         EVEN IF ZPAY PAYROLL SYSTEMS HAS BEEN ADVISED
  273.         OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGE.
  274.  
  275.  
  276.      Copyright (c) 1986, 1987, 1988, 1989, 1990 by Paul Mayer and ZPAY Payroll 
  277.      Systems.  All rights reserved.  No portion of the contents of this 
  278.      publication may be reproduced or transmitted in any form or by any means 
  279.      without the express written permission of Paul Mayer and ZPAY Payroll 
  280.      Systems. 
  281.  
  282.  
  283.                         TRADEMARKS
  284.  
  285.      ZPAY, ZPAYII and ZPAY 3 are trademarks of Paul Mayer and ZPAY
  286.      Payroll Systems.
  287.  
  288.      IBM, IBM-PC, IBM-XT, IBM-AT and PC-DOS are trademarks of the
  289.      International Business Machines Company.
  290.  
  291.      MS-DOS is a trademark of Microsoft Corporation.
  292.  
  293.      HP, HP LaserJet, LaserJet Plus, LaserJet II, LaserJet IID, LaserJet III, 
  294.      and DeskJet are trademarks of the Hewlett-Packard Corporation.
  295.  
  296.      Epson is a trademark of the Epson Printer Corporation.
  297.  
  298.  
  299.  
  300.                      Table of Contents
  301.  
  302.      Introduction
  303.        Introduction to ZPAY 3  . . . . . . . . . . 1-1
  304.        Features of ZPAY 3  . . . . . . . . . . . . 1-2
  305.        System Requirements . . . . . . . . . . . . 1-7
  306.        About This Manual . . . . . . . . . . . . . 1-8
  307.          Description of the Sections . . . . . . . 1-9
  308.        Password Protection . . . . . . . . . . . .1-11
  309.        Navigating in ZPAY 3 Menus  . . . . . . . .1-12
  310.        Editing Controls  . . . . . . . . . . . . .1-13
  311.        Customer Support  . . . . . . . . . . . . .1-16
  312.        Warranty  . . . . . . . . . . . . . . . . .1-16
  313.  
  314.      Installation
  315.        Installing ZPAY 3 . . . . . . . . . . . . . 2-1
  316.  
  317.      Menus
  318.        ZPAY 3 Menu Selections  . . . . . . . . . . 3-1
  319.        Navigating ZPAY 3 Menus . . . . . . . . . . 3-2
  320.        Main Control Menu . . . . . . . . . . . . . 3-3
  321.          Work file . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3
  322.          Utility . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4
  323.          Exit  . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4
  324.        Data Edit Menu  . . . . . . . . . . . . . . 3-7
  325.          Tax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7
  326.          Data Files  . . . . . . . . . . . . . . . 3-8
  327.          Utility . . . . . . . . . . . . . . . . .3-11
  328.          Exit  . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-11
  329.        Payroll Reporting Menu  . . . . . . . . . .3-13
  330.          Period  . . . . . . . . . . . . . . . . .3-15
  331.          Month . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-16
  332.          Quarter . . . . . . . . . . . . . . . . .3-16
  333.          Year  . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-16
  334.          Checks  . . . . . . . . . . . . . . . . .3-16
  335.          Misc  . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-17
  336.          Utility . . . . . . . . . . . . . . . . .3-17
  337.          Exit  . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-18
  338.        Payroll Entry Menu  . . . . . . . . . . . .3-21
  339.          Pay . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-21
  340.          Utilities . . . . . . . . . . . . . . . .3-22
  341.          Exit  . . . . . . . . . . . . . . . . . .3-22
  342.  
  343.      Test Drive
  344.        Test Drive  . . . . . . . . . . . . . . . . 4-1
  345.          Start ZPAY 3  . . . . . . . . . . . . . . 4-2
  346.          Enter Password  . . . . . . . . . . . . . 4-2
  347.          Enter Payroll Cut-Off Date  . . . . . . . 4-2
  348.          Select Payroll File Name  . . . . . . . . 4-3
  349.          Review Tax Tables . . . . . . . . . . . . 4-4
  350.          Review Data Files . . . . . . . . . . . . 4-8
  351.          Enter a New Employee  . . . . . . . . . .4-12
  352.          Enter Payroll Pay Period Data . . . . . .4-16
  353.          Print Paychecks . . . . . . . . . . . . .4-25
  354.          Print a Payroll Report  . . . . . . . . .4-29
  355.          Back-Up the Payroll . . . . . . . . . . .4-31
  356.  
  357.  
  358.      Starting a New Payroll
  359.        Procedure "At-A-Glance" . . . . . . . . . . 5-1
  360.          Start ZPAY 3  . . . . . . . . . . . . . . 5-3
  361.          Create Tax Tables . . . . . . . . . . . . 5-5
  362.          Enter Payroll Data  . . . . . . . . . . .5-10
  363.          Run The Payroll . . . . . . . . . . . . .5-14
  364.          Print Payroll Checks and Reports  . . . .5-20
  365.          Back-Up and Save the Payroll  . . . . . .5-28
  366.  
  367.      Appendix A
  368.        Tax Tables  . . . . . . . . . . . . . . . . A-1
  369.          Federal . . . . . . . . . . . . . . . . . A-3
  370.            Page One  . . . . . . . . . . . . . . . A-3
  371.            Page Two  . . . . . . . . . . . . . . . A-4
  372.            Page Three  . . . . . . . . . . . . . . A-5
  373.          State . . . . . . . . . . . . . . . . . . A-7
  374.            Page One  . . . . . . . . . . . . . . . A-7
  375.            Page Two  . . . . . . . . . . . . . . .A-14
  376.            Page Three  . . . . . . . . . . . . . .A-15
  377.            Page Four . . . . . . . . . . . . . . .A-16
  378.            Page Five . . . . . . . . . . . . . . .A-17
  379.            Page Six  . . . . . . . . . . . . . . .A-18
  380.          Local . . . . . . . . . . . . . . . . . .A-23
  381.            Page One  . . . . . . . . . . . . . . .A-23
  382.            Page Two  . . . . . . . . . . . . . . .A-30
  383.            Page Three  . . . . . . . . . . . . . .A-31
  384.  
  385.      Appendix B
  386.        Data Files  . . . . . . . . . . . . . . . . B-1
  387.          Employer  . . . . . . . . . . . . . . . . B-3
  388.            Page One  . . . . . . . . . . . . . . . B-3
  389.            Page Two  . . . . . . . . . . . . . . . B-5
  390.            Page Three  . . . . . . . . . . . . . . B-6
  391.          Employee  . . . . . . . . . . . . . . . . B-9
  392.            Page One  . . . . . . . . . . . . . . . B-9
  393.            Page Two  . . . . . . . . . . . . . . .B-16
  394.            Page Three  . . . . . . . . . . . . . .B-19
  395.  
  396.      Appendix C
  397.        Calculator  . . . . . . . . . . . . . . . . C-1
  398.  
  399.      Appendix D
  400.        Forms Used By ZPAY 3  . . . . . . . . . . . D-1
  401.          Checks  . . . . . . . . . . . . . . . . . D-2
  402.          W-2 Forms . . . . . . . . . . . . . . . . D-3
  403.          1099-MISC Forms . . . . . . . . . . . . . D-3
  404.  
  405.      Appendix E
  406.        LHarc Archiving Program . . . . . . . . . . E-1
  407.  
  408.      Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I-1
  409.  
  410.  
  411.                    INTRODUCTION Page 1-1
  412.  
  413.                   INTRODUCTION TO ZPAY 3
  414.  
  415.      Congratulations!  you have the most powerful and easy to use payroll
  416.      system available for the IBM-PC/XT/AT family of computers.  It is
  417.      our sincere wish that ZPAY 3 will fulfill your expectations and give
  418.      you the same enjoyment of using it as it has for us in developing it.
  419.  
  420.                     FEATURES OF ZPAY 3
  421.  
  422.      User-Friendly
  423.      ZPAY 3 has been made as user-friendly as possible by utilizing simple
  424.      menus along with use of the [F1] and [F2] function keys for on-screen
  425.      help.  At the touch of a key, help windows will appear to guide you
  426.      along your way.  By using the help windows, we have eliminated the
  427.      possibilities of your entering incorrect data that could cause problems
  428.      in your system.  If you were to enter erroneous data, a window will
  429.      appear to show you the possible entries that would be acceptable.  This
  430.      makes the system as easy to use as possible.
  431.  
  432.      Menu Selections
  433.      ZPAY 3 uses simple menus for you to select the operations you want
  434.      to perform.  Menu selections can be made by using the keyboard or a
  435.      mouse.
  436.  
  437.      Mouse Support
  438.      ZPAY 3 supports the use of a mouse for menu selections.
  439.  
  440.      Keyboard Control
  441.      ZPAY 3 utilizes full IBM keyboard control for editing.  If you were to
  442.      make a spelling error, or change your mind on an entry, you can
  443.      quickly change it.  Full edit capabilities are provided using arrow keys,
  444.      insert, delete character and delete fields.
  445.  
  446.      Built-In Tax Tables and Table Editor
  447.      ZPAY 3 has a built-in tax table editor so you may change your own
  448.      tax tables when necessary.  With this feature there will be no costly
  449.      updates required, and it will be unnecessary to hire a programmer to
  450.      change any of the tables for you.  The employee data base is a
  451.      valuable asset in itself since it contains much more than just the
  452.      employee payroll information, and it can be used for printing labels for
  453.      mailing and other functions.
  454.  
  455.      Built-In Sample Payroll
  456.      ZPAY 3 has a built-in sample payroll you can use to practice with or
  457.      test drive without using your own payroll files.
  458.  
  459.      Simple To Operate - Not Complicated
  460.      ZPAY 3 is for those who do not really need the complications of a
  461.      system that must be integrated with a general ledger system.
  462.  
  463.      Stand Alone System
  464.      ZPAY 3 is a "stand alone system" with easy to read reports, simple to
  465.      use menu driven functions, and on-line help to guide you along your
  466.      way.
  467.  
  468.                    INTRODUCTION Page 1-2
  469.  
  470.      Control Over Your Payroll
  471.      ZPAY 3 is designed for those who use a professional accountant to
  472.      handle their numbers, but who would like to have control over their
  473.      own payroll.
  474.  
  475.      No Accounting Experience Required
  476.      ZPAY 3 does not require that you have any accounting experience or
  477.      specialized training to use it.
  478.  
  479.      Anyone Can Use It
  480.      ZPAY 3 is easy to use for the executive, manager, or designated
  481.      employee.
  482.  
  483.      Incorporates Our User's Suggestions
  484.      ZPAY 3 is a complete re-write of our popular predecessor payroll
  485.      systems "ZPAY" and "ZPAYII", incorporating the many useful and
  486.      valuable suggestions of our users.
  487.  
  488.      More Efficient
  489.      ZPAY 3 is the result of many years developing a payroll system that is
  490.      faster, easier to use, and more efficient than those that have been
  491.      available for the IBM-PC/XT/AT family of computers.
  492.  
  493.      No Special Accessories
  494.      Besides the required hardware and operating system, nothing else is
  495.      needed to run ZPAY 3.
  496.  
  497.      Different Pay Periods
  498.      ZPAY 3 will handle different pay periods by your selection.
  499.  
  500.      Different Pay Scales
  501.      ZPAY 3 will handle salaried, hourly, commissioned, and salary plus
  502.      commission employees.
  503.  
  504.      Non-Employees
  505.      ZPAY 3 will allow you to pay non-employee compensation for "non-
  506.      standard workers" or "outside individual contractors" which handle
  507.      their own tax deductions.  You can print checks for them, track their
  508.      pay, and print 1099 forms at the end of the year.
  509.  
  510.      Two Overtime Rates
  511.      ZPAY 3 will allow you to have two overtime rates, such as time-and-
  512.      a-half and double-time rates.
  513.  
  514.      Bonuses
  515.      ZPAY 3 allows you to pay bonuses and track them on records.
  516.  
  517.      Six Additional Pay Deductions
  518.      ZPAY 3 will handle six additional pay deductions in addition to the
  519.      normal federal taxes, FICA taxes, state taxes, local taxes, and SDI type
  520.      taxes.
  521.  
  522.      Cost Accounting
  523.      ZPAY 3 does cost accounting for you.
  524.  
  525.                    INTRODUCTION Page 1-3
  526.  
  527.      Title Assignments
  528.      ZPAY 3 allows title assignments for up to ten different department
  529.      accounts.
  530.  
  531.      Payroll Computations
  532.      ZPAY 3 computes the payroll and prints many different reports,
  533.      including the pay period, month-to-date, quarter-to-date, as well as
  534.      year-to-date figures.
  535.  
  536.      Tax Reports
  537.      ZPAY 3 will generate reports containing FUTA and SDI information.
  538.  
  539.      Prints Checks
  540.      ZPAY 3 will print paychecks with stub information similar to the
  541.      payroll reports.  The check format is a general purpose check available
  542.      from many computer forms sources.
  543.  
  544.      Automatically Posts Periods
  545.      ZPAY 3 automatically posts pay period information so you won't have
  546.      to remember when each month or quarter starts.
  547.  
  548.      Data File Security
  549.      ZPAY 3 uses an encrypted data file format that cannot reveal its data
  550.      except by using ZPAY 3.
  551.  
  552.      Password Protection Security
  553.      ZPAY 3 has three levels of password protection to keep prying eyes
  554.      and fingers from confidential information.
  555.  
  556.      Limited Only By Disk Space
  557.      The limit of the number of employees is limited only by the amount of
  558.      disk space you have on your computer system.
  559.  
  560.      Fast Access OF Data
  561.      ZPAY 3 uses a data access method called Turbo ISAM with B-Tree
  562.      indexing, allowing it to find a record in a file of over 32,000 in under
  563.      two seconds!
  564.  
  565.      Different Companies On The Same Disk
  566.      ZPAY 3 allows you to select which file you want to be working with,
  567.      without getting out of ZPAY 3.  This includes support of paths and
  568.      directories as well.
  569.  
  570.      Prints End Of The Year Forms
  571.      ZPAY 3 will print the W-2 forms and 1099-MISC forms in addition to
  572.      the Year-End Payroll information reports.
  573.  
  574.      Makes A Back Up Of Your Payroll
  575.      ZPAY 3 provides an easy way to back up your payroll data to floppy
  576.      disk for security storage.  The data is compressed onto the floppy disk
  577.      using the auxiliary archiving program "LHarc".  ZPAY also uses it to
  578.      un-compress backed-up files and restore them back on your hard disk.
  579.  
  580.      Files backed-up by the LHarc program are compressed to less than half
  581.      their original size.  A payroll file of 500 employees will compress to a
  582.      back-up file of approximately 75 K-bytes.
  583.  
  584.                    INTRODUCTION Page 1-4
  585.  
  586.      LHARC Archiving Program Built-In
  587.      You can use this LHarc program to archive and compress any files on
  588.      your computer, not just those in ZPAY 3.  From the DOS command
  589.      line, you can type "LHarc" and press the [Enter] key.  The screen will
  590.      display the parameters for using this program outside ZPAY 3.
  591.  
  592.      Change Colors To Suit
  593.      If your computer has a color graphics driver and monitor, you can
  594.      change the colors of ZPAY 3 to suit your tastes.  From the DOS
  595.      command screen, enter: CHGCOLOR and press the [Enter] key.  Follow
  596.      the prompts on the screen to select the colors you want.
  597.  
  598.  
  599.                     SYSTEM REQUIREMENTS
  600.  
  601.      Computer
  602.      IBM-PC, IBM-XT, IBM-AT, or truly compatible computer.
  603.  
  604.      Disk Drives
  605.      One hard disk drive and one floppy disk drive.
  606.  
  607.      Memory (RAM)
  608.      A minimum of 375 K (kilobytes) of free memory is necessary. 
  609.      Extended or expanded memory will enhance program operation by
  610.      allowing the overlay files to be loaded into it.
  611.  
  612.      Printers
  613.      Any printer compatible with the IBM-PC/XT/AT family of systems. 
  614.      Also special LaserJet and compatible laser printer types are supported.
  615.  
  616.      Operating Systems
  617.      PC-DOS 2.0 or later.  MS-DOS 2.0 or later.
  618.  
  619.                    INTRODUCTION Page 1-5
  620.  
  621.                      ABOUT THIS MANUAL
  622.  
  623.      Since we designed ZPAY 3 to be as easy to use as possible, we have
  624.      also designed this manual to be the same.  You should not have to
  625.      read the entire manual before you start.
  626.  
  627.      If you are like us, you want to jump right in and start using the
  628.      program.  You may not open the manual except to read about the
  629.      program's features in the introduction and find out how to install the
  630.      program.
  631.  
  632.      Also, because of publishing deadlines, there may be some late-breaking
  633.      information about the program that could not be included in this
  634.      manual at the time of printing.  Look on the ZPAY 3 distribution disks
  635.      to see if there are any files named "READ ME".  If so, you can print
  636.      it for any new information not contained in this manual.
  637.  
  638.      We have designed this manual to be used as a reference.
  639.  
  640.              First-Time Users of ZPAY Systems
  641.      If you are a first-time user of ZPAY payroll systems, we recommend
  642.      you read these sections:
  643.                 *  READ ME file on the ZPAY
  644.                    3 distribution disk (if one is
  645.                    there).
  646.                 *  Installing ZPAY 3.
  647.                 *  Test Drive.
  648.                 *  Starting A New Payroll
  649.                 *  Menus
  650.                 *  Appendix A - Tax Tables
  651.                 *  Appendix B - Data Files
  652.  
  653.  
  654.              Experienced Users of ZPAY Systems
  655.      If you are experienced in the use of previous ZPAY payroll systems,
  656.      we recommend that you at least read the Installation section and any
  657.      "READ ME" files that may be on the ZPAY distribution disks.
  658.  
  659.                    INTRODUCTION Page 1-6
  660.  
  661.                 DESCRIPTION OF THE SECTIONS
  662.  
  663.      Title Pages with Front Matter
  664.      This contains the title of this manual as well as various legal notices.
  665.  
  666.      Table of Contents
  667.      This is a list of the sections of this manual in the order they are
  668.      arranged.
  669.  
  670.      Introduction
  671.      This contains some of the major points and features of ZPAY 3.
  672.  
  673.      Installation
  674.      This contains a description of the procedure to install ZPAY 3.
  675.  
  676.      Menus
  677.      This is a reference section that explains each selection available to you
  678.      in the menus of ZPAY 3.
  679.  
  680.      Test Drive
  681.      This is a step-by-step procedure for new users of ZPAY payroll
  682.      systems.  It guides you through a sample file we have included for you
  683.      to see how ZPAY 3 works without using any of your own payroll
  684.      data.
  685.  
  686.      Start A New Payroll
  687.      This is a step-by-step procedure for new users of ZPAY payroll
  688.      systems.  It guides you through the steps for you to actually start your
  689.      new payroll using your own payroll data.
  690.  
  691.      Appendix A
  692.      This is a reference section that explains each selection available to you
  693.      in the tax tables of ZPAY 3.
  694.  
  695.      Appendix B
  696.      This is a reference section that explains each selection available to you
  697.      in the data files of ZPAY 3.
  698.  
  699.      Appendix C
  700.      This is a reference section about the use of the built-in calculator.
  701.  
  702.      Appendix D
  703.      This is a reference section of sources for forms used for ZPAY 3, such
  704.      as checks, W-2 forms, etc.
  705.  
  706.      Appendix E
  707.      This is a reference section about the file compression program "LHarc"
  708.      that is used within the ZPAY 3 program.
  709.  
  710.      Index
  711.      This is an alphabetic list of topics and the pages in which those topics
  712.      will be found in this manual.
  713.  
  714.  
  715.                    INTRODUCTION Page 1-7
  716.  
  717.                     PASSWORD PROTECTION
  718.  
  719.      Password
  720.      ZPAY 3 will ask you for a password before you can use the program. 
  721.      There are three levels of password access to ZPAY 3:
  722.  
  723.      *  Password Level 1
  724.         This is the minimum password level.  The person with this
  725.         password can only access the "Main Control Menu" (and its Utility
  726.         selections), and the "Payroll Reporting Menu" (and all its
  727.         selections).  This password allows checks, reports, lists, etc. to be
  728.         printed.
  729.  
  730.         This password level cannot access the "Payroll Entry Menu" nor
  731.         the "Data Edit Menu", since they contain confidential pay
  732.         information about the employees.
  733.  
  734.      *  Password Level 2
  735.         This is the next higher password level.  The person with this
  736.         password can access the "Payroll Entry Menu" as well as the
  737.         accesses of Password Level 1.  This password allows pay
  738.         information to be entered for the employees, but does not allow
  739.         access to employer or employee records.
  740.  
  741.         This password level cannot access the "Data Edit Menu".
  742.  
  743.      *  Password Level 3
  744.         This is the master password level.  The person with this password
  745.         can access all menus, including the "Data Edit Menu".
  746.  
  747.      It is very important that you assign the three passwords to be different
  748.      from each other.  If any two, or all three, were the same, and the first
  749.      level password were detected on an entry to the second or third level,
  750.      you would not be allowed access.
  751.  
  752.      You can change the passwords at any time by selecting from the Main
  753.      Control Menu, Utility, Password, and enter the code LAUPREYAM.
  754.  
  755.                    INTRODUCTION Page 1-8
  756.  
  757.                   NAVIGATING ZPAY 3 MENUS
  758.  
  759.      You can move freely around in ZPAY 3 using the menu selections. 
  760.      There is more than one way you can make selections from these
  761.      menus.
  762.  
  763.  
  764.      *  Press the CAPITALIZED letter of the menu selection.
  765.  
  766.         This is the fastest way of making selections from the menu.  Just
  767.         press the capitalized letter of the menu selection and that selection
  768.         is made.
  769.  
  770.  
  771.  
  772.      *  Move the cursor to the menu selection.
  773.  
  774.         Mouse
  775.  
  776.         Use a mouse to move the cursor to a menu selection.  Click the
  777.         left button and the selection is made.
  778.  
  779.         Keyboard
  780.  
  781.         Press the arrow keys to move the cursor to the selection you want and 
  782.         press the enter [Enter] key.  A brief description of each selection's 
  783.         function will be displayed above the menu as the cursor moves across 
  784.         the selections.  Also the path and file name you are currently working 
  785.         within will be displayed above the function descriptions 
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.      Refer to the "Menus" section for further information about the menus.
  791.  
  792.  
  793.  
  794.                    INTRODUCTION Page 1-9
  795.  
  796.                      EDITING CONTROLS
  797.  
  798.      When you are entering data for your payroll, you can conveniently
  799.      make changes or edit the contents.  ZPAY 3 uses the standard IBM-
  800.      PC/XT/AT keyboard keys:
  801.  
  802.                       Cursor Movement
  803.  
  804.      Arrow Key - Left 
  805.      Moves the cursor to the left in the edit field.
  806.  
  807.      Arrow Key - Right 
  808.      Moves the cursor to the right in the edit field.
  809.  
  810.      Arrow Key - Up 
  811.      Moves the cursor to the previous edit field.
  812.  
  813.      Arrow Key - Down 
  814.      Moves the cursor to the next edit field.
  815.  
  816.      Home Key
  817.      Moves the cursor to the extreme left side of an edit field.
  818.  
  819.      End Key
  820.      Moves the cursor to the extreme right side of an edit field.
  821.  
  822.      Page Down Key
  823.      Moves to the next data entry screen if more than one screen is
  824.      available.
  825.  
  826.      Page Up Key
  827.      Moves to the previous data entry screen if more than one screen is
  828.      available.
  829.  
  830.      Escape [Esc] Key
  831.      Aborts and exits the data entry screen without saving your current
  832.      entries.
  833.  
  834.  
  835.                    INTRODUCTION Page 1-10
  836.  
  837.                     Deleting Characters
  838.  
  839.      Back Space Key 
  840.      Deletes one character to the left of the cursor in the edit field for 
  841.      each press of the key.  Deletes multiple characters if the key is held 
  842.      down. 
  843.  
  844.      Delete Key
  845.      Deletes one character to the right of the cursor in the edit field for
  846.      each press of the key.  Deletes multiple characters if the key is held
  847.      down.
  848.  
  849.      Ctrl + End Key
  850.      Deletes all characters to the right of the cursor in the edit field.
  851.  
  852.  
  853.                       Mode Variations
  854.  
  855.      Insert Key
  856.      Toggles character Insert Mode and character Overwrite Mode.  The
  857.      status of the toggle is displayed on the screen.
  858.      -  Insert Mode pushes existing characters to the right as you type.
  859.      -  Overwrite Mode types new characters in place of existing
  860.         characters.
  861.  
  862.      Num Lock Key
  863.      Toggles the keypad between numeral use and cursor movement.  The
  864.      status of the toggle is displayed on the screen.
  865.  
  866.      Caps Lock Key
  867.      Toggles the character keys between lower case and upper case.  The
  868.      status of the toggle is displayed on the screen.
  869.  
  870.  
  871.                    INTRODUCTION Page 1-11
  872.  
  873.                        Function Keys
  874.  
  875.      F1 Key
  876.      Displays the help screen.
  877.  
  878.      F2 Key
  879.      Displays the help screen in the employee data entry mode.
  880.  
  881.      F3 Key
  882.      Displays a pop-up calculator available in many of the numerical data
  883.      entry fields.
  884.  
  885.      F10 Key
  886.      Completes edit entries and save the data.
  887.  
  888.  
  889.  
  890.  
  891.                    INTRODUCTION Page 1-12
  892.  
  893.                      CUSTOMER SUPPORT
  894.  
  895.      Assistance and support will be given only to registered users.
  896.  
  897.      If you have an unregistered copy of ZPAY 3 and want to register, you may 
  898.      do so with VISA or MASTERCARD.  Refer to the "READ ME" file included with 
  899.      the ZPAY 3 program files.  It will provide you with our current telephone 
  900.      number to call for registering ZPAY 3 by phone. 
  901.  
  902.      We ask that you try to see if the problem can be resolved by referring 
  903.      to your manual first.
  904.  
  905.      Because of the low cost of the ZPAY 3 shareware package, we have an 
  906.      answering machine on line when we are not available.  If you would like 
  907.      telephone support, leave a message including the date, time of day, your 
  908.      name, and telephone number (include your area code), so we can call you 
  909.      back.  We do not charge for our support time, however we will call you 
  910.      collect for htese support calls.  We prefer to make support calls during 
  911.      the evening hours whenever possible. 
  912.  
  913.      We provide ZPAY 3 registered customer support free for one year from the
  914.      purchase date.
  915.  
  916.      If you need telephone support, refer to the "README" file included with 
  917.      the ZPAY 3 registered program files.  It will provide you with the 
  918.      current telephone numbers to call for support, including FAX, Compuserve, 
  919.      MCI Mail, Genie, etc. 
  920.  
  921.      Also, the "README" file contains our address if you wish to contact
  922.      us by mail.
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.                          WARRANTY
  930.  
  931.      The ZPAY 3 registered distribution disks are guaranteed for ninety
  932.      days from date of purchase.  Any defective disks will be replaced free
  933.      of charge during this period.  After the initial ninety day period, there
  934.      will be a fee of $10 for replacement.
  935.  
  936.  
  937.                    INSTALLATION Page 2-1
  938.  
  939.                     INSTALLING ZPAY 3
  940.  
  941.      Copy the Distribution Disks
  942.  
  943.      Copy your ZPAY 3 distribution disks to make back-up copies to use for 
  944.      installation.  Do not use your original ZPAY 3 distribution disks for 
  945.      installation.  Use the copies and store the original disks in a safe 
  946.      place. 
  947.  
  948.      * If you are familiar with the procedure to copy disks, you can skip to
  949.        the installation procedure.
  950.  
  951.      Have ready two double-sided double-density (DS-DD) blank floppy disks
  952.      formatted with the DOS format.  Label one "ZPAY 3 - Disk 1" and the
  953.      other "ZPAY 3 - Disk 2".
  954.  
  955.      * The blank formatted disks must be the same type as your ZPAY 3
  956.        distribution disks, either 5-1/4 inch or 3-1/2 inch disks.
  957.  
  958.      Place a write-protect sticker over the notch on the side of your original
  959.      ZPAY 3 distribution disks to prevent any existing files from being
  960.      accidentally changed or erased.  Use your computer's "DISKCOPY"
  961.      command to copy each disk:
  962.  
  963.      Type "DISKCOPY A: A:" and press the [Enter] key.  Follow the
  964.      prompts on the screen to copy the disks:
  965.  
  966.      * The "source" disk is your original ZPAY 3 distribution disk, which
  967.        you applied the write-protect sticker.  This is the disk you copy from.
  968.  
  969.      * The "target" disk is your blank formatted disk.  It is the disk you 
  970.        copy to. 
  971.  
  972.      You will copy "Source" Disk 1 to "Target" Disk 1.
  973.  
  974.      You will copy "Source" Disk 2 to "Target" Disk 2.
  975.  
  976.      When you have made copies of both ZPAY 3 distribution disks, store
  977.      them in a cool, dry place.  Use the copies for the installation.
  978.  
  979.                    INSTALLATION Page 2-2
  980.  
  981.  
  982.      Installation
  983.  
  984.      Before you can use ZPAY 3 you have to use the "install" program it so
  985.      it will work properly on your computer.
  986.  
  987.      Place your copy of ZPAY 3 "Disk 1" in your floppy drive "A".
  988.  
  989.      Type "A:INSTALL" and press the [Enter] key.
  990.  
  991.      The ZPAY 3 installation program will do several things that are necessary
  992.      for proper operation of the ZPAY 3 Payroll System:
  993.  
  994.      * It will create a directory named "ZPAY3" on your hard disk.  You will
  995.        be given the opportunity to use a different disk drive designation or
  996.        directory name, or accept the one it suggests.
  997.  
  998.      * It will create and place the necessary program files onto your ZPAY
  999.        3 directory.
  1000.  
  1001.      * It will examine to see if you have a "CONFIG.SYS" file on your root
  1002.        directory.
  1003.  
  1004.        - If one does not exist, it will create one containing these statements
  1005.          which are required for ZPAY 3 to operate properly:
  1006.                         FILES = 16
  1007.                        BUFFERS = 20
  1008.  
  1009.        - If one does exist, it will examine it for a sufficient amount of
  1010.          "FILES" and "BUFFERS":
  1011.                         FILES = 16
  1012.                        BUFFERS = 20
  1013.          If it finds files and buffers amounts greater than those, it will 
  1014.          leave them unchanged. 
  1015.  
  1016.      * It will notify you when the installation is completed.
  1017.  
  1018.                    INSTALLATION Page 2-3
  1019.  
  1020.      First Start of ZPAY 3
  1021.  
  1022.      From the DOS command line prompt on your screen, change to the
  1023.      ZPAY3 directory by typing:
  1024.  
  1025.      "CD\ZPAY3" (or CD\ and the name of your ZPAY 3 directory)
  1026.  
  1027.      You can start the ZPAY 3 program from this directory by typing:
  1028.  
  1029.      "ZPAY3" and press the [Enter] key.
  1030.  
  1031.      When this is the first time you are starting ZPAY 3, you will be
  1032.      requested for the password.  This first time only type:
  1033.  
  1034.           "LAUPREYAM" and press the [Enter] key.
  1035.  
  1036.      It will ask if you want to change the password.  This is your first
  1037.      opportunity to establish different levels of password security.
  1038.  
  1039.      It is very important that you assign the three passwords to be different 
  1040.      from each other.  If any two, or all three, were the same, and the first 
  1041.      level password were detected on an entry to the second or third level, 
  1042.      you would not be allowed access. 
  1043.  
  1044.      You can change the passwords at any time by selecting from the Main
  1045.      Control Menu, Utility, Password, and enter the code LAUPREYAM.
  1046.  
  1047.      Type "Y" (for yes).
  1048.  
  1049.      It will ask you to enter a different password for each of three levels.
  1050.  
  1051.              Enter Password for level 1 ______
  1052.  
  1053.      This is the minimum password level.  The person with this password can
  1054.      only access the "Main Control Menu" (and its Utility selections), and the
  1055.      "Payroll Reporting Menu" (and all its selections).  This password allows
  1056.      checks, reports, lists, etc. to be printed.
  1057.  
  1058.                    INSTALLATION Page 2-4
  1059.  
  1060.  
  1061.      This password level cannot access the "Payroll Entry Menu" nor the
  1062.      "Data Edit Menu", since they contain confidential pay information about
  1063.      the employees.
  1064.  
  1065.      Type the password you want for access to this level of ZPAY 3, and press 
  1066.      the [Enter] key.  You will be asked to enter the password for the next 
  1067.      level: 
  1068.  
  1069.              Enter Password for level 2 ______
  1070.  
  1071.      This is the next higher password level.  The person with this password
  1072.      can access the "Payroll Entry Menu" as well as the accesses of Password
  1073.      Level 1.  This password allows pay information to be entered for the
  1074.      employees, but does not allow access to employer or employee records.
  1075.  
  1076.      This password level cannot access the "Data Edit Menu".
  1077.  
  1078.      Type the password you want for access to this level of ZPAY 3, and press 
  1079.      the [Enter] key.  You will be asked to enter the password for the next 
  1080.      level: 
  1081.  
  1082.              Enter Password for level 3 ______
  1083.  
  1084.      This is the master password level.  The person with this password can
  1085.      access all menus, including the "Data Edit Menu".
  1086.  
  1087.      Type the password you want for access to this level of ZPAY 3, and
  1088.      press the [Enter] key.
  1089.  
  1090.      You will then be shown the current date and asked if it is correct.  This 
  1091.      date is to be the payroll period cut-off date so that printed reports 
  1092.      will reflect the proper pay periods. 
  1093.  
  1094.      Enter the date in the format: MM/DD/YY.
  1095.  
  1096.      MM = Two digit designation for the month.
  1097.      DD = Two digit designation for the day of the month.
  1098.      YY = Two digit designation for the year.
  1099.  
  1100.                    INSTALLATION Page 2-5
  1101.  
  1102.  
  1103.      When you enter the date and press the [Enter] key, the Main Control Menu
  1104.      will be displayed:
  1105.  
  1106.                                 Main Control Menu             
  1107.                      -----------------------------------------
  1108.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  1109.                      ----------------------------------------- 
  1110.  
  1111.  
  1112.  
  1113.  
  1114.  
  1115.      Installation Completed
  1116.  
  1117.      ZPAY 3 is installed and ready to use.
  1118.  
  1119.      If you are not familiar with ZPAY Payroll Systems, you can take a test
  1120.      drive using some sample payroll data we have included.  This way you
  1121.      don't have to learn how to use ZPAY 3 for the first time while using
  1122.      your own payroll data.
  1123.  
  1124.      Refer to these sections in this manual for additional information about
  1125.      using ZPAY 3:
  1126.  
  1127.        * Test Drive
  1128.        * Starting a New Payroll
  1129.        * Menus
  1130.  
  1131.  
  1132.                    MENUS Page 3-1
  1133.  
  1134.                        ZPAY 3
  1135.                    Menu Selections
  1136.  
  1137.        Password Password Password
  1138.          Level   Level    Level
  1139.            2       1        3
  1140.            |       |        |
  1141.            |       |        |   Main Control Menu
  1142.         ---|-------|--------|-------------------- 
  1143.        |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  1144.         ---|-------|--------|------|---------|--- 
  1145.            |       |        |    Date      Stay
  1146.            |       |        |    File      Exit
  1147.            |       |        |    Password
  1148.            |       |        |    Backup
  1149.            |       |        |    Restore
  1150.            |       |        |    Export
  1151.            |       |        | 
  1152.            |       |        | 
  1153.            |       |        | 
  1154.            |       |        |       Data Edit Menu
  1155.            |       |     ----------------------------------- 
  1156.            |       |    |  Tax     Data files  Utility Exit |
  1157.            |       |     ---|---------|----------|-------|--
  1158.            |       |       Federal Employer    Date    Stay
  1159.            |       |       State   eMployee    File    Exit
  1160.            |       |       Local               Index
  1161.            |       |       Copy state          Rework
  1162.            |       |       cOpy local
  1163.            |       | 
  1164.            |       | 
  1165.            |       |                Payroll Reporting Menu
  1166.            |  --------------------------------------------------------------- 
  1167.            | | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit|
  1168.            |  ---|-------|------|------|---------|---------|-----|---------|- 
  1169.            |   Single  Month Quarter Yearly    Checks    Phone Date      Stay
  1170.            |   Current       Tax     W2 forms  Register  Short File name Exit
  1171.            |   Active                1099forms No checks Long
  1172.            |   cOmplete              1099 Totals         laBels
  1173.            |   Employer                                  Mail
  1174.            |   cosT
  1175.            |   Wide current
  1176.            |   wIde active
  1177.            |   wiDe complete
  1178.            |  
  1179.            |  
  1180.            |  
  1181.            |     Payroll Entry Menu
  1182.         ------------------------------ 
  1183.        |  Pay        Utilities  Exit  |
  1184.         ----|----------|----------|---
  1185.           Prepare    Date       Stay
  1186.           Enter      File name  Exit
  1187.           Add & post
  1188.  
  1189.                    MENUS Page 3-2
  1190.  
  1191.  
  1192.                 NAVIGATING ZPAY 3 MENUS
  1193.  
  1194.      You can move freely around in ZPAY 3 using the menu selections. 
  1195.      There is more than one way you can make selections from these menus.
  1196.  
  1197.  
  1198.      *  Press the CAPITALIZED letter of the menu selection.
  1199.  
  1200.         This is the fastest way of making selections from the menu.  Just 
  1201.         press the capitalized letter of the menu selection and that selection 
  1202.         is made. 
  1203.  
  1204.  
  1205.  
  1206.      *  Move the cursor to the menu selection.
  1207.  
  1208.         Mouse
  1209.  
  1210.         Use a mouse to move the cursor to a menu selection.  Click the left
  1211.         button and the selection is made.
  1212.  
  1213.         Keyboard
  1214.  
  1215.         Press the arrow keys to move the cursor to the selection you want
  1216.         and press the [Enter] key.  A brief description of each selection's
  1217.         function will be displayed above the menu as the cursor moves across
  1218.         the selections.  Also the path and file name you are currently working
  1219.         within will be displayed above the function descriptions
  1220.  
  1221.                    MENUS Page 3-3
  1222.  
  1223.                   Main Control Menu
  1224.  
  1225.      This is the first menu displayed when you start ZPAY 3.  It is accessible
  1226.      by all password levels.
  1227.  
  1228.      Work file: C:\ZPAY3\XXXXXX
  1229.      Xxxx xx xxxx xxxxxx     
  1230.                                 Main Control Menu
  1231.                      ----------------------------------------- 
  1232.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  1233.                      ---------------------------|---------|--- 
  1234.                                               Date      Stay
  1235.                                               File      Exit
  1236.                                               Password
  1237.                                               Backup
  1238.                                               Restore
  1239.                                               Export
  1240.  
  1241.      Work file: C:\ZPAY3\XXXXXX
  1242.      This identifies the payroll file you are currently working with.  It will 
  1243.      be displayed for all the major menus so you always know which file you 
  1244.      are working on. 
  1245.  
  1246.         C:\ZPAY3
  1247.         This is the path (drive and directory) where the ZPAY 3 files are
  1248.         located on your computer.
  1249.  
  1250.         \XXXXXX
  1251.         We used the "X's" in this manual to represent the name of the
  1252.         payroll file you are currently working on.  The name must conform
  1253.         to the DOS rules of eight characters maximum for file names.  (Refer
  1254.         to your computer's DOS manual for file name rules.)
  1255.  
  1256.         We recommend you use the default name "ZPAY" or something like
  1257.         "PAYROLL".  However, CPA's may want to use clients' descriptive
  1258.         names such as, "ACME" for Acme Plumbing Co.
  1259.  
  1260.      Xxxx xx xxxx xxxxxx
  1261.      This is a brief description of the menu selection that the cursor resides
  1262.      upon.  We used "X's" in this manual to represent the description.
  1263.  
  1264.      Edit
  1265.      You must have a Level 3 password to get access to the "Data Edit
  1266.      Menu".  Refer to Page 3-5 for the description of this selection.
  1267.  
  1268.                    MENUS Page 3-4
  1269.  
  1270.      Reports
  1271.      The minimum password Level 1 (or higher) can get access to the "Payroll
  1272.      Reporting Menu".  Refer to Page 3-7 for the description of this 
  1273.      selection. 
  1274.  
  1275.      Pay
  1276.      You must have a Level 2 (or higher) password to get access to the
  1277.      "Payroll Entry Menu" selection.  Refer to Page 3-11 for the description
  1278.      of this selection.
  1279.  
  1280.      Utility
  1281.      Use this utility for changing: dates, files, passwords, and: backing-up,
  1282.      restoring, and exporting the payroll data.
  1283.  
  1284.         Date
  1285.         Use this to change the payroll cut-off date.
  1286.  
  1287.         File
  1288.         Use this for selecting a different payroll file.
  1289.  
  1290.         Password
  1291.         Use this to change the password access level.
  1292.  
  1293.         Backup
  1294.         Use this to backup your payroll data files to floppy disk.
  1295.  
  1296.         Restore
  1297.         Use this to restore payroll data files from your back-up disks.  You
  1298.         can use this to restore damaged or corrupted payroll data files.
  1299.  
  1300.         Export
  1301.         Use this to export your payroll data for further importing by other
  1302.         computer programs.  The export format is the standard comma quote
  1303.         delimited type.
  1304.  
  1305.      Exit
  1306.      Use this selection to exit out of the ZPAY 3 program.
  1307.  
  1308.         Stay
  1309.         This selection allows you to stay in this menu.
  1310.  
  1311.                    MENUS Page 3-5
  1312.  
  1313.         Exit
  1314.         This selection exits out of the ZPAY 3 program.
  1315.     (MENUS Page 3-6 is blank)
  1316.  
  1317.                    MENUS Page 3-7
  1318.  
  1319.                    Data Edit Menu
  1320.  
  1321.      Use this selection to create, edit, or copy your tax tables.  You must 
  1322.      have a Level 3 password to make this selection. 
  1323.  
  1324.                                    Data Edit Menu
  1325.                         ----------------------------------- 
  1326.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  1327.                         ---|---------|----------|-------|-- 
  1328.                           Federal Employer    Date    Stay
  1329.                           State   eMployee    File    Exit
  1330.                           Local               Index
  1331.                           Copy state          Rework        
  1332.                           cOpy local
  1333.  
  1334.      Tax
  1335.      These are the tax tables you must create for each payroll.  They are
  1336.      necessary for properly taxing the employees.  
  1337.  
  1338.         Federal
  1339.         The 1st tax table you must fill-in.  This tax table must be up to date
  1340.         with the current federal tax booklet.
  1341.  
  1342.         State
  1343.         The 2nd tax table you must fill-in if there are any state taxes
  1344.         applicable.
  1345.  
  1346.         Local
  1347.         The 3rd tax tables you must fill-in if there are any city, county, or
  1348.         municipal taxes applicable.
  1349.  
  1350.         Copy State
  1351.         Use this to copy your existing state tax tables to make a different
  1352.         payroll file.
  1353.  
  1354.         These selections ("Copy State" and "Copy Local") are provided for
  1355.         CPA's and Accountants to be able to create new payroll files without
  1356.         having to enter the Tax Tables information again.
  1357.  
  1358.         Copy Local
  1359.         Use this to copy your existing local tax tables to make a different
  1360.         payroll file.
  1361.  
  1362.                    MENUS Page 3-8
  1363.  
  1364.      Data files
  1365.      Use this to create or edit payroll data files for the employer and
  1366.      employees.
  1367.  
  1368.         Employer
  1369.         This is where you enter the employer's name, address, tax numbers,
  1370.         department labels, deductions, etc.
  1371.  
  1372.         Employee
  1373.         This is where you enter new employees' number, name, exemptions,
  1374.         hours, etc.
  1375.  
  1376.           Employee Numbers
  1377.  
  1378.           Here are some tips about assigning employee numbers for your
  1379.           payroll:
  1380.  
  1381.           * Department Employee Number Series
  1382.  
  1383.             You can use employee numbers to designate the department
  1384.             that each employee belongs.  Give each of your departments
  1385.             a number series containing enough digits to include the largest
  1386.             number of employees in any department.  Example:
  1387.  
  1388.                 100 through 199 = Administration Dept.
  1389.                 200 through 299 = Accounting Dept.
  1390.                 300 through 399 = Engineering Dept.
  1391.                 400 through 499 = Manufacturing Dept.
  1392.                 500 through 599 = Warehouse Dept.
  1393.  
  1394.             When you print checks, reports, etc. you can print them in
  1395.             groups by department.  Just enter the employee's number for
  1396.             the "First Record" to "Start printing with:" and the employee's
  1397.             number for the "Last Record" to "End printing with:" for the
  1398.             employees in a specific department.  Repeat the same
  1399.             procedure for the employees in the next department, ...and so
  1400.             on.
  1401.  
  1402.                    MENUS Page 3-9
  1403.  
  1404.           * Consecutive Employee Number Series
  1405.  
  1406.             If you do not use the department employee number series, but
  1407.             instead use a consecutive employee number series, then you
  1408.             must use zeros in front of the numbers with less digits than
  1409.             the largest number.
  1410.  
  1411.             Use zeros in front of your employee numbers so that all the
  1412.             employee numbers for the entire payroll contain the same
  1413.             quantity of digits.  Example:
  1414.  
  1415.             If you start your numbering consecutively from "one" enter
  1416.             the numbers in this manner: "001, 002, 003, 004, 005", etc.
  1417.             through "023".  The numbers will be sorted in the same order:
  1418.  
  1419.                            001
  1420.                            002
  1421.                            003
  1422.                            004
  1423.                            005
  1424.                            006
  1425.                            007
  1426.                            008
  1427.                            009
  1428.                            010
  1429.                            011
  1430.                            012
  1431.                            013
  1432.                            014
  1433.                            015
  1434.                            016
  1435.                            017
  1436.                            018
  1437.                            019
  1438.                            020
  1439.                            021
  1440.                            022
  1441.                            023
  1442.  
  1443.                    MENUS Page 3-10
  1444.  
  1445.             However, if you start your numbering consecutively from
  1446.             "one" and you were to enter the numbers in this manner: "1,
  1447.             2, 3, 4, 5", etc. through "23", the numbers will be sorted in
  1448.             this order:
  1449.  
  1450.                            1
  1451.                            10
  1452.                            11
  1453.                            12
  1454.                            13
  1455.                            14
  1456.                            15
  1457.                            16
  1458.                            17
  1459.                            18
  1460.                            19
  1461.                            2
  1462.                            20
  1463.                            21
  1464.                            22
  1465.                            23
  1466.                            3
  1467.                            4
  1468.                            5
  1469.                            6
  1470.                            7
  1471.                            8
  1472.                            9
  1473.  
  1474.             So, be sure to use the "0" prefixes if you use consecutive
  1475.             numbering to make the sorting useful.
  1476.  
  1477.  
  1478.                    MENUS Page 3-11
  1479.  
  1480.      Utility
  1481.      Use this utility to change payroll dates or payroll files.
  1482.  
  1483.         Date
  1484.         Use this to change the payroll cut-off date.
  1485.  
  1486.         File
  1487.         Use this to change to different payroll data files.
  1488.  
  1489.         Index
  1490.         Use this to rebuild a damaged or corrupted payroll data file index.  
  1491.  
  1492.  
  1493.                            NOTE!
  1494.                 We recommend you use this selection
  1495.                 after extensive editing where
  1496.                 employees' names and numbers have
  1497.                 been changed.
  1498.  
  1499.  
  1500.  
  1501.         Rework
  1502.         Use this only at the end of the payroll year.  It will close out all 
  1503.         the totals on all employees, and it will permanently delete inactive 
  1504.         or unemployed personnel. 
  1505.  
  1506.      Exit
  1507.      Use this selection to exit back to the "Main Control Menu".
  1508.  
  1509.         Stay
  1510.         This selection allows you to stay in this "Data Edit Menu".
  1511.  
  1512.         Exit
  1513.         This selection exits out of this "Data Edit Menu".
  1514.     (MENUS 3-12 is blank)
  1515.  
  1516.                    MENUS Page 3-13
  1517.  
  1518.                  Payroll Reporting Menu
  1519.  
  1520.      Use this selection for listing and printing reports of the payroll data.  
  1521.      This selection is accessible by all password levels. 
  1522.  
  1523.                                Payroll Reporting Menu
  1524.           ---------------------------------------------------------------- 
  1525.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  1526.           ---|-------|------|------|---------|---------|-----|---------|-- 
  1527.            Single  Month Quarter Yearly    Checks    Phone Date      Stay
  1528.            Current       Tax     W2 forms  Register  Short File name Exit
  1529.            Active                1099forms No checks Long
  1530.            cOmplete              1099 Totals         laBels
  1531.            Employer                                  Mail
  1532.            cosT
  1533.            Wide current
  1534.            wIde active
  1535.            wiDe complete
  1536.  
  1537.      This Payroll Reporting Menu gives you a very flexible way of printing
  1538.      your reports, checks, W-2's, etc.  When you make a selection for
  1539.      printing, you will be prompted on the screen for the record you want to
  1540.      start printing with and the last record you want to end printing with:
  1541.  
  1542.      Start printing with:  First Record
  1543.  
  1544.      End printing with:    Last Record
  1545.  
  1546.      ZPAY 3 defaults to start printing with the first record in your selected 
  1547.      file and to end printing with the last record in your selected file.  
  1548.      However, ZPAY 3 gives you the flexibility to start and end the printing 
  1549.      with specific records if you want. 
  1550.  
  1551.      *  If the paper were to run out in your printer, or get torn, you can
  1552.         resume printing with the next record in line when the printer paper
  1553.         is restored.
  1554.  
  1555.         All you have to do is over-type the name (or number) of the next
  1556.         record in line for "Start printing with:".  You can leave the "End
  1557.         printing with:" to be "Last Record" to continue printing to the end of
  1558.         the records.
  1559.  
  1560.      *  If you want to begin a printing session with a selected range of
  1561.         records, just over-type the beginning and ending record name (or
  1562.         number).
  1563.  
  1564.                    MENUS Page 3-14
  1565.  
  1566.      ZPAY 3 also provides for printing with different types of printers.  It 
  1567.      will prompt you for a reply about the printer type you are using: 
  1568.  
  1569.           Are you using a LaserJet or compatible printer? (Y/N)
  1570.  
  1571.      *  Type "Y" (for Yes) and press [Enter] if you are going to use a 
  1572.         LaserJet or compatible laser printer. 
  1573.  
  1574.      *  Type "N" (for No) and press [Enter] if you are going to use a dot-
  1575.         matrix, daisy wheel, or any non-laser printer. 
  1576.  
  1577.      "Init string" codes are displayed to allow you to change the printing 
  1578.      characteristics if you want.  The default codes should apply in most 
  1579.      cases. If you are not familiar with the codes your printer uses, it would 
  1580.      be best to leave the default codes as they are. 
  1581.  
  1582.         Init string:
  1583.           
  1584.      *  These are the default initializing codes for Epson dot-matrix printers 
  1585.         (non-laser printers).  This "init" code selects compressed print for 
  1586.         the printer. 
  1587.  
  1588.         The codes for laser printers are built-in to ZPAY 3 and are not
  1589.         displayed.
  1590.  
  1591.         Exit string:
  1592.  
  1593.      *  These are the corresponding default exit codes for Epson dot-matrix 
  1594.         printers.  This "exit" code returns the printer to 10 characters per 
  1595.         inch (cpi) printing. 
  1596.  
  1597.         As for the "init" codes, the ones for laser printers are not 
  1598.         displayed. 
  1599.  
  1600.      ZPAY 3 will also ask you to select the order you want your records
  1601.      printed, by name or by number.
  1602.  
  1603.      *  Enter "N" if you want your records printed in order of last names.
  1604.  
  1605.      *  Enter "C" if you want your records printed in order of code numbers.
  1606.  
  1607.                    MENUS Page 3-15
  1608.  
  1609.      Period
  1610.      This selection is applicable for the last pay period entered.  Use it to 
  1611.      print the different types of reports listed below. 
  1612.  
  1613.      We recommend you always print at least the Employee Report and the
  1614.      Employer Report each time.
  1615.  
  1616.           Single
  1617.           Data of one individual employee.
  1618.  
  1619.           Current
  1620.           Data of all employees that were paid this pay period.
  1621.  
  1622.           Active
  1623.           Data of all employees except those marked as unemployed.
  1624.  
  1625.           Complete
  1626.           Data of all employees, including those marked as unemployed.
  1627.  
  1628.           Employer
  1629.           Data of the complete payroll information compiled from the
  1630.           employee records.
  1631.  
  1632.           Cost
  1633.           Data of the cost accounting totals of each department.
  1634.  
  1635.           Wide current
  1636.           Same as "Current" above, but it will print on two lines across a
  1637.           page.  It allows more employees to be listed on each page.
  1638.  
  1639.           Wide active
  1640.           Same as "Active" above, but it will also print on two lines across
  1641.           a page.
  1642.  
  1643.           Wide complete
  1644.           Same as "Complete" above, for printing on two lines across a
  1645.           page.
  1646.  
  1647.                    MENUS Page 3-16
  1648.  
  1649.      Month
  1650.      This reports information by month-to-date.
  1651.  
  1652.           Month
  1653.           This selects the month-to-date report.
  1654.  
  1655.      Quarter
  1656.      This reports information by quarter-to-date.
  1657.  
  1658.           Quarter
  1659.           This selects the quarter-to-date report.
  1660.  
  1661.           Tax
  1662.           You can use this report for filling in the 941 forms for completing
  1663.           the FUTA, SUTA, and federal liabilities.
  1664.  
  1665.      Year
  1666.      This reports information by year-to-date.
  1667.  
  1668.           Yearly
  1669.           This selects the year-to-date report.
  1670.  
  1671.           W2 forms
  1672.           Use this to print the W2 forms at the end of the year.  It will 
  1673.           print on standard forms available from most computer form suppliers. 
  1674.  
  1675.           1099 forms
  1676.           Use this to print the forms of non-employee workers.
  1677.  
  1678.           1099 Totals
  1679.           Use this to print reports of the total amount paid to non-employee
  1680.           workers.
  1681.  
  1682.      Checks
  1683.      Use this to print checks.
  1684.  
  1685.           Checks
  1686.           Use this selection to print the paychecks.
  1687.  
  1688.                    MENUS Page 3-17
  1689.  
  1690.           Register
  1691.           Use this selection to print a register of the paychecks (after the
  1692.           paychecks have been printed).  If you are not going to print the
  1693.           checks, you must use the "No checks" selection before you can
  1694.           print only the register.
  1695.  
  1696.           No checks
  1697.           Use this selection first when you do not want to print checks, but
  1698.           only the register.  If you are not going to print checks, you must
  1699.           use this selection before you can print the register.
  1700.  
  1701.      Misc
  1702.      Use this for printing various types of listings of employees.
  1703.  
  1704.           Phone
  1705.           This prints a list of employees along with their telephone numbers.
  1706.  
  1707.           Short
  1708.           This prints a list of employees and their employee numbers.  You
  1709.           can post the list next to a time clock.
  1710.  
  1711.           Long
  1712.           This prints a listing of the employees personal data.
  1713.  
  1714.           Labels
  1715.           This prints labels for payroll envelopes.
  1716.  
  1717.           Mail
  1718.           This prints mailing labels of each employee.
  1719.  
  1720.      Utility
  1721.      Use this utility for changing payroll dates and payroll files.
  1722.  
  1723.           Date
  1724.           Use this to change the payroll cut-off date.
  1725.  
  1726.           File name
  1727.           Use this to select a different payroll file.
  1728.  
  1729.                    MENUS Page 3-18
  1730.  
  1731.      Exit
  1732.      Use this selection to exit back to the "Main Control Menu".
  1733.  
  1734.           Stay
  1735.           This selection allows you to stay in this "Payroll Reporting Menu".
  1736.  
  1737.           Exit
  1738.           This selection exits out of this "Payroll Reporting Menu".
  1739.  
  1740.       (MENUS Page 3-19 and 3-20 are blank)
  1741.  
  1742.  
  1743.                    MENUS Page 3-21
  1744.  
  1745.                   Payroll Entry Menu
  1746.  
  1747.      Use this selection to do the entering and posting for your payroll.  You
  1748.      must have a Level 2 (or higher) password to make this selection.
  1749.  
  1750.  
  1751.                                 Payroll Entry Menu
  1752.                            ------------------------------ 
  1753.                           |  Pay        Utilities  Exit  |
  1754.                            ----|----------|----------|---   
  1755.                              Prepare    Date       Stay
  1756.                              Enter      File name  Exit
  1757.                              Add & post
  1758.  
  1759.  
  1760.      Pay
  1761.      Use this selection to enter payroll data.
  1762.  
  1763.           Prepare
  1764.           This selection will "zero-out" the current pay period figures so you
  1765.           can enter new payroll data.  It also clears out the old month-to-
  1766.           date and quarter-to-date figures on the first payday of a new month
  1767.           or quarter.  At the beginning of a new month-to-date or quarter-to-
  1768.           date the system will check the last date paid and automatically
  1769.           change the m-t-d and q-t-d totals.
  1770.  
  1771.  
  1772.                           CAUTION
  1773.              If you did not print your Quarterly Reports on
  1774.              the last payday of a quarter, DO NOT SELECT
  1775.              PREPARE!  If you do, Prepare will erase the
  1776.              data for the Quarterly Report!
  1777.  
  1778.              Use the [Esc] key to back out of this "Pay"
  1779.              selection.  Exit this Payroll Entry Menu and
  1780.              select the Payroll Reporting Menu to print your
  1781.              Quarterly report.  Then return to this "Pay"
  1782.              selection to select "Prepare".
  1783.  
  1784.                    MENUS Page 3-22
  1785.  
  1786.           Enter
  1787.           Use this selection to enter employees' personal information, hours
  1788.           worked, commissions, dependents, etc.
  1789.  
  1790.           Add & post
  1791.           Use this to add and post the information, after you have
  1792.           completed entering the information above.
  1793.  
  1794.      Utilities
  1795.      Use this utility to change payroll dates and payroll file names.
  1796.  
  1797.           Date
  1798.           Use this to change the payroll cut-off date.
  1799.  
  1800.           File name
  1801.           Use this to enter different payroll file names.
  1802.  
  1803.  
  1804.      Exit
  1805.      Use this selection to exit back to the "Main Control Menu".
  1806.  
  1807.           Stay
  1808.           This selection allows you to stay in this "Payroll Entry Menu".
  1809.  
  1810.           Exit
  1811.           This selection exits out of this "Payroll Entry Menu".
  1812.  
  1813.  
  1814.                    TEST DRIVE Page 4-1
  1815.  
  1816.                        TEST DRIVE
  1817.  
  1818.      We have included a sample payroll file that you can use to "test drive" 
  1819.      ZPAY 3 to get a feel of how it works.  You can look it over, kick the 
  1820.      tires, and actually drive it without using your actual payroll data.  
  1821.      Sample information has already been entered, except for the addition of 
  1822.      one employee ... you.  You will have the opportunity to see operation 
  1823.      with existing data, and also you can interact and add data yourself!  
  1824.  
  1825.      There are certain things that you must already have done before you can
  1826.      run this test drive:
  1827.  
  1828.                  * Completed the installation.
  1829.  
  1830.                  * Established your three levels of passwords.
  1831.  
  1832.      During this test drive you will see how to do these things to run a 
  1833.      payroll for your company: 
  1834.  
  1835.                  * Start ZPAY 3 (Page 4-2)
  1836.  
  1837.                  * Enter your level password (Page 4-2)
  1838.  
  1839.                  * Select a payroll file name (Page 4-3)
  1840.  
  1841.                  * Review the tax tables (Page 4-4)
  1842.  
  1843.                  * Review the data files (Page 4-8)
  1844.  
  1845.                  * Enter a new employee (Page 4-12)
  1846.  
  1847.                  * Enter payroll period data (Page 4-16)
  1848.  
  1849.                  * Print the paychecks (Page 4-25)
  1850.  
  1851.                  * Print a payroll report (Page 4-29)
  1852.  
  1853.                  * Save and copy the payroll (Page 4-31)
  1854.  
  1855.                    TEST DRIVE Page 4-2
  1856.  
  1857.                   OK! Test Drive ZPAY 3!
  1858.  
  1859.      *  Start ZPAY 3
  1860.  
  1861.         When you have the DOS command line prompt on your screen, and
  1862.         have changed to the ZPAY3 directory, you can start the ZPAY 3
  1863.         program by typing:
  1864.  
  1865.         ZPAY3 and press the [Enter] key.
  1866.  
  1867.         Refer to the Getting Started section in this manual and your
  1868.         computer's DOS operation manual for more information about
  1869.         prompts, commands, and directories.
  1870.  
  1871.      *  Enter Your Level Password
  1872.  
  1873.         For this test drive you will need the highest level password, Level 3,
  1874.         because you will be going into the restricted areas of ZPAY 3.  So,
  1875.         enter your Level 3 Password and press the [Enter] key.
  1876.  
  1877.      *  Enter the Payroll Cut-Off Date
  1878.  
  1879.         After you enter your password, ZPAY 3 displays a date on the screen
  1880.         and asks you if this is correct.  The date asked about is the cut-off
  1881.         date of your payroll.
  1882.  
  1883.         For this test drive, enter the date that is the last day of this 
  1884.         month. 
  1885.         
  1886.         Just type the date in the format "MM/DD/YY" (Month/Day/Year as two 
  1887.         digits, such as: 01/01/90 for January 1, 1990) and press the [Enter] 
  1888.         key.  Type the letter "Y" (for Yes) where it asks if that date is 
  1889.         correct. 
  1890.  
  1891.         The program will automatically display the Main Control Menu.
  1892.  
  1893.                                 Main Control Menu
  1894.                      ----------------------------------------- 
  1895.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  1896.                      ----------------------------------------- 
  1897.  
  1898.                    TEST DRIVE Page 4-3
  1899.  
  1900.      *  Select a Payroll File Name
  1901.  
  1902.         You need to select a specific payroll file name to work on.  In this
  1903.         test drive we have provided you with a hypothetical sample payroll
  1904.         using the file name SAMPLE.  Here's how to use it:
  1905.  
  1906.         - Select Utility
  1907.  
  1908.                                 Main Control Menu
  1909.                      ----------------------------------------- 
  1910.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  1911.                      ---------------------------|------------- 
  1912.                                               Date      
  1913.                                               File      
  1914.                                               Password
  1915.                                               Backup
  1916.                                               Restore
  1917.                                               Export
  1918.         - Select File
  1919.  
  1920.           Notice that the default file name is ZPAY, appearing at the
  1921.           prompt for the file name.  But we want you to use the sample file
  1922.           we have provided.  So, you need to look at a "pick" list of file
  1923.           names.
  1924.  
  1925.         - Press the [F1] key for a list of existing payroll file names.
  1926.  
  1927.           Move the highlight bar to the file name SAMPLE.EMR (if it is
  1928.           not at that position already).
  1929.  
  1930.         - Press the [Enter] key.
  1931.  
  1932.           Your selection of the file SAMPLE.EMR now replaces the
  1933.           default ZPAY file name.
  1934.  
  1935.         - Press the [Enter] key again.
  1936.           You will be placed back on the Main Control Menu.
  1937.  
  1938.  
  1939.                    TEST DRIVE Page 4-4
  1940.  
  1941.      *  Review the Tax Tables
  1942.  
  1943.         You get to a payroll's tax tables by using the Data Edit Menu.  You
  1944.         will need a Level 3 password to get access to this menu.
  1945.  
  1946.                                 Main Control Menu
  1947.                      ----------------------------------------- 
  1948.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  1949.                      ----------------------------------------- 
  1950.  
  1951.         - Select eDit
  1952.  
  1953.           The Date Edit Menu will be displayed.
  1954.  
  1955.                                    Data Edit Menu
  1956.                         ----------------------------------- 
  1957.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  1958.                         ----------------------------------- 
  1959.  
  1960.         - Select Tax (from the Data Edit Menu)
  1961.  
  1962.           Now you can see the selections you use to create or edit Federal,
  1963.           State, and Local tax information.
  1964.  
  1965.                                    Data Edit Menu
  1966.                         ----------------------------------- 
  1967.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  1968.                         ---|------------------------------- 
  1969.                           Federal    
  1970.                           State      
  1971.                           Local      
  1972.                           Copy state  
  1973.                           cOpy local  
  1974.  
  1975.  
  1976.                    TEST DRIVE Page 4-5
  1977.  
  1978.         - Select Federal
  1979.  
  1980.           The first page of the Federal Tax is displayed.  The number of
  1981.           pages for this table is displayed at the top of the screen.  These
  1982.           figures are taken from the Circular E booklet of the Internal
  1983.           Revenue Service.
  1984.  
  1985.           You can browse through these pages by pressing the [Page Down]
  1986.           key.  If you have a Circular E booklet handy, you can compare
  1987.           the figures to see where they came from.  These are the figures
  1988.           ZPAY 3 uses in computing various pay period pay rates. 
  1989.           Remember, all these figures are entered as yearly figures.
  1990.  
  1991.           When you have finished looking over these Federal tax figures, press 
  1992.           the [F10] key to exit back to the Data Edit Menu, with the cursor 
  1993.           poised on Tax.  Press [Enter] again to re-display the selections 
  1994.           available under Tax. 
  1995.  
  1996.                                    Data Edit Menu
  1997.                         ----------------------------------- 
  1998.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |                
  1999.                         ---|------------------------------- 
  2000.                           Federal 
  2001.                           State   
  2002.                           Local   
  2003.                           Copy state  
  2004.                           cOpy local  
  2005.  
  2006.  
  2007.  
  2008.                    TEST DRIVE Page 4-6
  2009.  
  2010.         - Select State
  2011.  
  2012.           The first page of the State tax tables is displayed.  We have 
  2013.           already filled in this sample tax table as it would apply for the 
  2014.           state of Illinois.  Notice that Illinois uses a percentage of the 
  2015.           gross pay for its tax computations.  Also, notice that $1,000 is 
  2016.           deducted from the gross pay for each dependant before the tax is 
  2017.           computed. 
  2018.  
  2019.           Just like the Federal tables, you can browse through the pages by
  2020.           pressing the [Page Down] key.
  2021.  
  2022.           Notice that the last page is for California only.  (If you were to
  2023.           enter California in the state name and CA in the state
  2024.           abbreviation, the bottom half of the page would be disabled since
  2025.           it does not apply to California.)
  2026.  
  2027.           When you have finished looking over these State tax figures, press 
  2028.           the [F10] key to exit back to the Data Edit Menu, with the cursor 
  2029.           poised on Tax.  Press [Enter] again to re-display the selections 
  2030.           available under Tax 
  2031.  
  2032.                                    Data Edit Menu
  2033.                         ----------------------------------- 
  2034.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  2035.                         ---|------------------------------- 
  2036.                           Federal 
  2037.                           State   
  2038.                           Local   
  2039.                           Copy state 
  2040.                           cOpy local 
  2041.  
  2042.  
  2043.                    TEST DRIVE Page 4-7
  2044.  
  2045.         - Select Local
  2046.  
  2047.           The Local tax tables are presented in the same manor as the
  2048.           Federal and State that you just looked over.  You can look these
  2049.           over in the same way you did for the others, and exit back to the
  2050.           Data Edit Menu.
  2051.  
  2052.                                    Data Edit Menu
  2053.                         ----------------------------------- 
  2054.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  2055.                         ----------------------------------- 
  2056.  
  2057.  
  2058.                    TEST DRIVE Page 4-8
  2059.  
  2060.      *  Review the Data Files
  2061.  
  2062.         - Select Data files
  2063.  
  2064.         Now you can see the selections you use to create or edit information
  2065.         for the employer and the employees.
  2066.  
  2067.                                    Data Edit Menu
  2068.                         ----------------------------------- 
  2069.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  2070.                         -------------|--------------------- 
  2071.                                   Employer  
  2072.                                   eMployee  
  2073.  
  2074.  
  2075.  
  2076.                    TEST DRIVE Page 4-9
  2077.  
  2078.         - Select Employer
  2079.  
  2080.           This sample employer is our own ZPAY Payroll Systems, Inc. 
  2081.           The first page displayed contains the identity, name and address, 
  2082.           etc. information about this employer.
  2083.  
  2084.           Press the [Page Down] key to look at the next page.  It has the
  2085.           company code and departments information.  As you can see, we
  2086.           have used several of the entries.
  2087.  
  2088.           The last entry is Non-Employee Workers.  This will be the label
  2089.           for your 1099 form for reporting this type of worker.  
  2090.  
  2091.  
  2092.                            Important!
  2093.                     Any "Non-employee" label
  2094.                     must reside in the last entry!
  2095.  
  2096.  
  2097.  
  2098.           Press the [Page Down] key to go to the next page, which is for
  2099.           miscellaneous deductions.  Our sample uses this for medical
  2100.           deductions.  (It could also be used for a health insurance
  2101.           program.)  Notice we have listed the last entry here also as Non-
  2102.           employee Pay.  Remember, any Non-employee label must be the
  2103.           last entry.
  2104.  
  2105.           When you have finished looking over these entries for Employer,
  2106.           press the [F10] key to exit back to the Data Edit Menu, with the
  2107.           cursor poised on Data files.  Press [Enter] again to re-display the
  2108.           selections available under Data files.
  2109.  
  2110.                                    Data Edit Menu
  2111.                         ----------------------------------- 
  2112.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  2113.                         -------------|--------------------- 
  2114.                                   Employer  
  2115.                                   eMployee  
  2116.  
  2117.                    TEST DRIVE Page 4-10
  2118.  
  2119.         - Select eMployee
  2120.  
  2121.           The program will ask you to choose the sorting order for the
  2122.           listing of employees, by name (N) or by employee number (C). 
  2123.           This determines the order that they will be displayed.  For our
  2124.           sample test drive, select "C" for employee number (code) order.
  2125.  
  2126.           The employee information is not displayed yet, but a menu bar is
  2127.           at the bottom of the screen.  Now you can browse through some
  2128.           sample employee records we have entered for you.
  2129.  
  2130.           Next
  2131.           Press "N" for "Next" and you will see a display of the first
  2132.           employee record in our sample list.  You can browse through each
  2133.           of the employees in turn by pressing "N" for "Next".
  2134.  
  2135.           Edit
  2136.           Now we are going to show you the Edit selection feature so you
  2137.           can see how it works.  Press "E" for "Edit".  A cursor highlights
  2138.           the first entry of the employees record.
  2139.  
  2140.           This first page allows you to change information about the
  2141.           employee as well as the employee's pay basis.
  2142.  
  2143.           Now watch this!  You have the assistance of on-screen help while
  2144.           you are in these records.
  2145.  
  2146.           - If you press the [F1] key, it will display a listing of keys you
  2147.             can use to move around and edit these entries.  
  2148.  
  2149.           - If you press the [F2] key, it will display a brief help message
  2150.             about what kind of entry ZPAY 3 allows at this cursor
  2151.             location.  Move from entry to entry and press the [F2] key as
  2152.             you pause on each one.  (Names and addresses, etc. usually
  2153.             will not display help because these are the kind of entries that
  2154.             only you would know what to enter.)
  2155.  
  2156.                    TEST DRIVE Page 4-11
  2157.  
  2158.           - If you press the [F3] key when the cursor is on an entry
  2159.             requiring numbers, it will display a calculator for your
  2160.             convenience.
  2161.  
  2162.           When you have become familiar with each item on this first page,
  2163.           press the [Page Down] key to move to the next page.
  2164.  
  2165.           If you were starting to use ZPAY 3 to set up a payroll after the
  2166.           first of the fiscal year, this page and the next are the ones you
  2167.           would use to convert from another payroll system.
  2168.  
  2169.           The second page allows you to change the payroll's monetary
  2170.           information for the current pay period, Month-To-Date, Quarter-
  2171.           To-Date, and Year-To-Date.  You will see a column for a
  2172.           miscellaneous deductions amount that is labeled "Constant".  It
  2173.           allows you to have a repeating deduction that will be deducted
  2174.           each payday.
  2175.  
  2176.           Press the [Page Down] key to move to the third page.  This page
  2177.           allows you to change the hours and commissions for this
  2178.           employee.  This is similar to the data on the previous page.
  2179.  
  2180.           You can page through these same pages again by pressing the
  2181.           [Page Down] or the [Page Up] keys, if you wish.
  2182.  
  2183.           When you are through looking over these pages, press the [F10]
  2184.           key to exit back to the menu bar at the bottom of the screen.
  2185.  
  2186.           We have already entered three common types of employees for
  2187.           you: salaried, hourly, and commissioned.  Now we want you to
  2188.           enter the last type which is the non-employee worker, such as
  2189.           contract or temporary help.  This will be you!
  2190.  
  2191.  
  2192.                    TEST DRIVE Page 4-12
  2193.  
  2194.      *  Enter a New Employee
  2195.  
  2196.           Add
  2197.           Select Add.  Follow the cursor and enter the appropriate
  2198.           information at each entry that applies to you.  Press the [F2] key
  2199.           at each entry to display help about certain ones.
  2200.  
  2201.           - Employee No:
  2202.             Type in "104" and press the [Enter] key.  (The last number we
  2203.             used for these sample records was 103.)
  2204.  
  2205.           - Marital Status Fed:
  2206.             Press [F2] to display the type of entry ZPAY 3 allows.  Type in 
  2207.             the entry that applies to your marital status.  Press the [Enter] 
  2208.             key. 
  2209.  
  2210.           - State:
  2211.             Same thing here.  Type in the entry that applies to your marital
  2212.             status for State, and press the [Enter] key.
  2213.  
  2214.           - Pay Period:
  2215.             Type "52" and press [Enter].  You have just made yourself a 
  2216.             weekly-paid worker.
  2217.  
  2218.           - Last Name:
  2219.             Type in your last name and press [Enter].
  2220.  
  2221.           - First Name:
  2222.             Type in your first name and press [Enter].
  2223.  
  2224.           - Street:
  2225.             Type in your street address (where you live) and press [Enter].
  2226.  
  2227.           - City:
  2228.             Type in the name of the city where you live and press [Enter].
  2229.  
  2230.           - State:
  2231.             Type in the two letter abbreviation of the state where you live
  2232.             and press [Enter].
  2233.  
  2234.                    TEST DRIVE Page 4-13
  2235.  
  2236.           - Zip:
  2237.             Type in the zip code of your address (with four digit extension
  2238.             if you have one) and press [Enter].
  2239.  
  2240.           - Phone:
  2241.             Type in your area code number first, then your telephone
  2242.             number and press [Enter].  (You do not have to type in the dash,
  2243.             just the numbers.)
  2244.  
  2245.           - SSAN:
  2246.             Type in your Social Security Account Number and press [Enter]. 
  2247.             (You do not have to type the dashes, just the numbers.)
  2248.  
  2249.           - Date Employed (MM/DD/YY):
  2250.             Type in today's date and press [Enter].  (Use two digit numbers
  2251.             for the date, month first, day, the year, such as "01/01/90" and
  2252.             you do not have to type in the slashes, just the numbers.)
  2253.  
  2254.           - Cost Accounting Code:0
  2255.             Type in "10" and press [Enter] for this code.  (We use "10" for
  2256.             this non-employee code.)
  2257.  
  2258.           - Pay Rate: 0.00
  2259.             Don't type an entry here, leave it blank for a non-employee.  
  2260.             Press [F2] to see what types of entries would be used for other
  2261.             employee types.  Just press [Enter] to scroll through the next
  2262.             entries.
  2263.  
  2264.           - Overtime Rate One:  0
  2265.             Don't type an entry here either for a non-employee.  Press 
  2266.             [Enter]. 
  2267.  
  2268.           - Rate two: 0
  2269.             Don't type an entry here either for a non-employee.  Press 
  2270.             [Enter]. 
  2271.  
  2272.           - Number of Exemptions Federal:0
  2273.             Don't type an entry here, leave it as zero and press [Enter].
  2274.  
  2275.                    TEST DRIVE Page 4-14
  2276.  
  2277.           - State:  0
  2278.             Don't type an entry here, leave it as zero and press [Enter].
  2279.  
  2280.           - Exempt from W/H? (Y/N)
  2281.             Type "Y" for Yes, and press [Enter].  (Non-employees are exempt
  2282.             from the following deductions also.)
  2283.  
  2284.           - FICA:
  2285.             Type "Y" for Yes, and press [Enter].
  2286.  
  2287.           - Federal:
  2288.             Type "Y" for Yes, and press [Enter].
  2289.  
  2290.           - State:
  2291.             Type "Y" for Yes, and press [Enter].
  2292.  
  2293.           - Local:
  2294.             Type "Y" for Yes, and press [Enter].
  2295.  
  2296.           - SDI:
  2297.             Type "Y" for Yes, and press [Enter].
  2298.  
  2299.           - Additional W/H Federal:  0
  2300.             Don't type an entry here, leave it as zero and press [Enter].
  2301.  
  2302.           - Additional W/H State:    0
  2303.             Don't type an entry here, leave it as zero and press [Enter].
  2304.  
  2305.           - Employee Type - H, S, C, N, or U:
  2306.             Enter "N" for non-employee and press [Enter].  The cursor returns
  2307.             to the top of the page on the first entry you made.
  2308.  
  2309.           [F10]
  2310.           Press [F10] to save the information you just entered.  The cursor
  2311.           is returned to the menu bar at the bottom of the screen.  You've
  2312.           just entered yourself as a new employee into the records of the
  2313.           test drive sample files!
  2314.  
  2315.                    TEST DRIVE Page 4-15
  2316.  
  2317.           If you want to review what you have just entered, press "E" to
  2318.           edit.  Press [Enter] to scroll within the page, and [Page Down] to
  2319.           scroll to the next pages.  You can even make changes to your
  2320.           entries.  If you do make any changes, just be sure to press [F10]
  2321.           to save the information again.
  2322.  
  2323.           - Quit
  2324.             Press "Q" to quit this employee data entry.  You will be
  2325.             returned to the Data Edit Menu.
  2326.  
  2327.                                    Data Edit Menu
  2328.                         ----------------------------------- 
  2329.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  2330.                         ----------------------------------- 
  2331.  
  2332.             Then press "E" twice to exit back to the Main Control Menu.
  2333.  
  2334.                                 Main Control Menu
  2335.                      ----------------------------------------- 
  2336.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  2337.                      ----------------------------------------- 
  2338.  
  2339.  
  2340.                    TEST DRIVE Page 4-16
  2341.  
  2342.      *  Enter Payroll Period Data
  2343.         Now you are going to run the payroll for this pay period.  You will
  2344.         be entering the employees' work information that ZPAY 3 uses to
  2345.         calculate their pay for this pay period.  You will use the "Pay"
  2346.         selection from the Main Control Menu.
  2347.  
  2348.                                 Main Control Menu
  2349.                      ----------------------------------------- 
  2350.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  2351.                      ----------------------------------------- 
  2352.  
  2353.         - Select Pay
  2354.  
  2355.           The Payroll Entry Menu will be displayed.
  2356.  
  2357.                                 Payroll Entry Menu
  2358.                            ------------------------------ 
  2359.                           |  Pay        Utilities  Exit  |
  2360.                            ------------------------------   
  2361.  
  2362.         - Select Pay (from the Payroll Entry Menu selections)
  2363.           You must have a Level 2 (or greater) password to be able to
  2364.           access this selection, because it contains personal information
  2365.           about the employees.)
  2366.  
  2367.           Now, the next selections must be done in a 1, 2, 3 order:
  2368.  
  2369.                     1st:You Prepare
  2370.                     2nd:You Enter
  2371.                     3rd:You Add & post
  2372.  
  2373.  
  2374.                    TEST DRIVE Page 4-17
  2375.  
  2376.                                 Payroll Entry Menu
  2377.                            ------------------------------ 
  2378.                           |  Pay        Utilities  Exit  |
  2379.                            ----|-------------------------   
  2380.                              Prepare    
  2381.                              Enter      
  2382.                              Add & post
  2383.  
  2384.  
  2385.         - Select Prepare
  2386.  
  2387.           There is nothing for you to enter with this selection.  When you 
  2388.           select Prepare, it automatically clears-out any existing payroll 
  2389.           figures to clear the way for the payroll entries for this pay 
  2390.           period. It automatically places the cursor on the Enter selection, 
  2391.           ready for you to select. 
  2392.  
  2393.  
  2394.                           CAUTION
  2395.              If you exit this Payroll Entry Menu for
  2396.              any reason and then return to it, do NOT repeat
  2397.              the Prepare selection again.  It would clear
  2398.              out all the totals you just completed for this
  2399.              payroll period.
  2400.  
  2401.  
  2402.  
  2403.  
  2404.                    TEST DRIVE Page 4-18
  2405.  
  2406.                                 Payroll Entry Menu
  2407.                            ------------------------------ 
  2408.                           |  Pay        Utilities  Exit  |
  2409.                            ----|-------------------------   
  2410.                              Prepare    
  2411.                              Enter      
  2412.                              Add & post
  2413.  
  2414.  
  2415.         - Select Enter
  2416.  
  2417.           ZPAY 3 allows you to select the order of sorting the employees'
  2418.           records, either by their last names or by their employee numbers. 
  2419.           For your convenience, you can select the order in which the
  2420.           records will be displayed, depending on how your employees'
  2421.           time cards are sorted.
  2422.  
  2423.           Since you do not have any time cards for this test drive, select
  2424.           "C" for employee number.  The first employee's number record
  2425.           appears on the screen.
  2426.  
  2427.           Notice that you have two windows of information about this
  2428.           employee.  The window on the left contains personal information,
  2429.           and the window on the right contains payday information.  The
  2430.           date at the bottom of the right window tell you when this
  2431.           employee was last paid.
  2432.  
  2433.           You can browse through the employees by pressing "N" (for
  2434.           Next) and "P" (for Previous).
  2435.  
  2436.           You can search for a particular employee's record by pressing "F"
  2437.           (for Find).
  2438.  
  2439.           Now you're ready to start entering information for this payroll. 
  2440.           The first record will be an example of a salaried employee, the
  2441.           second commissioned, the third hourly, and the fourth is you ..
  2442.           non-employee help.
  2443.  
  2444.                    TEST DRIVE Page 4-19
  2445.  
  2446.  
  2447.           Salaried Employee
  2448.  
  2449.           Press "E" (for Enter).  The cursor goes to the left window poised
  2450.           at the entry for Regular Hours Worked.
  2451.  
  2452.           Since this is a salaried employee, you do not need to enter his 
  2453.           hours worked (or overtime).  You could enter his hours worked or 
  2454.           overtime if you wanted a record of them.  But they are not needed 
  2455.           for calculation of his base pay since it is the same amount each 
  2456.           payday until his salary is changed.  The rest of the entries in this 
  2457.           left hand window are already filled in from the employee's data that 
  2458.           was previously entered through the Data Edit Menu. 
  2459.  
  2460.           Press [Page Down] to move to the right hand window.  Notice
  2461.           that his Pay Rate amount was carried over from the left window
  2462.           to the right window.  However, his deductions such as taxes, etc.
  2463.           have not been made yet.  Press the [F9] key now, to have ZPAY
  2464.           3 make those calculations for you and display his net pay.
  2465.  
  2466.           That's all you have to do to enter payroll information for a
  2467.           salaried employee ... except now you must save it.  Press [F10] to
  2468.           save this employee's information, and you're placed back on the
  2469.           menu bar at the bottom of the screen.
  2470.  
  2471.  
  2472.  
  2473.                    TEST DRIVE Page 4-20
  2474.  
  2475.           Commissioned Employee
  2476.  
  2477.           Press "N" for the next employee's payroll record.  She is an
  2478.           employee who is paid a commission in addition to her base salary.
  2479.  
  2480.           Press "E" to enter her commission information.  Use the arrow
  2481.           key to move to the "Commission Paid" entry.  We can use this as
  2482.           a good example to show you how to use the built-in calculator.
  2483.  
  2484.           Calculator:
  2485.           Press [F3] to pop up the calculator on the screen.  For example,
  2486.           let's say this employee has $15,000.00 in sales, and gets a
  2487.           commission of 4%.  In the calculator, enter "15000", press the [*]
  2488.           key for multiplication and then enter "4", and press the [%] key
  2489.           for the answer.  You will see a result of "600" in the calculator
  2490.           window.  Now all you have to do to paste this answer in the
  2491.           "Commission Paid" entry (where you moved the cursor) is to
  2492.           press the [F10] key.  Do this now and watch it work for you!
  2493.  
  2494.           Now use the [Page Down] key to move over to the right window. 
  2495.           As you can see we have the salary and commission, but no
  2496.           deductions have been made yet.  Press the calculate key [F9] to
  2497.           calculate her net pay.  Don't forget to save this information by
  2498.           pressing the [F10] key.  Again, you are placed back on the menu
  2499.           bar at the bottom of the screen.
  2500.  
  2501.                    TEST DRIVE Page 4-21
  2502.  
  2503.           Hourly Employee
  2504.  
  2505.           Press "N" for the next employee's payroll record.  She is an
  2506.           employee who is paid by the hour.
  2507.  
  2508.           Press "E" (for Enter).  The cursor goes to the left window poised
  2509.           at the entry for Regular Hours Worked.  Type in "40" for the
  2510.           regular hours she worked and press the [Enter] key.  The cursor
  2511.           automatically moves to the next entry "Overtime One Hours
  2512.           Worked".  Type in "5.75" for her Overtime One hours and press
  2513.           [Enter] again.  That's all you need to enter on the left window, so
  2514.           press [Page Down] to move to the right window so you can have
  2515.           ZPAY 3 calculate her pay.  Press [F9] to calculate her pay, press
  2516.           [F10] to save it, and you're done.  See how simple it is!
  2517.  
  2518.  
  2519.  
  2520.                    TEST DRIVE Page 4-22
  2521.  
  2522.           Non-employee
  2523.  
  2524.           Hey, that's you!  You are going to pay yourself $475.00 for some
  2525.           contract work you did.
  2526.  
  2527.           Press "N" (for Next) to display the non-employee record you
  2528.           made for yourself in the Data Edit Menu.
  2529.  
  2530.           Press "E".  Since you are a non-employee, there is no information
  2531.           for you to enter in the left window.  Press [Page Down] to go
  2532.           directly to the right page.  Notice that the cursor will be
  2533.           automatically placed on the "Non-employee" position.
  2534.  
  2535.           Now, here is where a non-employee entry is different than those
  2536.           for employees:  Enter the amount as a minus number since it is
  2537.           a negative deduction.  This will make it a positive number for the
  2538.           "Net Pay".
  2539.  
  2540.           Enter "- 475.00" at the "Non-Emp." entry and press [Enter].  You do
  2541.           not press the [F9] key to calculate since the correct amount is
  2542.           already shown in the "Net Pay".  Furthermore, if you DO press
  2543.           the [F9] key, it will erase the entry you made.  Just press [F10]
  2544.           to save it and you are back on the menu bar at the bottom of the
  2545.           screen.
  2546.  
  2547.           Press "Q" to quit and back out to the Payroll Entry Menu.
  2548.  
  2549.           You will be automatically placed on Pay at the Enter selection
  2550.  
  2551.  
  2552.                    TEST DRIVE Page 4-23
  2553.  
  2554.                                 Payroll Entry Menu
  2555.                            ------------------------------ 
  2556.                           |  Pay        Utilities  Exit  |
  2557.                            ----|-------------------------   
  2558.                              Prepare    
  2559.                              Enter      
  2560.                              Add & post
  2561.  
  2562.         - Select Add & post
  2563.  
  2564.           You must use this selection after the Pay entries are completed. 
  2565.           This function adds the totals of the pay entries you just
  2566.           completed.  If you do not use Add & post, the totals for your
  2567.           Month-To-Date, Quarter-To-Date, and Year-To-Date reports will
  2568.           not reflect this payroll.
  2569.  
  2570.  
  2571.                           CAUTION
  2572.              If you did exit this Payroll Entry Menu
  2573.              and then return to it to add or change payroll
  2574.              information WITHOUT HAVING PRINTED
  2575.              THE CHECKS AND REPORTS, do not repeat
  2576.              the Prepare selection.  It would clear out all
  2577.              the totals you just completed for this payroll
  2578.              period.
  2579.  
  2580.  
  2581.  
  2582.                           CAUTION
  2583.              If you did exit this Payroll Entry Menu
  2584.              and then return to it AFTER PRINTING THE
  2585.              CHECKS AND REPORTS, you DO repeat the
  2586.              Prepare selection.  You must clear out all
  2587.              the totals you just completed for this payroll
  2588.              period, or the SAME checks would be printed
  2589.              AGAIN!
  2590.  
  2591.  
  2592.                    TEST DRIVE Page 4-24
  2593.  
  2594.         OK, now you have entered all the employees' information so they
  2595.         can be paid for this pay period.  Now you are ready to print their
  2596.         paychecks.
  2597.  
  2598.                                 Payroll Entry Menu
  2599.                            ------------------------------ 
  2600.                           |  Pay        Utilities  Exit  |
  2601.                            ------------------------------   
  2602.  
  2603.         Press "E" twice to return to the Main Control Menu.
  2604.  
  2605.                                 Main Control Menu
  2606.                      ----------------------------------------- 
  2607.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  2608.                      ----------------------------------------- 
  2609.  
  2610.  
  2611.  
  2612.                    TEST DRIVE Page 4-25
  2613.  
  2614.      *  Print the Paychecks
  2615.  
  2616.         You print the pay checks and payroll reports from the Payroll
  2617.         Reporting Menu, which is accessed from this Main Control Menu. 
  2618.         You need only the minimum Level 1 (or greater) password to access
  2619.         this menu.
  2620.  
  2621.         Make sure that your printer is loaded with paper to print these test
  2622.         drive paychecks.  We recommend you do not load your regular blank
  2623.         paychecks for this test drive.  Plain paper will do for this purpose.
  2624.  
  2625.  
  2626.                                 Main Control Menu
  2627.                      ----------------------------------------- 
  2628.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  2629.                      ----------------------------------------- 
  2630.  
  2631.      -  Select Reports (from the Main Control Menu)
  2632.         This selection displays the Payroll Reporting menu.
  2633.  
  2634.                                Payroll Reporting Menu
  2635.           ---------------------------------------------------------------- 
  2636.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  2637.           ---------------------------------------------------------------- 
  2638.  
  2639.  
  2640.          Select Checks (from the Payroll Reporting Menu)
  2641.  
  2642.  
  2643.                                Payroll Reporting Menu
  2644.           ---------------------------------------------------------------- 
  2645.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  2646.           -----------------------------------|---------------------------- 
  2647.                                            Checks    
  2648.                                            Register  
  2649.                                            No checks 
  2650.  
  2651.  
  2652.                    TEST DRIVE Page 4-26
  2653.  
  2654.          Select Checks (under the Checks selection)
  2655.  
  2656.          You will be asked to enter some information about printing your
  2657.          paychecks:
  2658.  
  2659.          -Enter the starting check number:XXXX
  2660.           Accept the number displayed for this test drive by pressing [Enter]. 
  2661.  
  2662.          -Are your check numbers pre-printed? (Y/N)
  2663.           Type "N" for No and press [Enter].  You can see how ZPAY 3
  2664.           prints the check numbers on the checks for this example.
  2665.  
  2666.          -Enter a comment if desired:
  2667.           Type "This check is NOT NEGOTIABLE - It is a TEST" and
  2668.           press [Enter].  It will prevent these test drive checks from being
  2669.           used, even if they are on plain paper!  You should destroy them
  2670.           when you are through with this test drive.
  2671.  
  2672.          -Are you using a LaserJet or compatible printer? (Y/N)
  2673.  
  2674.           Type "Y" (for Yes) and press [Enter] if you are going to print these
  2675.           test drive checks on a LaserJet or compatible laser printer.
  2676.  
  2677.           Type "N" (for No) and press [Enter] if you are going to print these
  2678.           test drive checks on a dot-matrix, daisy wheel, or any non-laser
  2679.           printer.
  2680.  
  2681.          -Init string:
  2682.           
  2683.           These are the default initializing codes for Epson dot-matrix
  2684.           printers (non-laser printers).  This "init" code selects compressed
  2685.           print for the printer.
  2686.  
  2687.           The codes for laser printers are built-in to ZPAY 3 and are not
  2688.           displayed.
  2689.  
  2690.                    TEST DRIVE Page 4-27
  2691.  
  2692.          -Exit string:
  2693.  
  2694.           These are the corresponding default exit codes for Epson dot-
  2695.           matrix printers.  This "exit" code returns the printer to 10
  2696.           characters per inch (cpi) printing.
  2697.  
  2698.           As for the "init" codes, the ones for laser printers are not
  2699.           displayed.
  2700.  
  2701.          Press [F10] to continue.
  2702.  
  2703.          Then you will be asked to select the way you want the paychecks
  2704.          sorted for printing, by employee name, or by employee number. 
  2705.          For this test drive select "C" to print in order of employee number. 
  2706.          When you enter your choice, ZPAY 3 begins printing your
  2707.          payroll's paychecks.
  2708.  
  2709.          When the printer has finished printing the paychecks, ZPAY 3 returns 
  2710.          you to the Payroll Reporting Menu.  Press [Enter] to re-display the 
  2711.          selections available under Check. 
  2712.  
  2713.                                Payroll Reporting Menu
  2714.           ---------------------------------------------------------------- 
  2715.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  2716.           -----------------------------------|---------------------------- 
  2717.                                            Checks    
  2718.                                            Register  
  2719.                                            No checks 
  2720.  
  2721.  
  2722.          Now, prepare the printer for printing the check register.  Make sure 
  2723.          that your printer is loaded with plain print paper for this test 
  2724.          drive. 
  2725.  
  2726.  
  2727.  
  2728.                    TEST DRIVE Page 4-28
  2729.  
  2730.          Select Register (under the Checks selection)
  2731.  
  2732.          Remember, do not print the register first.  You must print the
  2733.          paychecks first, or use the "No checks" selection before you can
  2734.          print a register without first printing the paychecks.
  2735.  
  2736.          Your payroll's test drive paycheck register will be printed.
  2737.          When the printer has finished printing the check register, ZPAY 3
  2738.          returns you to the Payroll Reporting Menu.
  2739.  
  2740.                                Payroll Reporting Menu
  2741.           ---------------------------------------------------------------- 
  2742.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  2743.           ---------------------------------------------------------------- 
  2744.  
  2745.                    TEST DRIVE Page 4-29
  2746.  
  2747.      * Print a Payroll Report
  2748.  
  2749.        Now, we are going to have you print only one of the reports that
  2750.        are available.  You will see how reports are printed without
  2751.        spending a lot of time.  Make sure that your printer is still loaded
  2752.        with the appropriate print paper.
  2753.  
  2754.        - Select Period
  2755.  
  2756.                                Payroll Reporting Menu
  2757.           ---------------------------------------------------------------- 
  2758.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  2759.           ---|------------------------------------------------------------ 
  2760.            Single  
  2761.            Current 
  2762.            Active  
  2763.            cOmplete
  2764.            Employer
  2765.            cosT
  2766.            Wide current
  2767.            wIde active
  2768.            wiDe complete
  2769.  
  2770.           All the selections under Period are reports for the last pay
  2771.           period entered.  That's the payroll you just did.
  2772.  
  2773.          -Select Current
  2774.  
  2775.           Printing the Current record will print the pay roll data of all
  2776.           those employees (and non-employees) to be paid this pay period. 
  2777.           It will include your name because you were entered as a "non-
  2778.           employee" for contract labor.
  2779.  
  2780.           You will be asked to enter some information about the printer
  2781.           you are going to use to print this report:
  2782.  
  2783.      Are you using a LaserJet or compatible printer? (Y/N)
  2784.  
  2785.           -  Type "Y" (for Yes) and press [Enter] if you are going to print 
  2786.              this test drive report on a LaserJet or compatible laser printer. 
  2787.  
  2788.           -  Type "N" (for No) and press [Enter] if you are going to print 
  2789.              this test drive report on a dot-matrix, daisy wheel, or any non-
  2790.              laser printer. 
  2791.  
  2792.                    TEST DRIVE Page 4-30
  2793.  
  2794.           Then you will be asked to select the way you want the records
  2795.           of the report sorted for printing, by employee name, or by
  2796.           employee number.  For this test drive select "C" to print in order
  2797.           of employee number.  When you enter your choice, ZPAY 3
  2798.           begins printing your payroll's report.
  2799.  
  2800.          When the printer has finished printing the report, ZPAY 3 returns
  2801.          you to the Payroll Reporting Menu.
  2802.  
  2803.  
  2804.          -Select Employer
  2805.  
  2806.           Use the same procedure to print the Employer report.
  2807.  
  2808.           We recommend you always print at least the Employee Report
  2809.           and the Employer Report each time.
  2810.  
  2811.          When the printer has finished printing the report, ZPAY 3 returns
  2812.          you to the Payroll Reporting Menu.
  2813.  
  2814.                                Payroll Reporting Menu
  2815.           ---------------------------------------------------------------- 
  2816.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  2817.           -------------------------------------------------------------|-- 
  2818.                                                                      Stay
  2819.                                                                      Exit
  2820.  
  2821.  
  2822.          You can refer to the Introduction section of this manual, under
  2823.          Menus for explanations of the remaining report selections.
  2824.  
  2825.          If you wish, you can print any other reports before continuing to
  2826.          the next procedure.
  2827.  
  2828.  
  2829.          -Press "E" (to Exit) twice to exit back to the Main Control Menu.
  2830.  
  2831.                                 Main Control Menu
  2832.                      ----------------------------------------- 
  2833.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  2834.                      ----------------------------------------- 
  2835.  
  2836.                    TEST DRIVE Page 4-31
  2837.  
  2838.      * Back-Up the Payroll
  2839.  
  2840.        Now you will finish up by making a back-up copy of this payroll to
  2841.        a floppy disk for security.
  2842.  
  2843.        Use the Utility File selection from the Main Control Menu to select
  2844.        the Backup utility.
  2845.  
  2846.        - Select Backup.
  2847.  
  2848.                                 Main Control Menu
  2849.                      ----------------------------------------- 
  2850.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  2851.                      ---------------------------|------------- 
  2852.                                               Date      
  2853.                                               File      
  2854.                                               Password
  2855.                                               Backup
  2856.                                               Restore
  2857.                                               Export
  2858.  
  2859.          ZPAY 3 will ask you the designation of the floppy drive to which
  2860.          you want to copy the back up files:
  2861.  
  2862.              What drive do you want to backup to? A
  2863.  
  2864.          The "A" floppy drive selection is already displayed for your
  2865.          convenience.
  2866.  
  2867.          -If you want to back-up your files to a different drive, enter the
  2868.           letter of that drive.  Place a floppy disk in that drive.  When you
  2869.           press the [Enter] key, ZPAY 3 will start copying your files to that
  2870.           drive
  2871.  
  2872.          -If you want to back-up your files to the "A" drive, place a floppy
  2873.           disk in drive "A" and just press the [Enter] key.  ZPAY 3 will start
  2874.           copying your files to drive "A".
  2875.  
  2876.          ZPAY 3 uses a built-in "archive" program, called "LHARC", to
  2877.          compress your payroll files into smaller ones as they are copied
  2878.          onto the floppy disk.
  2879.  
  2880.                    TEST DRIVE Page 4-32
  2881.  
  2882.          All the individual files that are copied are compressed onto the
  2883.          floppy disk as one file name.  This one file will be less than half
  2884.          the size of the original files combined.  ZPAY 3 automatically
  2885.          names this file using numbers corresponding to the date you make
  2886.          the back-up copy:
  2887.  
  2888.                     MMDDYY.LZH
  2889.                     |||||| |||      
  2890.                     ||||||  \\\_____
  2891.                    // || \\         |
  2892.                  //   ||  ||        |
  2893.               Month  Day  Year   Extension             
  2894.                                  Identifies
  2895.                                  Lharc File
  2896.  
  2897.          For example:
  2898.  
  2899.          If the date you make the back-up is March 10th 1991, ZPAY 3 will
  2900.          automatically name the compressed file to be: 031091.LZH
  2901.  
  2902.          When the back-up copy is completed, you will be returned to the
  2903.          Main Control Menu.
  2904.  
  2905.                                 Main Control Menu
  2906.                      ----------------------------------------- 
  2907.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  2908.                      ----------------------------------------- 
  2909.                                                                            
  2910.  
  2911.  
  2912.  
  2913.  
  2914.      * You're Done!
  2915.  
  2916.        Press "E" (for Exit) twice to exit out of ZPAY 3 and you will be
  2917.        returned to your computer's DOS prompt.
  2918.  
  2919.                          C:\ZPAY3 
  2920.  
  2921.  
  2922.  
  2923.                    START NEW PAYROLL Page 5-1
  2924.  
  2925.                   STARTING A NEW PAYROLL
  2926.                   Procedure "At-A-Glance"
  2927.  
  2928.            1. Start ZPAY 3
  2929.               * Enter your password. (Level 3 Password)
  2930.               * Enter the payroll cut-off date.
  2931.               * Enter a name for your new payroll file.
  2932.                 - Utility
  2933.                   (File)
  2934.  
  2935.            2. Create Tax Tables (from Data Edit menu)
  2936.               * Enter the tax tables (from the Tax menu)
  2937.                 - Federal
  2938.                 - State
  2939.                 - Local
  2940.  
  2941.            3. Enter Payroll Data (from Data Edit Menu)
  2942.               * Data files (Enter Payroll Data for:)
  2943.                 - Employer
  2944.                 - Employee
  2945.                   (Salaried)
  2946.                   (Hourly)
  2947.                   (Commissioned)
  2948.                   (Non-Employees)
  2949.  
  2950.            4. Run the Payroll (From the Payroll Entry Menu)
  2951.               * Pay (Enter employees pay information)
  2952.                 - Prepare (Clears out previous payroll information)
  2953.                 - Enter (This payroll pay information)
  2954.                   Sort Order 
  2955.                 - Add & Post (Save this payroll)
  2956.  
  2957.            5. Print the Payroll Checks and Reports
  2958.               * Print the Paychecks
  2959.                 - Print the Check Register
  2960.               * Print the Payroll Reports
  2961.                 - Select Type of Report
  2962.  
  2963.  
  2964.                    START NEW PAYROLL Page 5-2
  2965.  
  2966.                   STARTING A NEW PAYROLL
  2967.                     Procedure in Detail
  2968.  
  2969.  
  2970.  
  2971.                            IMPORTANT!
  2972.                 You should begin a new payroll on the
  2973.                 first of the year, or on the first payday
  2974.                 of a new quarter.  This will allow the
  2975.                 proper system "tags" to be set.  Also, it
  2976.                 will require that you type in only the
  2977.                 "Year-to-Date" figures in the data entries
  2978.                 for employees.
  2979.  
  2980.  
  2981.                    START NEW PAYROLL Page 5-3
  2982.  
  2983.      1.Start ZPAY 3
  2984.        When you have the DOS command line prompt on your screen, and
  2985.        have changed to the ZPAY3 directory, you can start the ZPAY 3
  2986.        program by typing ZPAY3 and press the [Enter] key.  Refer to
  2987.        Navigating Around in the Introduction section of this manual, and
  2988.        your computer's DOS operation manual for more information about
  2989.        prompts, commands, and directories.
  2990.  
  2991.         * Enter your password.
  2992.           You must have the highest level password (Level 3) to be able to
  2993.           start a new payroll.  Starting a new payroll will require you to
  2994.           use the Data Edit Menu which requires a Level 3 password for
  2995.           access.
  2996.  
  2997.         * Enter the payroll date.
  2998.           After you enter your password, you will be shown a date on the 
  2999.           screen and asked if it is correct.  This is the cut-off date of your 
  3000.           payroll period. 
  3001.  
  3002.           - If the displayed date is correct for your payroll cut-off, simply
  3003.             press the [Enter] key to accept it.
  3004.  
  3005.           - If the displayed date is not correct for your payroll cut-off,
  3006.             then just type the letter "N" (for No).  The screen will display
  3007.             blank blocks for you to type in the correct payroll date.  Just
  3008.             type the date in the format "MM/DD/YY" (Month/Day/Year as
  3009.             two digits, such as: 01/01/90 for January 1, 1990) and press the
  3010.             [Enter] key.  Type the letter "Y" (for Yes) where it asks if
  3011.             that date is correct.
  3012.  
  3013.           - The program will automatically display the first menu which
  3014.             is the Main Control Menu.
  3015.  
  3016.                                 Main Control Menu
  3017.                      ----------------------------------------- 
  3018.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  3019.                      ----------------------------------------- 
  3020.  
  3021.                    START NEW PAYROLL Page 5-4
  3022.  
  3023.         * Enter a name for your new payroll file.
  3024.           Use the Utility File selection from the Main Control Menu to
  3025.           enter a name for your new payroll file.
  3026.  
  3027.           - Select Utility.
  3028.  
  3029.                                 Main Control Menu
  3030.                      ----------------------------------------- 
  3031.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  3032.                      ---------------------------|------------- 
  3033.                                               Date      
  3034.                                               File      
  3035.                                               Password
  3036.                                               Backup
  3037.                                               Restore
  3038.                                               Export
  3039.  
  3040.  
  3041.           - Select File.
  3042.  
  3043.             A default file name ZPAY will be displayed.  You can over-
  3044.             type your own choice of your payroll file name.  A file name
  3045.             must conform to the DOS rules of naming files:
  3046.  
  3047.             Refer to your computer's DOS manual if you are unfamiliar
  3048.             with the rules of naming files.  When you press the [Enter] key,
  3049.             you will be returned to the Main Control Menu.
  3050.  
  3051.             We recommend you use the default name "ZPAY" or
  3052.             something like "PAYROLL".  However, CPA's may want to
  3053.             use clients' descriptive names such as, "ACME" for Acme
  3054.             Plumbing Co.
  3055.  
  3056.  
  3057.                    START NEW PAYROLL Page 5-5
  3058.  
  3059.      2. Create Tax Tables
  3060.  
  3061.         - Select eDit
  3062.  
  3063.           ZPAY 3 checks to insure that all the necessary files to use this
  3064.           selection are present.
  3065.  
  3066.           - When all the files needed are not present, a list of the files 
  3067.             will be displayed, indicating which ones are not present.  When 
  3068.             you are starting a new payroll for the first time, only the 
  3069.             Federal tax table will be present (the one provided by ZPAY 3).  
  3070.             The list will look like this: 
  3071.  
  3072.  
  3073.          Checking your files for C:\ZPAY3\ZPAY company
  3074.                                                ------------------------ 
  3075.          The files if missing must be created |                        |
  3076.          in the following order:              |  If any of your files  |
  3077.                                               |  are MISSING you must  |
  3078.             Federal tax tables file. - OK     |  go into the data file |
  3079.             State tax tables file. - MISSING  |  menu and create the   |
  3080.             Local tax tables file. - MISSING  |  missing files.  DO    |
  3081.             Employer data file. - MISSING     |  NOT ATTEMPT TO RUN A  |
  3082.             Employee data file. - MISSING     |  PAYROLL WITH ANY OF   |
  3083.                                               |  YOUR FILES MISSING!   |
  3084.                                               |                        |
  3085.                                               |  Hit Any Key to Return |
  3086.                                               |                        |
  3087.                                                ------------------------
  3088.         - When all the files needed are present, this listing will display 
  3089.           only momentarily, then the Data Edit Menu will appear. 
  3090.  
  3091.           Press any key to display the Data Edit Menu.
  3092.  
  3093.                                    Data Edit Menu
  3094.                         ----------------------------------- 
  3095.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  3096.                         ----------------------------------- 
  3097.  
  3098.  
  3099.         You must initialize all of the Tax Tables.  The program will abort 
  3100.         running the payroll if it does not find all these tax tables.  Even if 
  3101.         your payroll may not require state or local taxes, you must at least 
  3102.         open and then close each tax table without necessarily entering any 
  3103.         information. 
  3104.  
  3105.                    START NEW PAYROLL Page 5-6
  3106.  
  3107.                         IMPORTANT!
  3108.                 All tax entries must be annual figures
  3109.                 regardless of the pay periods selected.
  3110.  
  3111.  
  3112.         We recommend you create your new tax tables, your employer, and
  3113.         employee files in the order listed in the message ZPAY 3 displayed
  3114.         when you accessed this Date Edit Menu:
  3115.  
  3116.                         State tax table
  3117.                         Local tax table
  3118.                         Employer file
  3119.                         Employee file
  3120.  
  3121.  
  3122.         - Select Tax 
  3123.  
  3124.           Now you can see the selections available that you will use to
  3125.           create your tax tables.
  3126.  
  3127.                                    Data Edit Menu
  3128.                         ----------------------------------- 
  3129.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  3130.                         ---|------------------------------- 
  3131.                           Federal    
  3132.                           State      
  3133.                           Local      
  3134.                           Copy state  
  3135.                           cOpy local  
  3136.  
  3137.  
  3138.  
  3139.           Many of the entries in these tax table will be self explanatory.  
  3140.           There are several "pages" to the tax tables.  Each page sequence
  3141.           is identified at the top of the screen so you know where you are.
  3142.  
  3143.           You can ask ZPAY3 to prompt you with information regarding
  3144.           the entry you are on.  ZPAY3 shows you which keys to press to
  3145.           get prompted about the entry.
  3146.  
  3147.           You have the assistance of on-screen help while you are in these
  3148.           records.
  3149.  
  3150.                    START NEW PAYROLL Page 5-7
  3151.  
  3152.           - If you press the [F1] key, it will display a listing of keys you
  3153.             can use to move around and edit these entries.  
  3154.  
  3155.           Also, ZPAY3 will automatically prompt you with the correct type
  3156.           of information needed if you do not fill-in entries that are
  3157.           necessary.
  3158.  
  3159.           When you go to a next page, ZPAY3 will identify any critical
  3160.           entries that you did not fill-in.  You can return to that (or any)
  3161.           entry to enter the appropriate information.
  3162.  
  3163.           If you are not familiar with the entries for the tax tables, you may 
  3164.           refer to the Appendix sections in the back of this manual for 
  3165.           explanations of the entries. 
  3166.  
  3167.           - Select Federal
  3168.  
  3169.             For your convenience, ZPAY 3 is shipped with a Federal Tax
  3170.             file containing federal tax information already entered for you
  3171.             from the Circular E booklet of the Internal revenue Service. 
  3172.             This file is included with the program files.  You can use this
  3173.             file for the Federal Tax table, but you should review the entries
  3174.             to be sure the data is up to date with your current Federal Tax
  3175.             booklet.
  3176.  
  3177.             The first page of the Federal Tax table is displayed.  The
  3178.             number of pages for this table is displayed at the top of the
  3179.             screen.
  3180.  
  3181.             You can browse through these pages by pressing the [Page
  3182.             Down] key.  Remember, all these figures are entered as yearly
  3183.             figures.
  3184.  
  3185.             When you have completed your review (and any entries), press
  3186.             the [F10] key to exit back to the Data Edit Menu, with the
  3187.             cursor poised on "Tax".  Press the [Enter] key again to 
  3188.             re-display the selections available under "Tax".
  3189.  
  3190.                    START NEW PAYROLL Page 5-8
  3191.  
  3192.           - Select State
  3193.  
  3194.             Since you have not made your State tax table yet, a message
  3195.             displays at the bottom of the screen reminding you of this:
  3196.  
  3197.               State Tax file missing. Create new file (Y/N) 
  3198.  
  3199.              Enter "N" (for No) if you do not want to do this
  3200.              now, but at a later time.  You will be placed
  3201.              back on the Data Edit Menu.
  3202.  
  3203.              Enter "Y" (for Yes) to create your State tax
  3204.              tables now.
  3205.  
  3206.             The first page of the State tax tables is displayed.
  3207.  
  3208.             This is where you enter information about the taxes for the
  3209.             state that your payroll applies.  This information must be
  3210.             accurate according to your current State Tax booklet so that
  3211.             ZPAY3 will be able to properly tax your employees.
  3212.  
  3213.             (If your payroll does not require any state tax table
  3214.             information, you still must open this file and then close it
  3215.             without entering any data.) 
  3216.  
  3217.             When you have completed your entries, close the table by
  3218.             pressing the [F10] key to exit back to the Data Edit Menu,
  3219.             with the cursor poised on "Tax".  Press the [Enter] key again 
  3220.             to re-display the selections available under "Tax".
  3221.  
  3222.  
  3223.           - Select Local
  3224.  
  3225.             Since you have not made your Local tax table yet, a message
  3226.             displays at the bottom of the screen reminding you of this:
  3227.  
  3228.               Local Tax file missing. Create new file (Y/N) 
  3229.  
  3230.                    START NEW PAYROLL Page 5-9
  3231.  
  3232.              Enter "N" (for No) if you do not want to do this
  3233.              now, but at a later time.  You will be placed
  3234.              back on the Data Edit Menu.
  3235.  
  3236.              Enter "Y" (for Yes) to create your Local tax
  3237.              tables now.
  3238.  
  3239.             The first page of the Local tax tables is displayed.
  3240.  
  3241.             The Local tax tables are presented in the same manor as the
  3242.             ones for Federal and State that you just used.
  3243.  
  3244.             This is where you enter information about the taxes for the local 
  3245.             city (or county, municipal, etc.) that your payroll applies. This 
  3246.             information must be accurate according to your current Local Tax 
  3247.             booklet so that ZPAY 3 will be able to properly tax your 
  3248.             employees. 
  3249.  
  3250.             (If your payroll does not require any local tax table
  3251.             information, you still must open this file and then close it
  3252.             without entering any data.) 
  3253.  
  3254.             You can make your entries for these in the same way you did
  3255.             for the State tables.
  3256.  
  3257.             When you have completed your entries, press the [F10] key to
  3258.             exit back to the Data Edit Menu.
  3259.  
  3260.                                    Data Edit Menu
  3261.                         ----------------------------------- 
  3262.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  3263.                         ----------------------------------- 
  3264.  
  3265.  
  3266.  
  3267.                    START NEW PAYROLL Page 5-10
  3268.  
  3269.      3. Enter Payroll Data 
  3270.  
  3271.  
  3272.         - Select Data files 
  3273.  
  3274.           This is where you enter information about your company
  3275.           (employer) and its employees.
  3276.  
  3277.  
  3278.                                    Data Edit Menu
  3279.                         ----------------------------------- 
  3280.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  3281.                         -------------|--------------------- 
  3282.                                   Employer  
  3283.                                   eMployee  
  3284.  
  3285.  
  3286.           Now you can see the selections available that you will use to
  3287.           create your employer and employee files.
  3288.  
  3289.  
  3290.         - Select Employer
  3291.  
  3292.           Since you have not made your Employer file yet, a message
  3293.           displays at the bottom of the screen reminding you of this:
  3294.  
  3295.             Employer data file missing. Create new file (Y/N)
  3296.  
  3297.              Enter "N" (for No) if you do not want to do this
  3298.              now, but at a later time.  You will be placed
  3299.              back on the Data Edit Menu.
  3300.  
  3301.              Enter "Y" (for Yes) to create your Employer
  3302.              data files now.
  3303.  
  3304.           The first page of the Employer data file is displayed.
  3305.  
  3306.           There will be several "pages" of information that must be filled-in. 
  3307.           Each page sequence is identified at the top of the screen so you 
  3308.           know where you are.  
  3309.  
  3310.                    START NEW PAYROLL Page 5-11
  3311.  
  3312.           You have the assistance of on-screen help while you are in these
  3313.           records.
  3314.  
  3315.           - If you press the [F1] key, it will display a listing of keys you
  3316.             can use to move around and edit these entries.  
  3317.  
  3318.           - If you press the [F2] key, it will display a brief help message
  3319.             about what kind of entry ZPAY 3 allows at this cursor
  3320.             location.  Move from entry to entry and press the [F2] key as
  3321.             you pause on each one.  (Names and addresses, dollar amounts,
  3322.             etc. usually will not display help because these are the kind of
  3323.             entries that only you would know what to enter.)
  3324.  
  3325.           Also, ZPAY3 will automatically prompt you with the correct type
  3326.           of information needed if you do not fill-in entries that are
  3327.           necessary.
  3328.  
  3329.           If you are not familiar with these entries for your company, you
  3330.           may refer to the Appendix sections in the back of this manual for
  3331.           an explanation of each entry.
  3332.  
  3333.           When you have completed your entries, press the [F10] key to
  3334.           exit back to the Data Edit Menu, with the cursor poised on "Data
  3335.           files".  Press the [Enter] key again to re-display the selections
  3336.           available under "Data files".
  3337.  
  3338.                                    Data Edit Menu
  3339.                         ----------------------------------- 
  3340.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  3341.                         -------------|--------------------- 
  3342.                                   Employer  
  3343.                                   eMployee  
  3344.  
  3345.         - Select eMployee
  3346.           This is where you enter information about each employee of your
  3347.           company.
  3348.  
  3349.           Since you have not made your Employee file yet, a message
  3350.           displays at the bottom of the screen reminding you of this:
  3351.  
  3352.             Employee files missing. Create new file (Y/N)
  3353.  
  3354.                    START NEW PAYROLL Page 5-12
  3355.  
  3356.              Enter "N" (for No) if you do not want to do this
  3357.              now, but at a later time.  You will be placed
  3358.              back on the Data Edit Menu.
  3359.  
  3360.              Enter "Y" (for Yes) to create your Employee
  3361.              data files now.
  3362.  
  3363.           The first page of the Employer data file is displayed.
  3364.  
  3365.           First, you will be prompted for the sorting order of all the
  3366.           employees: either by "N" (employees' last names), or "C"
  3367.           (employees' code numbers).
  3368.  
  3369.              Enter "N" if you want your employee data files
  3370.              listed in order of their last names.
  3371.  
  3372.              Enter "C" if you want them listed in order of
  3373.              their code numbers.
  3374.  
  3375.           The employee information page is not displayed yet, but a menu
  3376.           bar is shown at the bottom of the screen.
  3377.  
  3378.            ----------------------------------------------- 
  3379.           | Add  Find  Quit  Edit  Next  Previous  Delete |
  3380.            -----------------------------------------------
  3381.  
  3382.           - Select Add 
  3383.  
  3384.             The first page of information about the employee will be
  3385.             displayed.  After you have entered the information on this
  3386.             page, you can press the [Page Down] key to move to each next
  3387.             page in succession.
  3388.  
  3389.             You have the assistance of on-screen help while you are in
  3390.             these records.
  3391.  
  3392.             -If you press the [F1] key, it will display a listing of keys
  3393.              you can use to move around and edit these entries.  
  3394.  
  3395.                    START NEW PAYROLL Page 5-13
  3396.  
  3397.             -If you press the [F2] key, it will display a brief help message
  3398.              about what kind of entry ZPAY 3 allows at this cursor
  3399.              location.  Move from entry to entry and press the [F2] key
  3400.              as you pause on each one.  (Names and addresses, etc.
  3401.              usually will not display help because these are the kind of
  3402.              entries that only you would know what to enter.)
  3403.  
  3404.             -If you press the [F3] key when the cursor is on an entry
  3405.              requiring numbers, it will display a calculator for your
  3406.              convenience.
  3407.  
  3408.             If you are not familiar with these entries for your employees,
  3409.             you may refer to the Appendix sections in the back of this
  3410.             manual for an explanation of each entry.
  3411.  
  3412.             Use Add to enter all your types of employees: salaried, hourly,
  3413.             commissioned, etc., as well as "non-employees".
  3414.  
  3415.             When you have completed the entries for an employee, press
  3416.             the [F10] key to save the information. You will be returned to
  3417.             the menu bar at the bottom of the screen.
  3418.  
  3419.           - Select Add again to enter the next employee's information. 
  3420.             When you are done, press "Q" to Quit.  You will be returned
  3421.             to the Data Edit Menu.
  3422.  
  3423.                                    Data Edit Menu
  3424.                         ----------------------------------- 
  3425.                        |  Tax     Data files  Utility Exit |
  3426.                         ----------------------------------- 
  3427.  
  3428.             Now you are ready to begin running the payroll for this pay
  3429.             period.  You need to exit back to the Main Control Menu so
  3430.             you can make the selection to enter pay information for this
  3431.             payroll period.
  3432.  
  3433.           - Press "E" twice to exit back to the Main Control Menu.
  3434.  
  3435.                                 Main Control Menu
  3436.                      ----------------------------------------- 
  3437.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  3438.                      ----------------------------------------- 
  3439.  
  3440.                    START NEW PAYROLL Page 5-14
  3441.  
  3442.      4. Run the Payroll
  3443.  
  3444.         You must have a Level 2 (or greater) password to be able to access
  3445.         this selection, because it contains personal information about your
  3446.         employees.
  3447.  
  3448.                                 Main Control Menu
  3449.                      ----------------------------------------- 
  3450.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  3451.                      ----------------------------------------- 
  3452.  
  3453.         * Select Pay 
  3454.  
  3455.           The Payroll Entry Menu will be displayed.
  3456.  
  3457.                                 Payroll Entry Menu
  3458.                            ------------------------------ 
  3459.                           |  Pay        Utilities  Exit  |
  3460.                            ------------------------------   
  3461.  
  3462.         * Select Pay (from this Payroll Entry Menu)
  3463.  
  3464.                                 Payroll Entry Menu
  3465.                            ------------------------------ 
  3466.                           |  Pay        Utilities  Exit  |
  3467.                            ----|-------------------------   
  3468.                              Prepare    
  3469.                              Enter      
  3470.                              Add & post
  3471.  
  3472.  
  3473.           From this selection you will prepare, enter, and add & post the
  3474.           employees work information for this pay period.
  3475.  
  3476.           Now, in this selection you will be doing three things that must be
  3477.           done in a 1, 2, 3 order:
  3478.  
  3479.                     1st:You Prepare
  3480.  
  3481.                     2nd:You Enter
  3482.  
  3483.                     3rd:You Add & post
  3484.  
  3485.  
  3486.                    START NEW PAYROLL Page 5-15
  3487.  
  3488.           - Select Prepare
  3489.  
  3490.             You must select this first at the start of every payday's data
  3491.             entry.  Do this only once for each payroll session.
  3492.  
  3493.             There is nothing for you to enter with this selection.  When 
  3494.             selected, it will "zero-out" any existing payroll figures to clear 
  3495.             the way for this new payroll, and automatically place you on the 
  3496.             Enter selection. 
  3497.  
  3498.  
  3499.                           CAUTION
  3500.              If you exit this Payroll Entry Menu
  3501.              after selecting Prepare, and then return back
  3502.              to it, do NOT repeat the Prepare selection
  3503.              again.  It would clear out all the totals you just
  3504.              completed for this payroll period.
  3505.  
  3506.  
  3507.  
  3508.           - Select Enter
  3509.  
  3510.             First, you will be prompted for the sorting order of all the
  3511.             employees: either by "N" (employees' last names), or "C"
  3512.             (employees' code numbers).
  3513.  
  3514.             For your convenience, you can select the order in which the
  3515.             records will be displayed, depending on how your employees'
  3516.             time cards are sorted.
  3517.  
  3518.              Enter "N" if you want your employee data files
  3519.              listed in order of their last names.
  3520.  
  3521.              Enter "C" if you want them listed in order of
  3522.              their employee code numbers.
  3523.  
  3524.                    START NEW PAYROLL Page 5-16
  3525.  
  3526.           Your first employee's information page is displayed with a menu
  3527.           bar at the bottom of the screen.
  3528.  
  3529.            ------------------------------------------------
  3530.           | Find  Enter  Quit  Next  Previous    HELP <F1> |
  3531.            ------------------------------------------------
  3532.  
  3533.           Notice that you have two windows of information about this
  3534.           employee.  The window on the left contains personal information,
  3535.           and the window on the right contains payday information.  The
  3536.           date at the bottom of the right window tells you when this
  3537.           employee was last paid.
  3538.  
  3539.           You can browse through the employees by pressing "N" (for
  3540.           Next) and "P" (for Previous).
  3541.  
  3542.           You can search for a particular employee's record by pressing "F"
  3543.           (for Find).
  3544.  
  3545.           Now you're ready to start entering information for this payroll.  
  3546.  
  3547.           - Select Enter
  3548.  
  3549.             Use this selection to enter work information to be used to
  3550.             compute the employee's pay for this pay period (hours,
  3551.             overtime, commissions, vacation, etc.).  Press the [Page Down]
  3552.             key to toggle the cursor over to the other window where the
  3553.             regular pay will be displayed.  Press the [F9] key if you want
  3554.             to calculate the pay at this time.
  3555.  
  3556.             If an employee's pay is not sufficient to cover their
  3557.             miscellaneous deductions, a window will open to alert you of
  3558.             this.  You can use this window to decrease some of the
  3559.             miscellaneous deductions to bring the net amount above zero.
  3560.  
  3561.                    START NEW PAYROLL Page 5-17
  3562.  
  3563.  
  3564.  
  3565.                       NOTE FOR CPA's
  3566.              If you are a CPA, or are using the system as an
  3567.              after-the-fact payroll, do not use the [F9] key if
  3568.              you want to type in your own figures.  When
  3569.              you are satisfied with the results press the [F10]
  3570.              key to save the data.  Notice the right window
  3571.              will then display the date paid.
  3572.  
  3573.  
  3574.  
  3575.  
  3576.  
  3577.                   NOTE FOR REIMBURSEMENTS
  3578.              If you are making a repayment of expenses,
  3579.              enter the amount as a negative entry (such as  
  3580.              -45.00).  You can even change the employee's
  3581.              total gross and the pay will be automatically
  3582.              recalculated.
  3583.  
  3584.  
  3585.  
  3586.  
  3587.  
  3588.                   NOTE FOR NON-EMPLOYEES
  3589.              Enter the amount paid (net pay only) for non-
  3590.              employees by entering a negative amount (such
  3591.              as -300.00) in the deduction field only.  Do not
  3592.              make any other entries for this type of
  3593.              employee.  The entry should only be in the
  3594.              special deduction field.
  3595.  
  3596.  
  3597.  
  3598.  
  3599.                    START NEW PAYROLL Page 5-18
  3600.  
  3601.              Next
  3602.  
  3603.              Use this selection to display the next employee's windows
  3604.              for pay entries.  Continue until all employees have their pay
  3605.              information entered.  You can browse through any one to be
  3606.              sure all the information is entered correctly.
  3607.  
  3608.  
  3609.              Quit
  3610.  
  3611.              Use this selection to back out of the entry section.  You will
  3612.              be placed back to the Pay menu on the Add & post
  3613.              selection.
  3614.  
  3615.                                 Payroll Entry Menu
  3616.                            ------------------------------ 
  3617.                           |  Pay        Utilities  Exit  |
  3618.                            ----|-------------------------   
  3619.                              Prepare    
  3620.                              Enter      
  3621.                              Add & post
  3622.  
  3623.  
  3624.  
  3625.  
  3626.             Select Add & post
  3627.  
  3628.             You must use this selection after the Pay entries are
  3629.             completed.  This function adds the totals of the pay entries you
  3630.             just completed.  If you do not Add & post, the totals for
  3631.             your Month-To-Date, Quarter-To-Date, and Year-To-Date will
  3632.             not reflect this payroll.
  3633.  
  3634.             If you found that you had missed entering an employee's pay
  3635.             information, and you have already selected Add & post,
  3636.             DO NOT re-enter this Pay selection.  You must print the
  3637.             checks and reports before entering payroll data again in this
  3638.             Pay selection.  You could then run a separate payroll for only
  3639.             the employee you missed.  Then remember you must select
  3640.             Prepare first to clear out the previous payroll's totals.
  3641.  
  3642.                    START NEW PAYROLL Page 5-19
  3643.  
  3644.  
  3645.                           CAUTION
  3646.              If you did exit this Payroll Entry Menu
  3647.              and then return to it to add or change payroll
  3648.              information WITHOUT HAVING PRINTED
  3649.              THE CHECKS AND REPORTS, do not repeat
  3650.              the Prepare selection.  It would clear out all
  3651.              the totals you just completed for this payroll
  3652.              period.
  3653.  
  3654.  
  3655.  
  3656.                           CAUTION
  3657.              If you did exit this Payroll Entry Menu
  3658.              and then return to it AFTER PRINTING THE
  3659.              CHECKS AND REPORTS, you MUST repeat
  3660.              the Prepare selection to clear the way for
  3661.              new payroll entries.  You must clear out all the
  3662.              totals you just completed for the checks you
  3663.              printed, or the existing totals would be added
  3664.              again, and the checks would be printed with
  3665.              wrong amounts!
  3666.  
  3667.  
  3668.             When you have selected Add & post, it will automatically
  3669.             return you to the Payroll Entry Menu.
  3670.  
  3671.             OK, now you have entered all the employees' information so
  3672.             they can be paid for this pay period.  Now you are ready to
  3673.             print their paychecks.
  3674.  
  3675.                                 Payroll Entry Menu
  3676.                            ------------------------------ 
  3677.                           |  Pay        Utilities  Exit  |
  3678.                            ------------------------------   
  3679.  
  3680.         Press "E" twice to return to the Main Control Menu.
  3681.  
  3682.                                 Main Control Menu
  3683.                      ----------------------------------------- 
  3684.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  3685.                      ----------------------------------------- 
  3686.  
  3687.  
  3688.                    START NEW PAYROLL Page 5-20
  3689.  
  3690.      5. Print the Payroll Checks and Reports
  3691.  
  3692.         You print the pay checks and payroll reports from the Payroll
  3693.         Reporting Menu, which is accessed from the Main Control Menu.
  3694.  
  3695.         You need only the minimum Level 1 (or greater) password to access
  3696.         this menu.
  3697.  
  3698.      The Payroll Reporting Menu gives you a very flexible way of printing
  3699.      your reports, checks, W-2's, etc.  When you make a selection for
  3700.      printing, you will be prompted on the screen for the record you want to
  3701.      start printing with and the last record you want to end printing with:
  3702.  
  3703.      Start printing with:  First Record
  3704.  
  3705.      End printing with:    Last Record
  3706.  
  3707.      ZPAY 3 defaults to start printing with the first record in your selected 
  3708.      file and to end printing with the last record in your selected file.  
  3709.      However, ZPAY 3 gives you the flexibility to start and end the printing 
  3710.      with specific records if you want. 
  3711.  
  3712.      *  If the paper were to run out in your printer, or get torn, you can
  3713.         resume printing with the next record in line when the printer paper
  3714.         is restored.
  3715.  
  3716.         All you have to do is over-type the name (or number) of the next 
  3717.         record in line for "Start printing with:".  You can leave the "End 
  3718.         printing with:" to be "Last Record" to continue printing to the end of 
  3719.         the records. 
  3720.  
  3721.      *  If you want to begin a printing session with a selected range of
  3722.         records, just over-type the beginning and ending record name (or
  3723.         number).
  3724.  
  3725.  
  3726.                    START NEW PAYROLL Page 5-21
  3727.  
  3728.      *  Print the Paychecks
  3729.  
  3730.         Make sure that your printer is loaded with the appropriate blank
  3731.         paychecks.
  3732.  
  3733.                                 Main Control Menu
  3734.                      ----------------------------------------- 
  3735.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  3736.                      ----------------------------------------- 
  3737.  
  3738.         - Select Reports 
  3739.  
  3740.           This selection displays the Payroll Reporting menu.
  3741.  
  3742.                                Payroll Reporting Menu
  3743.           ---------------------------------------------------------------- 
  3744.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  3745.           ---------------------------------------------------------------- 
  3746.  
  3747.  
  3748.          -Select Checks 
  3749.  
  3750.           Now you can see the selections available under Checks.
  3751.  
  3752.                                Payroll Reporting Menu
  3753.           ---------------------------------------------------------------- 
  3754.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  3755.           -----------------------------------|---------------------------- 
  3756.                                            Checks    
  3757.                                            Register  
  3758.                                            No checks 
  3759.  
  3760.  
  3761.           Caution! Do not print the Register first.  You must print the
  3762.           paychecks first, or use the "No checks" selection before you can
  3763.           print a register without first printing the paychecks.
  3764.  
  3765.                    START NEW PAYROLL Page 5-22
  3766.  
  3767.          -Select Checks 
  3768.  
  3769.           You will be asked to enter some information about printing your
  3770.           paychecks:
  3771.  
  3772.           Enter the starting check number: XXXX
  3773.  
  3774.             Enter your starting check number and press [Enter].
  3775.  
  3776.           Are your check numbers pre-printed? (Y/N)
  3777.  
  3778.             Type "N" (for No) and press [Enter] if your checks are not pre-
  3779.             printed with check numbers.  ZPAY 3 will print sequential
  3780.             check numbers on your checks, beginning with the starting
  3781.             check number you entered above.
  3782.  
  3783.             Type "Y" (for Yes) and press [Enter] if your checks are pre-
  3784.             printed with sequential check numbers.  ZPAY 3 will not print
  3785.             check numbers on your checks.
  3786.  
  3787.             
  3788.           Enter a comment if desired:
  3789.  
  3790.             Any comments you type here will be printed on your checks. 
  3791.             The comment will be located beneath the payee's name and
  3792.             address.
  3793.  
  3794.           Are you using a LaserJet or compatible printer? (Y/N)
  3795.  
  3796.             Type "Y" (for Yes) and press [Enter] if you are going to print
  3797.             these test drive checks on a LaserJet or compatible laser
  3798.             printer.
  3799.  
  3800.             Type "N" (for No) and press [Enter] if you are going to print 
  3801.             these test drive checks on a dot-matrix, daisy wheel, or any non-
  3802.             laser printer. 
  3803.  
  3804.                    START NEW PAYROLL Page 5-23
  3805.  
  3806.          Init string:
  3807.           
  3808.           These are the default initializing codes for Epson dot-matrix
  3809.           printers (non-laser printers).  This "init" code selects compressed
  3810.           print for the printer.
  3811.  
  3812.           The codes for laser printers are built-in to ZPAY 3 and are not
  3813.           displayed.
  3814.  
  3815.          Exit string:
  3816.  
  3817.           These are the corresponding default exit codes for Epson dot-
  3818.           matrix printers.  This "exit" code returns the printer to 10
  3819.           characters per inch (cpi) printing.
  3820.  
  3821.           As for the "init" codes, the ones for laser printers are not
  3822.           displayed.
  3823.  
  3824.  
  3825.           Press [F10] to continue.
  3826.  
  3827.           Now you are asked to select the way you want the paychecks
  3828.           sorted for printing, by employee name, or by employee number.
  3829.  
  3830.             Enter "N" if you want your paychecks printed in
  3831.             order of the employees' last names.
  3832.  
  3833.             Enter "C" if you want your paychecks printed in
  3834.             order of the employees' code numbers.
  3835.  
  3836.           When you enter your choice, ZPAY 3 begins printing your
  3837.           payroll's paychecks.
  3838.  
  3839.           When the printer has finished printing the paychecks, ZPAY 3
  3840.           returns you to the Payroll Reporting Menu.  Press [Enter] to re-
  3841.           display the selections available under Check.
  3842.  
  3843.                    START NEW PAYROLL Page 5-24
  3844.  
  3845.  
  3846.                                Payroll Reporting Menu
  3847.           ---------------------------------------------------------------- 
  3848.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  3849.           -----------------------------------|---------------------------- 
  3850.                                            Checks    
  3851.                                            Register  
  3852.                                            No checks 
  3853.  
  3854.           Now, prepare the printer for printing the check register.  Make
  3855.           sure that your printer is loaded with the appropriate print paper
  3856.           for the check register.
  3857.  
  3858.          -Select Register 
  3859.  
  3860.           When you select Register this pay period's paycheck register
  3861.           will begin printing.
  3862.  
  3863.           When the printer has finished printing the check register, ZPAY
  3864.           3 returns you to the Payroll Reporting Menu.
  3865.  
  3866.                                Payroll Reporting Menu
  3867.           ---------------------------------------------------------------- 
  3868.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  3869.           ---------------------------------------------------------------- 
  3870.  
  3871.  
  3872.                    START NEW PAYROLL Page 5-25
  3873.  
  3874.      *   Print a Payroll Report
  3875.  
  3876.          Make sure that your printer is loaded with the appropriate print
  3877.          paper for your reports.
  3878.  
  3879.          -Select Period
  3880.  
  3881.                                Payroll Reporting Menu
  3882.           ---------------------------------------------------------------- 
  3883.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  3884.           ---|------------------------------------------------------------ 
  3885.            Single  
  3886.            Current 
  3887.            Active  
  3888.            cOmplete
  3889.            Employer
  3890.            cosT
  3891.            Wide current
  3892.            wIde active
  3893.            wiDe complete
  3894.  
  3895.           All the selections under Period are reports for the last pay
  3896.           period entered.  (That's the payroll you just completed.)
  3897.  
  3898.  
  3899.          -Select the reports you want to print.
  3900.  
  3901.           There are various types of reports you can choose.  Refer to the
  3902.           Introduction section of this manual under Menus for explanations
  3903.           about the types of reports you can make with ZPAY 3.
  3904.  
  3905.           When you select a report to be printed, you will be asked to enter
  3906.           some information about the printer you are going to use to print
  3907.           this report:
  3908.  
  3909.           Are you using a LaserJet or compatible printer? (Y/N)
  3910.  
  3911.           -  Type "Y" (for Yes) and press [Enter] if you are going to print 
  3912.              the report on a LaserJet or compatible laser printer. 
  3913.  
  3914.           -  Type "N" (for No) and press [Enter] if you are going to print the 
  3915.              report on a dot-matrix, daisy wheel, or any non-laser printer. 
  3916.  
  3917.                    START NEW PAYROLL Page 5-26
  3918.  
  3919.           Then you will be asked to select the way you want the records
  3920.           of the report sorted for printing, by employee name, or by
  3921.           employee number.
  3922.  
  3923.              Enter "N" if you want your report printed in order
  3924.              of the employees' last names.
  3925.  
  3926.              Enter "C" if you want your report printed in order
  3927.              of the employees' code numbers.
  3928.  
  3929.           When you enter your choice, ZPAY 3 begins printing your
  3930.           payroll's report.
  3931.  
  3932.           When the printer has finished printing the report, ZPAY 3 returns
  3933.           you to the Payroll Reporting Menu.
  3934.  
  3935.  
  3936.                    START NEW PAYROLL Page 5-27
  3937.  
  3938.                                Payroll Reporting Menu
  3939.           ---------------------------------------------------------------- 
  3940.          | Period  Month Quarter Year      Checks    miSc  Utility   Exit |
  3941.           -------------------------------------------------------------|-- 
  3942.                                                                      Stay
  3943.                                                                      Exit
  3944.  
  3945.  
  3946.           If you wish, you can print any other reports before continuing to
  3947.           the next procedure.
  3948.  
  3949.          -Press "E" (to Exit) twice to exit back to the Main Control Menu.
  3950.  
  3951.                                 Main Control Menu
  3952.                      ----------------------------------------- 
  3953.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  3954.                      ----------------------------------------- 
  3955.  
  3956.  
  3957.                    START NEW PAYROLL Page 5-28
  3958.  
  3959.      * Back-Up and Save the Payroll
  3960.  
  3961.        Now you will finish up by copying this payroll to a floppy disk for
  3962.        security.
  3963.  
  3964.        Use the Utility File selection from the Main Control Menu to select
  3965.        the Backup utility.
  3966.  
  3967.        - Select Backup.
  3968.  
  3969.                                 Main Control Menu
  3970.                      ----------------------------------------- 
  3971.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  3972.                      ---------------------------|------------- 
  3973.                                               Date      
  3974.                                               File      
  3975.                                               Password
  3976.                                               Backup
  3977.                                               Restore
  3978.                                               Export
  3979.  
  3980.          ZPAY 3 will ask you the designation of the floppy drive to which
  3981.          you want to copy the back up files:
  3982.  
  3983.              What drive do you want to backup to? A
  3984.  
  3985.          The "A" floppy drive selection is already displayed for your
  3986.          convenience.
  3987.  
  3988.          -If you want to back-up your files to a different drive, enter the
  3989.           letter of that drive.  Place a floppy disk in that drive.  When you
  3990.           press the [Enter] key, ZPAY 3 will start copying your files to that
  3991.           drive
  3992.  
  3993.          -If you want to back-up your files to the "A" drive, place a floppy 
  3994.           disk in drive "A" and just press the [Enter] key.  ZPAY 3 will start 
  3995.           copying your files to drive "A". 
  3996.  
  3997.                    START NEW PAYROLL Page 5-29
  3998.  
  3999.          ZPAY 3 uses a built-in "archive" program, called "LHARC", to
  4000.          compress your payroll files into smaller ones as they are copied
  4001.          onto the floppy disk.
  4002.  
  4003.          All the individual files that are copied are compressed onto the
  4004.          floppy disk as one file name.  This one file will be less than half
  4005.          the size of the original files combined!  ZPAY 3 automatically
  4006.          names this file using numbers corresponding to the date you make
  4007.          the back-up copy:
  4008.  
  4009.                     MMDDYY.LZH
  4010.                     |||||| |||      
  4011.                     ||||||  \\\_____ 
  4012.                    // || \\         |
  4013.                  //   ||  ||        |
  4014.               Month  Day  Year   Extension             
  4015.                                  Identifies
  4016.                                  LHarc File
  4017.  
  4018.          For example:
  4019.  
  4020.          If the date you make the back-up is March 10th 1991, ZPAY 3 will
  4021.          automatically name the compressed file to be: 031091.LZH
  4022.  
  4023.          When the back-up copy is completed, you will be returned to the
  4024.          Main Control Menu.
  4025.  
  4026.                                 Main Control Menu
  4027.                      ----------------------------------------- 
  4028.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  4029.                      ----------------------------------------- 
  4030.  
  4031.  
  4032.  
  4033.      * You're Done!
  4034.  
  4035.        Press "E" (for Exit) twice to exit out of ZPAY 3 and you will be
  4036.        returned to your computer's DOS prompt.
  4037.  
  4038.                          C:\ZPAY3>
  4039.  
  4040.                    APPENDIX A  Page A-1
  4041.  
  4042.                         Appendix A
  4043.  
  4044.                          Reference
  4045.  
  4046.  
  4047.                         Tax Tables
  4048.  
  4049.                          * Federal
  4050.  
  4051.                           * State
  4052.  
  4053.                           * Local
  4054.  
  4055.  
  4056.  
  4057.  
  4058.                         Main Control Menu
  4059.              ----------------------------------------- 
  4060.             |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  4061.              --------------------|-------------------- 
  4062.                                  |
  4063.                                  |
  4064.                                  |
  4065.                                  |
  4066.                                  |
  4067.                                  |
  4068.                                  |
  4069.                                  |       Data Edit Menu
  4070.                               ---|------------------------------- 
  4071.                              |  Tax     Data files  Utility Exit |
  4072.                               ---|------------------------------- 
  4073.                                 Federal    
  4074.                                 State      
  4075.                                 Local      
  4076.  
  4077.           (APPENDIX A Page A-2 is blank)
  4078.  
  4079.                    APPENDIX A  Page A-3
  4080.  
  4081.                                  Federal
  4082.       -----------------------------------------------------------------
  4083.  
  4084.                           Page One of Three Pages
  4085.  
  4086.  
  4087.                    Federal Exemption Allowance :   XXXX.XX
  4088.  
  4089.                                       Percent     Cut Off
  4090.  
  4091.                    FICA (Employer) :  X.XXX %     XXXXX.XX
  4092.  
  4093.                    FICA (Employee) :  X.XXX %     XXXXX.XX
  4094.  
  4095.                    Fed Unemployment:  X.XXX %      XXXX.XX
  4096.  
  4097.       ----------------------------------------------------------------- 
  4098.  
  4099.      Federal Exemption Allowance :  XXXX.XX
  4100.  
  4101.      This is the maximum amount allowed for each exemption claimed by an
  4102.      employee.
  4103.  
  4104.      Percent
  4105.  
  4106.      This is the column for the percent that is applied to each employee's
  4107.      wages for calculation of the FICA tax.
  4108.  
  4109.      Cut Off
  4110.  
  4111.      This is the maximum of the employee's wage that the percentage (above)
  4112.      can be used to calculate the FICA tax.
  4113.  
  4114.      FICA (Employer) :  X.XXX %    XXXXX.XX
  4115.  
  4116.      This is the percent and cut off calculations for FICA contribution made
  4117.      by the employer.
  4118.  
  4119.      FICA (Employee) :  X.XXX %    XXXXX.XX
  4120.  
  4121.      This is the percent and cut off calculations for FICA contribution made
  4122.      by the employee.
  4123.  
  4124.      Fed Unemployment:  X.XXX %    XXXXX.XX
  4125.  
  4126.      This is the Federal Unemployment tax paid by the employer.
  4127.  
  4128.                    APPENDIX A  Page A-4
  4129.  
  4130.                                  Federal
  4131.       ----------------------------------------------------------------- 
  4132.                           Page Two of Three Pages
  4133.  
  4134.  
  4135.                          Table for Single Persons
  4136.  
  4137.                       Minimum of      Amount to       Percent over
  4138.           Line          Range          Withhold          Minimum
  4139.  
  4140.             1              0.00            0.00        0.000 %
  4141.             2           XXXX.XX            0.00       XX.000 %
  4142.             3          XXXXX.XX         XXXX.XX       XX.000 %
  4143.             4          XXXXX.XX        XXXXX.XX       XX.000 %
  4144.             5         XXXXXX.XX        XXXXX.XX       XX.000 %
  4145.             6              0.00            0.00        0.000 %
  4146.             7              0.00            0.00        0.000 %
  4147.             8              0.00            0.00        0.000 %
  4148.  
  4149.       ----------------------------------------------------------------- 
  4150.  
  4151.      This table applies only for employees whose marital status is "single".
  4152.  
  4153.      Minimum of Range
  4154.  
  4155.      This column contains the ranges of minimum amounts of wages used for
  4156.      calculating Federal withholding taxes.
  4157.  
  4158.      Amount to Withhold
  4159.  
  4160.      This column contains the base amounts to be withheld corresponding to
  4161.      each range of minimum amount.
  4162.  
  4163.      Percent over Minimum
  4164.  
  4165.      This column contains the percentages of the excess over the minimum
  4166.      amounts which are added to the base amounts.
  4167.  
  4168.      Line 1
  4169.      through
  4170.      Line 8
  4171.  
  4172.      These lines contain the figures that apply to each level of minimum wage
  4173.      range.  Use Line 1 for zero wages and percents.  Use each succeeding
  4174.      line for each succeeding level of minimum wage range.
  4175.  
  4176.                    APPENDIX A  Page A-5
  4177.  
  4178.                                   Federal
  4179.       ----------------------------------------------------------------- 
  4180.                           Page Three of Three Pages
  4181.  
  4182.  
  4183.                           Table for Married Persons
  4184.  
  4185.                     Minimum of      Amount to       Percent over
  4186.         Line          Range          Withhold          Minimum
  4187.  
  4188.           1              0.00            0.00        0.000 %
  4189.           2           XXXX.XX            0.00       XX.000 %
  4190.           3          XXXXX.XX         XXXX.XX       XX.000 %
  4191.           4          XXXXX.XX        XXXXX.XX       XX.000 %
  4192.           5         XXXXXX.XX        XXXXX.XX       XX.000 %
  4193.           6              0.00            0.00        0.000 %
  4194.           7              0.00            0.00        0.000 %
  4195.           8              0.00            0.00        0.000 %
  4196.  
  4197.  
  4198.       ----------------------------------------------------------------- 
  4199.  
  4200.      This table applies only for employees whose marital status is "married".
  4201.  
  4202.      Minimum of Range
  4203.  
  4204.      This column contains the ranges of minimum amounts of wages used for
  4205.      calculating Federal withholding taxes.
  4206.  
  4207.      Amount to Withhold
  4208.  
  4209.      This column contains the base amounts to be withheld corresponding to
  4210.      each range of minimum amount.
  4211.  
  4212.      Percent over Minimum
  4213.  
  4214.      This column contains the percentages of the excess over the minimum
  4215.      amounts which are added to the base amounts.
  4216.  
  4217.      Line 1
  4218.      through
  4219.      Line 8
  4220.  
  4221.      These lines contain the figures that apply to each level of minimum wage
  4222.      range.  Use Line 1 for zero wages and percents.  Use each succeeding
  4223.      line for each succeeding level of minimum wage range.
  4224.  
  4225.      APPENDIX A Page A-6 is blank)
  4226.  
  4227.                    APPENDIX A  Page A-7
  4228.  
  4229.                           State
  4230.       ----------------------------------------------------------------- 
  4231.                  Page One of Six Pages
  4232.  
  4233.        Name of State ___________   Abbreviation __
  4234.        Maximum on wages to tax (Y/N)
  4235.        Limit of Unemployment      0.00  Rate  0.000 (Employer only)
  4236.        Is there SDI type Tax (Y/N)__  State withholding (Y/N)__
  4237.        Calculate by Table or Percent (T/P)__
  4238.        Base on Gross or Tax (G/T)__
  4239.        Amount or Percent on Standard Deduction (A/P)
  4240.      * Single Standard Deduction      Percent     0.000 % 
  4241.      * Married Standard Deduction     Percent     0.000 % 
  4242.        Minimum Standard Deduction     Amount       0.00
  4243.        Maximum Standard Deduction     Amount       0.00
  4244.        Standard Deduction Before or After Calculation (B/A)
  4245.        Single Personal Exemption        0.00
  4246.        Married Personal Exemption       0.00
  4247.        Subtract Personal Exemption Before or After Calculation (B/A)
  4248.        Exemption Amount per Dependent      0.00
  4249.        Subtract Dependent Exemption Before or After Calculation (B/A)
  4250.        Deduct FICA (Y/N)    Deduct Federal W/H (Y/N)   All or Half (A/H)
  4251.        Deduct Before or After Calculation (B/A)
  4252.  
  4253.       ----------------------------------------------------------------- 
  4254.      * These are "Percent" entries when "P" is selected above.
  4255.        These are "Amount"  entries when "A" is selected above.
  4256.  
  4257.      Name of State ___________ 
  4258.  
  4259.      This is the name of the state in which your company is located.
  4260.  
  4261.      Abbreviation __
  4262.  
  4263.      This is the two letter abbreviation of the state used in mailing 
  4264.      addresses. 
  4265.  
  4266.      Maximum on wages to tax (Y/N)
  4267.  
  4268.      Some states have a ceiling on the total wages to be taxed.  This can be
  4269.      compared to the procedure used by the Federal FICA tax.
  4270.  
  4271.        - Enter "N" (for No) if your state does not have a maximum level
  4272.          wage that can be taxed.  (You will not be prompted to enter a Cut-
  4273.          off amount.)
  4274.  
  4275.        - Enter "Y" (for Yes) if your state does have a maximum amount of
  4276.          wages that can be taxed.  You will be prompted to enter the Cut-
  4277.          off amount:
  4278.  
  4279.                    APPENDIX A  Page A-8
  4280.  
  4281.          Cut off amount     0.00
  4282.  
  4283.          This is the maximum wage that can be taxed.
  4284.  
  4285.  
  4286.      Limit of Unemployment   0.00   Rate  0.000 (Employer only)
  4287.  
  4288.      This is for states that have State Unemployment Insurance (SUI) tax or
  4289.      State Unemployment Tax (SUTA) return.  This is similar to the Federal
  4290.      FUTA tax.  This is not deducted from the employees pay.  This is
  4291.      reported only for the employer's contribution.
  4292.  
  4293.        Limit
  4294.        Enter the cut off amount of wages,if any.
  4295.  
  4296.        Rate
  4297.        This is the percentage of contribution by the employer.
  4298.  
  4299.  
  4300.      Is there SDI type Tax (Y/N)__ 
  4301.  
  4302.      This is a "State Disability Insurance tax".
  4303.  
  4304.        - Enter "Y" (for Yes) if your state does have SDI.  Be sure to enter
  4305.          the amounts on "Page Two of Six Pages" of this tax table.
  4306.  
  4307.        - Enter "N" (for No) if your state does not have SDI.  (Then you
  4308.          will not need to enter anything on "Page Two of Six Pages" of this
  4309.          table.)
  4310.  
  4311.  
  4312.      State withholding (Y/N)__
  4313.  
  4314.      This is a State Income Tax.
  4315.  
  4316.        - Enter "N" (for No) if your state does not have a State Income Tax.
  4317.  
  4318.          If your state has no state income tax, do not enter any other entries
  4319.          on this page.  Skip to the next page "Page Two of Six Pages".
  4320.  
  4321.        - Enter "Y" (for Yes) if your state has a State Income Tax.  You will
  4322.          need to fill out the rest of the entries on this page:
  4323.  
  4324.                    APPENDIX A  Page A-9
  4325.  
  4326.      Calculate by Table or Percent (T/P)__
  4327.  
  4328.        - Enter "P" (for Percentage) if your State Income Tax is calculated
  4329.          by one percentage rate.  When you enter "P", you will be prompted
  4330.          to enter the percentage rate:
  4331.  
  4332.          Rate  0.000 %
  4333.          Enter the single percentage rate used to calculate your state's State 
  4334.          Income Tax. 
  4335.  
  4336.        - Enter "T" (for Table) if your State Income Tax is calculated using
  4337.          tax tables (similar to the Federal Tax Tables).  Or if it uses one
  4338.          percentage for single persons and a different percentage for married
  4339.          persons, or multiple percentages.
  4340.  
  4341.          When you enter "T", be sure to enter the correct amounts in the
  4342.          tables on "Page Three of Six Pages", "Page Four of Six Pages",
  4343.          and "Page Five of Six Pages" after you have completed this page.
  4344.  
  4345.      Base on Gross or Tax (G/T)__
  4346.  
  4347.        - Enter "G" (for Gross) if your state bases the taxable wages on the
  4348.          gross income.
  4349.  
  4350.        - Enter "T" (for Tax) if your state bases the taxable wages on the
  4351.          Federal Tax amount.
  4352.  
  4353.      Amount or Percent on Standard Deduction (A/P)
  4354.  
  4355.        - Enter "A" (for Amount) to have a fixed dollar amount deducted
  4356.          using this calculation:
  4357.  
  4358.           Taxable Gross Pay = (Gross Pay) - (Standard Deduction Amount)
  4359.  
  4360.  
  4361.                    APPENDIX A  Page A-10
  4362.  
  4363.          Enter the appropriate deduction amount in only one of the
  4364.          selections below:
  4365.  
  4366.          -   If the employee's marital status is "single", enter the
  4367.              deduction amount to: 
  4368.  
  4369.       "Single Standard Deduction    Amount   0.00".
  4370.  
  4371.              Enter this amount when you have selected "A" (for Amount)
  4372.              above.
  4373.  
  4374.          -   If the employee's marital status is "married", enter the
  4375.              deduction amount to:
  4376.  
  4377.       "Married Standard Deduction   Amount   0.00".
  4378.  
  4379.              Enter this amount when you have selected "A" (for Amount)
  4380.              above.
  4381.  
  4382.  
  4383.          This taxable gross amount will be compared against the minimum
  4384.          and maximum standard deduction amounts.
  4385.  
  4386.          - If the amount is between the minimum and maximum standard
  4387.            deductions, the taxable gross amount remains unchanged.
  4388.  
  4389.          - If the amount is less than the minimum standard deduction, the
  4390.            taxable gross amount will become the same as the minimum.
  4391.  
  4392.          - if the amount is more than the maximum standard deduction,
  4393.            the taxable gross amount will become the same as the
  4394.            maximum.
  4395.  
  4396.  
  4397.        - Enter "P" (for Percent) to have a fixed percent deducted using this
  4398.          calculation:
  4399.  
  4400.        Taxable Gross Pay = Gross Pay - (Gross Pay x Standard Deduction %)
  4401.  
  4402.                    APPENDIX A  Page A-11
  4403.  
  4404.          Enter the appropriate deduction percent in only one of the
  4405.          selections below:
  4406.  
  4407.          - If the employee's marital status is "single", enter the deduction
  4408.            percent to: 
  4409.  
  4410.       "Single Standard Deduction    Percent   0.000 %".
  4411.  
  4412.            Enter this percent when you have selected "P" (for Percent)
  4413.            above.
  4414.  
  4415.          - If the employee's marital status is "married", enter the
  4416.            deduction percent to:
  4417.  
  4418.       "Married Standard Deduction   Percent   0.00 %".
  4419.  
  4420.            Enter this percent when you have selected "P" (for Percent)
  4421.            above.
  4422.  
  4423.        This taxable gross amount will be compared against the minimum and
  4424.        maximum standard deduction amounts.
  4425.  
  4426.        - If the amount is between the minimum and maximum standard
  4427.          deductions, the taxable gross amount remains unchanged.
  4428.  
  4429.        - If the amount is less than the minimum standard deduction, the
  4430.          taxable gross amount will become the same as the minimum.
  4431.  
  4432.        - if the amount is more than the maximum standard deduction, the
  4433.          taxable gross amount will become the same as the maximum.
  4434.  
  4435.  
  4436.      Minimum Standard Deduction     Amount       0.00
  4437.  
  4438.      This is the minimum amount for a standard deduction.
  4439.  
  4440.      Maximum Standard Deduction     Amount       0.00
  4441.  
  4442.      This is the maximum amount for a standard deduction.
  4443.  
  4444.                    APPENDIX A  Page A-12
  4445.  
  4446.      Standard Deduction Before or After Calculation
  4447.      (B/A)
  4448.  
  4449.      This is asking if you want to deduct the exemption before or after the
  4450.      "tax calculation" by either the tables or percentage method.
  4451.  
  4452.        - Enter "B" (for Before) to deduct the standard deduction before the
  4453.          State tax calculation is done.
  4454.  
  4455.        - Enter "A" (for After) to deduct the standard deduction after the
  4456.          State tax calculation is done.
  4457.  
  4458.      Single Personal Exemption        0.00
  4459.  
  4460.      This is a fixed dollar amount to be deducted from the gross amount
  4461.      without regard to a minimum or maximum as the "Standard Deductions"
  4462.      above.  Enter this if the employee's marital status is "single".
  4463.  
  4464.      Married Personal Exemption       0.00
  4465.  
  4466.      This is a fixed dollar amount to be deducted from the gross amount
  4467.      without regard to a minimum or maximum as the "Standard Deductions"
  4468.      above.  Enter this if the employee's marital status is "married".
  4469.  
  4470.      Subtract Personal Exemption Before or After
  4471.      Calculation (B/A)
  4472.  
  4473.        - Enter "B" (for Before) to deduct the (single or married) personal
  4474.          exemption before the State tax calculation is done.
  4475.  
  4476.        - Enter "A" (for After) to deduct the (single or married) personal
  4477.          exemption after the State tax calculation is done.
  4478.  
  4479.      Exemption Amount per Dependent      0.00
  4480.  
  4481.      This is a calculated dollar amount derived from this formula:
  4482.                                --                      -- 
  4483.            Taxable    Gross   | Exemption      Number    | 
  4484.            Gross   =  Wages - | Amount per  x  of        | 
  4485.            Wages              | Dependent      Dependents| 
  4486.                                --                      -- 
  4487.  
  4488.                    APPENDIX A  Page A-13
  4489.  
  4490.      Subtract Dependent Exemption Before or After
  4491.      Calculation (B/A)
  4492.  
  4493.        - Enter "B" (for Before) to deduct the dependent exemption before
  4494.          the State tax calculation is done.
  4495.  
  4496.        - Enter "A" (for After) to deduct the dependent exemption after the
  4497.          State tax calculation is done.
  4498.  
  4499.      Deduct FICA (Y/N)
  4500.  
  4501.        - Enter "Y" (for yes) if your State regulations deduct FICA from the
  4502.          gross amount to calculate State taxes.
  4503.  
  4504.        - Enter "N" (for No) if your State regulations do not deduct FICA
  4505.          from the gross amount to calculate State taxes.
  4506.  
  4507.      Deduct Federal W/H (Y/N)   All or Half (A/H)
  4508.  
  4509.        - Enter "Y" (for yes) if your State regulations deduct Federal
  4510.          withholding from the gross amount to calculate State taxes.
  4511.  
  4512.        - Enter "N" (for No) if your State regulations do not deduct Federal
  4513.          withholding from the gross amount to calculate State taxes.
  4514.  
  4515.      Deduct Before or After Calculation (B/A)
  4516.  
  4517.        - Enter "B" (for Before) to deduct the FICA or Federal withholding
  4518.          before the tax State calculation is done.
  4519.  
  4520.        - Enter "A" (for After) to deduct the FICA or Federal withholding
  4521.          after the State tax calculation is done.
  4522.  
  4523.                    APPENDIX A  Page A-14
  4524.  
  4525.                                   State
  4526.       ----------------------------------------------------------------- 
  4527.                             Page Two of Six Pages
  4528.  
  4529.  
  4530.                 SDI Employee Rate  X.XXX %   Cutoff  XXXXX.XX
  4531.  
  4532.                 SDI Employer Rate  X.XXX %   Cutoff   XXXX.XX
  4533.  
  4534.       ----------------------------------------------------------------- 
  4535.  
  4536.  
  4537.      SDI Employee Rate  X.XXX %   Cutoff  XXXXX.XX
  4538.  
  4539.      This is the State Disability Insurance rate and maximum wage used for
  4540.      calculating the amount for the employee's contributions.
  4541.  
  4542.      SDI Employer Rate  X.XXX %   Cutoff   XXXX.XX
  4543.  
  4544.      This is the State Disability Insurance rate and maximum wage used for
  4545.      calculating the amount for the employer's contributions.
  4546.  
  4547.  
  4548.  
  4549.                      * * *   For CALIFORNIA Only  * * *
  4550.       ----------------------------------------------------------------- 
  4551.                             Page Two of Six Pages
  4552.  
  4553.  
  4554.                 SDI Employee Rate  X.XXX %   Cutoff  XXXXX.XX
  4555.  
  4556.                 Training Tax Rate  X.XXX %   Cutoff   XXXX.XX
  4557.  
  4558.       ----------------------------------------------------------------- 
  4559.  
  4560.  
  4561.      SDI Employee Rate  X.XXX %   Cutoff  XXXXX.XX
  4562.  
  4563.      This is the California State Disability Insurance rate and maximum wage
  4564.      used for calculating the amount.
  4565.  
  4566.      Training Tax Rate  X.XXX %   Cutoff   XXXX.XX
  4567.  
  4568.      This is the California State training Tax rate and maximum wage used for
  4569.      calculating the amount.  (This is applicable for California ONLY.)
  4570.  
  4571.                    APPENDIX A  Page A-15
  4572.  
  4573.                                    State
  4574.       ----------------------------------------------------------------- 
  4575.                            Page Three of Six Pages
  4576.  
  4577.                           Table for Single Persons
  4578.  
  4579.                       Minimum of      Amount to       Percent over
  4580.           Line          Range          Withhold          Minimum
  4581.  
  4582.             1              0.00            0.00        0.000 %
  4583.             2              0.00            0.00        0.000 %
  4584.             3              0.00            0.00        0.000 %
  4585.             4              0.00            0.00        0.000 %
  4586.             5              0.00            0.00        0.000 %
  4587.             6              0.00            0.00        0.000 %
  4588.             7              0.00            0.00        0.000 %
  4589.             8              0.00            0.00        0.000 %
  4590.             9              0.00            0.00        0.000 %
  4591.             10             0.00            0.00        0.000 %
  4592.             11             0.00            0.00        0.000 %
  4593.             12             0.00            0.00        0.000 %
  4594.  
  4595.       ----------------------------------------------------------------- 
  4596.  
  4597.      This table applies only for employees whose marital status is "single".
  4598.  
  4599.      Minimum of Range
  4600.  
  4601.      This column contains the ranges of minimum amounts of wages used for
  4602.      calculating State withholding taxes.
  4603.  
  4604.      Amount to Withhold
  4605.  
  4606.      This column contains the base amounts to be withheld corresponding to
  4607.      each range of minimum amount.
  4608.  
  4609.      Percent over Minimum
  4610.  
  4611.      This column contains the percentages of the excess over the minimum
  4612.      amounts which are added to the base amounts.
  4613.  
  4614.      Line 1 through Line 12
  4615.  
  4616.      These lines contain the figures that apply to each level of minimum wage
  4617.      range.  Use Line 1 for zero wages and percents.  Use each succeeding
  4618.      line for each succeeding level of minimum wage range.
  4619.  
  4620.                    APPENDIX A  Page A-16
  4621.  
  4622.                                    State
  4623.       ----------------------------------------------------------------- 
  4624.                            Page Four of Six Pages
  4625.  
  4626.                           Table for Married Persons
  4627.  
  4628.                        Minimum of      Amount to       Percent over
  4629.            Line          Range          Withhold          Minimum
  4630.  
  4631.              1              0.00            0.00        0.000 %
  4632.              2              0.00            0.00        0.000 %
  4633.              3              0.00            0.00        0.000 %
  4634.              4              0.00            0.00        0.000 %
  4635.              5              0.00            0.00        0.000 %
  4636.              6              0.00            0.00        0.000 %
  4637.              7              0.00            0.00        0.000 %
  4638.              8              0.00            0.00        0.000 %
  4639.              9              0.00            0.00        0.000 %
  4640.              10             0.00            0.00        0.000 %
  4641.              11             0.00            0.00        0.000 %
  4642.              12             0.00            0.00        0.000 %
  4643.  
  4644.       ----------------------------------------------------------------- 
  4645.  
  4646.      This table applies only for employees whose marital status is "married".
  4647.  
  4648.      Minimum of Range
  4649.  
  4650.      This column contains the ranges of minimum amounts of wages used for
  4651.      calculating State withholding taxes.
  4652.  
  4653.      Amount to Withhold
  4654.  
  4655.      This column contains the base amounts to be withheld corresponding to
  4656.      each range of minimum amount.
  4657.  
  4658.      Percent over Minimum
  4659.  
  4660.      This column contains the percentages of the excess over the minimum
  4661.      amounts which are added to the base amounts.
  4662.  
  4663.      Line 1 through Line 12
  4664.  
  4665.      These lines contain the figures that apply to each level of minimum wage
  4666.      range.  Use Line 1 for zero wages and percents.  Use each succeeding
  4667.      line for each succeeding level of minimum wage range.
  4668.  
  4669.                    APPENDIX A  Page A-17
  4670.  
  4671.                                    State
  4672.       ----------------------------------------------------------------- 
  4673.                            Page Five of Six Pages
  4674.  
  4675.                         Table for Heads of Household
  4676.  
  4677.                        Minimum of      Amount to       Percent over
  4678.            Line          Range          Withhold          Minimum
  4679.  
  4680.              1              0.00            0.00        0.000 %
  4681.              2              0.00            0.00        0.000 %
  4682.              3              0.00            0.00        0.000 %
  4683.              4              0.00            0.00        0.000 %
  4684.              5              0.00            0.00        0.000 %
  4685.              6              0.00            0.00        0.000 %
  4686.              7              0.00            0.00        0.000 %
  4687.              8              0.00            0.00        0.000 %
  4688.              9              0.00            0.00        0.000 %
  4689.              10             0.00            0.00        0.000 %
  4690.              11             0.00            0.00        0.000 %
  4691.              12             0.00            0.00        0.000 %
  4692.  
  4693.       ----------------------------------------------------------------- 
  4694.  
  4695.      This table applies only for employees whose marital status is "head of
  4696.      household".
  4697.  
  4698.      Minimum of Range
  4699.  
  4700.      This column contains the ranges of minimum amounts of wages used for
  4701.      calculating State withholding taxes.
  4702.  
  4703.      Amount to Withhold
  4704.  
  4705.      This column contains the base amounts to be withheld corresponding to
  4706.      each range of minimum amount.
  4707.  
  4708.      Percent over Minimum
  4709.  
  4710.      This column contains the percentages of the excess over the minimum
  4711.      amounts which are added to the base amounts.
  4712.  
  4713.      Line 1 through Line 12
  4714.  
  4715.      These lines contain the figures that apply to each level of minimum wage
  4716.      range.  Use Line 1 for zero wages and percents.  Use each succeeding
  4717.      line for each succeeding level of minimum wage range.
  4718.  
  4719.                    APPENDIX A  Page A-18
  4720.  
  4721.                                     State
  4722.       ----------------------------------------------------------------- 
  4723.                             Page Six of Six Pages
  4724.  
  4725.          --------------------ESTIMATED DEDUCTIONS------------------
  4726.  
  4727.              Amount for each itemized deduction            XXXX.XX
  4728.  
  4729.          --------------------STANDARD DEDUCTIONS-------------------      
  4730.                                     0 or 1  Allowances  2 or more
  4731.  
  4732.            Standard Deduction        XXXX.XX            XXXX.XX
  4733.  
  4734.          -------------------TAX CREDIT TABLE-----------------------      
  4735.                       Table D        0       1       2       Increment
  4736.  
  4737.            Tax credit single         X.XX    XX.XX   XXX.XX    XX.XX
  4738.  
  4739.            Tax credit married        X.XX    XX.XX   XXX.XX    XX.XX
  4740.  
  4741.       ----------------------------------------------------------------- 
  4742.  
  4743.  
  4744.      * * *   This table applies to CALIFORNIA state taxes ONLY.  * * * 
  4745.  
  4746.      ESTIMATED DEDUCTIONS
  4747.  
  4748.      These are for additional withholding allowances claimed by the
  4749.      employee.  If the employee claims any additional withholding allowances
  4750.      for estimated deductions, subtract the amount of the estimated deduction
  4751.      from the employee's wages.
  4752.  
  4753.      Amount for each itemized deduction         0.00
  4754.  
  4755.      This is the fixed dollar amount the employee claims for additional
  4756.      withholding.
  4757.  
  4758.      STANDARD DEDUCTIONS
  4759.  
  4760.      These are for standard withholding allowances claimed by the employee. 
  4761.      Subtract the amount of the standard deduction from the employee's
  4762.      wages.
  4763.  
  4764.      This is the number of allowances claimed by an employee's whose
  4765.      marital status is "Married" or "Unmarried Head of Household".  It is a
  4766.      fixed dollar amount based on the employee's earning period.
  4767.  
  4768.                    APPENDIX A  Page A-19
  4769.  
  4770.      0 or 1 Allowances  2 or more
  4771.  
  4772.      These are the columns for the number of allowances claimed by an
  4773.      employee.
  4774.  
  4775.      - 0 or 1
  4776.  
  4777.      This is the column for the standard deduction amount for none "0" or one
  4778.      "1" allowance claimed by the employee.
  4779.  
  4780.      - 2 or more
  4781.  
  4782.      This is the column for the standard deduction amount for two "2" or
  4783.      more allowances claimed by the employee.
  4784.  
  4785.      Standard Deduction       0.00         0.00
  4786.  
  4787.      This is the amount of the standard deduction corresponding to the column
  4788.      in the Standard Deduction Table.
  4789.  
  4790.      TAX CREDIT TABLE
  4791.  
  4792.      These are for tax credit allowances claimed by the employee.  Subtract
  4793.      the amount of the tax credit from the employee's wages.
  4794.  
  4795.      It is a fixed dollar amount based on the employee's earning period.
  4796.  
  4797.      Table D   0     1     2     Increment
  4798.  
  4799.      These are the columns for the number of tax credits claimed by an
  4800.      employee.
  4801.  
  4802.      - The "0", "1", and "2" are the number of allowances.
  4803.  
  4804.      - The "Increment" is the amount of each step for the next highest pay
  4805.        period.
  4806.  
  4807.                    APPENDIX A  Page A-20
  4808.  
  4809.      Tax credit single    0.00    0.00    0.00    0.00
  4810.  
  4811.      This is the amount of the tax credit for an employee whose marital status 
  4812.      is "Single", corresponding to the column in the Tax Credit Table. 
  4813.  
  4814.      Tax credits married  0.00    0.00    0.00    0.00
  4815.  
  4816.      This is the amount of the tax credit for an employee whose marital status
  4817.      is "Married", corresponding to the column in the Tax Credit Table.
  4818.  
  4819.  
  4820.      (APPENDIX A Page A-21 and A-22 are blank)
  4821.  
  4822.                    APPENDIX A  Page A-23
  4823.  
  4824.                                Local
  4825.       ----------------------------------------------------------------- 
  4826.                         Page One of Three Pages
  4827.  
  4828.        Name of Local Tax
  4829.        Maximum on wages to tax (Y/N)
  4830.        Limit of Unemployment      0.00  Rate  0.000 (Employer only)
  4831.        Local withholding (Y/N)
  4832.        Calculate by Table or Percent (T/P)
  4833.        Base on Gross or Tax (G/T)
  4834.        Amount or Percent on Standard Deduction (A/P)
  4835.      * Single Standard Deduction      Percent     0.000 %
  4836.      * Married Standard Deduction     Percent     0.000 %
  4837.        Minimum Standard Deduction     Amount       0.00
  4838.        Maximum Standard Deduction     Amount       0.00
  4839.        Standard Deduction Before or After Calculation (B/A)
  4840.        Single Personal Exemption        0.00
  4841.        Married Personal Exemption       0.00
  4842.        Subtract Personal Exemption Before or After Calculation (B/A)
  4843.        Exemption Amount per Dependent      0.00
  4844.        Subtract Dependent Exemption Before or After Calculation (B/A)
  4845.        Deduct FICA (Y/N)    Deduct Federal Withholding (Y/N)
  4846.        Deduct Before or After Calculation (B/A)
  4847.       ----------------------------------------------------------------- 
  4848.      * These are "Percent" entries when "P" is selected above.
  4849.        These are "Amount"  entries when "A" is selected above.
  4850.  
  4851.      Name of Local Tax
  4852.  
  4853.      This is the name of the city, municipality, or county that the tax is 
  4854.      for. 
  4855.  
  4856.      Maximum on wages to tax (Y/N)
  4857.  
  4858.      Some local taxes have a ceiling on the total wages to be taxed.  This can 
  4859.      be compared to the procedure used by the Federal FICA tax. 
  4860.  
  4861.        - Enter "N" (for No) if your local tax regulations do not have a
  4862.          maximum level wage that can be taxed.  (You will not be
  4863.          prompted to enter a Cut-off amount.)
  4864.  
  4865.        - Enter "Y" (for Yes) if your local tax regulations do have a
  4866.          maximum amount of wages that can be taxed.  You will be
  4867.          prompted to enter the Cut-off amount:
  4868.  
  4869.      Limit of Unemployment 0.00  Rate 0.000 (Employer only)
  4870.  
  4871.      This is for local tax regulations that have Local Unemployment Insurance. 
  4872.      It is similar to the Federal Unemployment Tax (FUTA) return.  It is not 
  4873.      deducted from the employees pay.  This is reported only for the 
  4874.      employee's contribution. 
  4875.  
  4876.                    APPENDIX A  Page A-24
  4877.  
  4878.        Limit
  4879.        Enter the cut off amount of wages,if any.
  4880.  
  4881.        Rate
  4882.        This is the percentage of contribution by the employer.
  4883.  
  4884.      Local withholding (Y/N)
  4885.  
  4886.      This is a Local Income Tax.
  4887.  
  4888.        - Enter "N" (for No) if your local area does not have a Local Income
  4889.          Tax.
  4890.  
  4891.          If your local area has no local income tax, do not enter any other
  4892.          entries on this page.  Exit the Local Tax Table.
  4893.  
  4894.        - Enter "Y" (for Yes) if your local area has a Local Income Tax. You 
  4895.          will need to fill out the rest of the entries on this page and the 
  4896.          next two pages. 
  4897.  
  4898.      Calculate by Table or Percent (T/P)
  4899.  
  4900.        - Enter "P" (for Percentage) if your Local Income Tax is calculated
  4901.          by one percentage rate.  When you enter "P", you will be prompted
  4902.          to enter the percentage rate:
  4903.  
  4904.          Rate  0.000 %
  4905.          Enter the single percentage rate used to calculate your Local
  4906.          Income Tax.
  4907.  
  4908.        - Enter "T" (for Table) if your Local Income Tax is calculated using
  4909.          tax tables.  Or if it uses one percentage for single persons and a
  4910.          different percentage for married persons, or multiple percentages.
  4911.  
  4912.          When you enter "T", be sure to enter the correct amounts on "Page
  4913.          Two of Three Pages" and "Page Three of Three Pages" of this
  4914.          table after you have completed this page.
  4915.  
  4916.                    APPENDIX A  Page A-25
  4917.  
  4918.      Base on Gross or Tax (G/T)
  4919.  
  4920.        - Enter "G" (for Gross) if your local regulations base the taxable
  4921.          wages on the gross income.
  4922.  
  4923.        - Enter "T" (for Tables) if your local regulations base the taxable
  4924.          wages on the Federal Tax Booklet.
  4925.  
  4926.      Amount or Percent on Standard Deduction (A/P)
  4927.  
  4928.        - Enter "A" (for Amount) to have a fixed dollar amount deducted
  4929.          using this calculation:
  4930.  
  4931.           Taxable Gross Pay = (Gross Pay) - (Standard Deduction Amount)
  4932.  
  4933.          Enter the appropriate deduction amount in only one of the
  4934.          selections below:
  4935.  
  4936.          - If the employee's marital status is "single", enter the deduction
  4937.            amount to: 
  4938.  
  4939.       "Single Standard Deduction    Amount   0.00".
  4940.  
  4941.            Enter this amount when you have selected "A" (for Amount)
  4942.            above.
  4943.  
  4944.          - If the employee's marital status is "married", enter the
  4945.            deduction amount to:
  4946.  
  4947.       "Married Standard Deduction   Amount   0.00".
  4948.  
  4949.            Enter this amount when you have selected "A" (for Amount)
  4950.            above.
  4951.  
  4952.          This taxable gross amount will be compared against the minimum
  4953.          and maximum standard deduction amounts.
  4954.  
  4955.          - If the amount is between the minimum and maximum standard
  4956.            deductions, the taxable gross amount remains unchanged.
  4957.  
  4958.                    APPENDIX A  Page A-26
  4959.  
  4960.          - If the amount is less than the minimum standard deduction, the
  4961.            taxable gross amount will become the same as the minimum.
  4962.  
  4963.          - if the amount is more than the maximum standard deduction,
  4964.            the taxable gross amount will become the same as the
  4965.            maximum.
  4966.  
  4967.  
  4968.  
  4969.        - Enter "P" (for Percent) to have a fixed percent deducted using this
  4970.          calculation:
  4971.  
  4972.        Taxable Gross Pay = Gross Pay - (Gross Pay x Standard Deduction %)
  4973.  
  4974.          Enter the appropriate deduction percent in only one of the
  4975.          selections below:
  4976.  
  4977.          - If the employee's marital status is "single", enter the deduction
  4978.            percent to: 
  4979.  
  4980.       "Single Standard Deduction    Percent   0.000 %".
  4981.  
  4982.            Enter this percent when you have selected "P" (for Percent)
  4983.            above.
  4984.  
  4985.          - If the employee's marital status is "married", enter the
  4986.            deduction percent to:
  4987.  
  4988.       "Married Standard Deduction   Percent   0.00 %".
  4989.  
  4990.            Enter this percent when you have selected "P" (for Percent)
  4991.            above.
  4992.  
  4993.        This taxable gross amount will be compared against the minimum and
  4994.        maximum standard deduction amounts.
  4995.  
  4996.        - If the amount is between the minimum and maximum standard
  4997.          deductions, the taxable gross amount remains unchanged.
  4998.  
  4999.                    APPENDIX A  Page A-27
  5000.  
  5001.        - If the amount is less than the minimum standard deduction, the
  5002.          taxable gross amount will become the same as the minimum.
  5003.  
  5004.        - if the amount is more than the maximum standard deduction, the
  5005.          taxable gross amount will become the same as the maximum.
  5006.  
  5007.  
  5008.  
  5009.      Minimum Standard Deduction    Amount     0.00
  5010.  
  5011.      This is the minimum amount for a standard deduction.
  5012.  
  5013.      Maximum Standard Deduction    Amount     0.00
  5014.  
  5015.      This is the maximum amount for a standard deduction.
  5016.  
  5017.      Standard Deduction Before or After Calculation (B/A)
  5018.  
  5019.      This is asking if you want to deduct the exemption before or after the
  5020.      "tax calculation" by either the tables or percentage method.
  5021.  
  5022.        - Enter "B" (for Before) to deduct the standard deduction before the
  5023.          Local tax calculation is done.
  5024.  
  5025.        - Enter "A" (for After) to deduct the standard deduction after the
  5026.          Local tax calculation is done.
  5027.  
  5028.      Single Personal Exemption        0.00
  5029.  
  5030.      This is a fixed dollar amount to be deducted from the gross amount
  5031.      without regard to a minimum or maximum as the "Standard Deductions"
  5032.      above.  Enter this if the employee's marital status is "single".
  5033.  
  5034.      Married Personal Exemption       0.00
  5035.  
  5036.      This is a fixed dollar amount to be deducted from the gross amount
  5037.      without regard to a minimum or maximum as the "Standard Deductions"
  5038.      above.  Enter this if the employee's marital status is "married".
  5039.  
  5040.                    APPENDIX A  Page A-28
  5041.  
  5042.      Subtract Personal Exemption Before or After
  5043.      Calculation (B/A)
  5044.  
  5045.        - Enter "B" (for Before) to deduct the (single or married) personal
  5046.          exemption before the Local tax calculation is done.
  5047.  
  5048.        - Enter "A" (for After) to deduct the (single or married) personal
  5049.          exemption after the Local tax calculation is done.
  5050.  
  5051.      Exemption Amount per Dependent      0.00
  5052.  
  5053.      This is a calculated dollar amount derived from this formula:
  5054.                                --                      -- 
  5055.            Taxable    Gross   | Exemption      Number    |
  5056.            Gross   =  Wages - | Amount per  x  of        |
  5057.            Wages              | Dependent      Dependents|
  5058.                                --                      -- 
  5059.  
  5060.      Subtract Dependent Exemption Before or After
  5061.      Calculation (B/A)
  5062.  
  5063.        - Enter "B" (for Before) to deduct the dependent exemption before
  5064.          the Local tax calculation is done.
  5065.  
  5066.        - Enter "A" (for After) to deduct the dependent exemption after the
  5067.          Local tax calculation is done.
  5068.  
  5069.      Deduct FICA (Y/N)
  5070.  
  5071.        - Enter "Y" (for yes) if your Local regulations deduct FICA from the
  5072.          gross amount to calculate Local taxes.
  5073.  
  5074.        - Enter "N" (for No) if your Local regulations do not deduct FICA
  5075.          from the gross amount to calculate Local taxes.
  5076.  
  5077.      Deduct Federal Withholding (Y/N)
  5078.  
  5079.        - Enter "Y" (for yes) if your Local regulations deduct Federal
  5080.          withholding from the gross amount to calculate Local taxes.
  5081.  
  5082.        - Enter "N" (for No) if your Local regulations do not deduct Federal
  5083.          withholding from the gross amount to calculate Local taxes.
  5084.  
  5085.      Deduct Before or After Calculation (B/A)
  5086.  
  5087.                    APPENDIX A  Page A-29
  5088.  
  5089.        - Enter "B" (for Before) to deduct the FICA or Federal withholding
  5090.          before the Local tax calculation is done.
  5091.  
  5092.        - Enter "A" (for After) to deduct the FICA or Federal withholding
  5093.          after the Local tax calculation is done.
  5094.  
  5095.                    APPENDIX A  Page A-30
  5096.  
  5097.                                   Local
  5098.       ----------------------------------------------------------------- 
  5099.                            Page Two of Three Pages
  5100.  
  5101.                           Table for Single Persons
  5102.  
  5103.                  Minimum of      Amount to       Percent over
  5104.      Line          Range          Withhold          Minimum
  5105.  
  5106.        1              0.00            0.00        0.000 %
  5107.        2              0.00            0.00        0.000 %
  5108.        3              0.00            0.00        0.000 %
  5109.        4              0.00            0.00        0.000 %
  5110.        5              0.00            0.00        0.000 %
  5111.        6              0.00            0.00        0.000 %
  5112.        7              0.00            0.00        0.000 %
  5113.        8              0.00            0.00        0.000 %
  5114.        9              0.00            0.00        0.000 %
  5115.        10             0.00            0.00        0.000 %
  5116.        11             0.00            0.00        0.000 %
  5117.        12             0.00            0.00        0.000 %
  5118.       ----------------------------------------------------------------- 
  5119.  
  5120.      This table applies only for employees whose marital status is "single".
  5121.  
  5122.      Minimum of Range
  5123.  
  5124.      This column contains the ranges of minimum amounts of wages used for
  5125.      calculating Local withholding taxes.
  5126.  
  5127.      Amount to Withhold
  5128.  
  5129.      This column contains the base amounts to be withheld corresponding to
  5130.      each range of minimum amount.
  5131.  
  5132.      Percent over Minimum
  5133.  
  5134.      This column contains the percentages of the excess over the minimum
  5135.      amounts which are added to the base amounts.
  5136.  
  5137.      Line 1 through Line 12
  5138.  
  5139.      These lines contain the figures that apply to each level of minimum wage
  5140.      range.  Use Line 1 for zero wages and percents.  Use each succeeding
  5141.      line for each succeeding level of minimum wage range.
  5142.  
  5143.                    APPENDIX A  Page A-31
  5144.  
  5145.                                      Local
  5146.       ----------------------------------------------------------------- 
  5147.                            Page Three of Three Pages
  5148.  
  5149.                            Table for Married Persons
  5150.  
  5151.                   Minimum of      Amount to       Percent over
  5152.      Line          Range          Withhold          Minimum
  5153.  
  5154.        1              0.00            0.00        0.000 %
  5155.        2              0.00            0.00        0.000 %
  5156.        3              0.00            0.00        0.000 %
  5157.        4              0.00            0.00        0.000 %
  5158.        5              0.00            0.00        0.000 %
  5159.        6              0.00            0.00        0.000 %
  5160.        7              0.00            0.00        0.000 %
  5161.        8              0.00            0.00        0.000 %
  5162.        9              0.00            0.00        0.000 %
  5163.        10             0.00            0.00        0.000 %
  5164.        11             0.00            0.00        0.000 %
  5165.        12             0.00            0.00        0.000 %
  5166.       ----------------------------------------------------------------- 
  5167.  
  5168.      This table applies only for employees whose marital status is "married".
  5169.  
  5170.      Minimum of Range
  5171.  
  5172.      This column contains the ranges of minimum amounts of wages used for
  5173.      calculating Local withholding taxes.
  5174.  
  5175.      Amount to Withhold
  5176.  
  5177.      This column contains the base amounts to be withheld corresponding to
  5178.      each range of minimum amount.
  5179.  
  5180.      Percent over Minimum
  5181.  
  5182.      This column contains the percentages of the excess over the minimum
  5183.      amounts which are added to the base amounts.
  5184.  
  5185.      Line 1 through Line 12
  5186.  
  5187.      These lines contain the figures that apply to each level of minimum wage
  5188.      range.  Use Line 1 for zero wages and percents.  Use each succeeding
  5189.      line for each succeeding level of minimum wage range.
  5190.  
  5191.  
  5192.                    APPENDIX B  Page B-1
  5193.  
  5194.                         Appendix B
  5195.  
  5196.                          Reference
  5197.  
  5198.  
  5199.  
  5200.                         Data Files
  5201.  
  5202.                         * Employer
  5203.  
  5204.                         * Employee
  5205.  
  5206.  
  5207.  
  5208.  
  5209.  
  5210.                                 Main Control Menu
  5211.                      ----------------------------------------- 
  5212.                     |  Pay    Reports   eDit  Utility   Exit  |
  5213.                      --------------------|-------------------- 
  5214.                                          |
  5215.                                          |
  5216.                                          |
  5217.                                          |
  5218.                                          |
  5219.                                          |
  5220.                                          |    Data Edit Menu
  5221.                             -------------|--------------------- 
  5222.                            |  Tax     Data files  Utility Exit |
  5223.                             -------------|--------------------- 
  5224.                                       Employer  
  5225.                                       eMployee  
  5226.  
  5227.  
  5228.            (APPENDIX B Page B-2 is blank)
  5229.  
  5230.                    APPENDIX B  Page B-3
  5231.  
  5232.                         * Employer
  5233.  
  5234.       ----------------------------------------------------------------- 
  5235.                   Page One of Three Pages
  5236.  
  5237.  
  5238.                   Company Name: 
  5239.  
  5240.                   Street Address: 
  5241.  
  5242.                   City:                   State:     Zip: 
  5243.  
  5244.                   Federal I.D. Number :
  5245.  
  5246.                   State I.D. number :
  5247.  
  5248.                   Local I.D. number :
  5249.  
  5250.       ----------------------------------------------------------------- 
  5251.  
  5252.      Company Name:
  5253.  
  5254.      This is the legal name of the employer.
  5255.  
  5256.      Street Address:
  5257.  
  5258.      This is the street address of the employer.
  5259.  
  5260.      City:
  5261.  
  5262.      This is the city in which the employer is located.
  5263.  
  5264.      State:
  5265.  
  5266.      This is the name of the state in which the employer is located.
  5267.  
  5268.      Zip:
  5269.  
  5270.      This is the mailing zip code for the address of the employer.
  5271.  
  5272.      Federal I.D. Number:
  5273.  
  5274.      This is the number assigned by the federal government for the employer's
  5275.      business.
  5276.  
  5277.                    APPENDIX B  Page B-4
  5278.  
  5279.      State I.D. Number:
  5280.  
  5281.      This is the number assigned by the state for the employer's business. 
  5282.      (Not all states require this.)
  5283.  
  5284.      Local I.D. Number:
  5285.  
  5286.      This is the number assigned by the city, municipality, or county for the
  5287.      employer's business.  (Not all local areas require this.)
  5288.  
  5289.  
  5290.                    APPENDIX B  Page B-5
  5291.  
  5292.                          * Employer
  5293.       ----------------------------------------------------------------- 
  5294.  
  5295.                      Page Two of Three Pages
  5296.  
  5297.                      Cost label one    :
  5298.                      Cost label two    :
  5299.                      Cost label three  :
  5300.                      Cost label four   :
  5301.                      Cost label five   :
  5302.                      Cost label six    :
  5303.                      Cost label seven  :
  5304.                      Cost label eight  :
  5305.                      Cost label nine   :
  5306.                      Cost label ten    : Non-Employee Workers
  5307.       ----------------------------------------------------------------- 
  5308.  
  5309.      Cost label one    :
  5310.      through
  5311.      Cost label nine   :
  5312.  
  5313.      These are the cost accounting labels your employer uses for different 
  5314.      cost areas of the organization, such as departments.  Examples of these 
  5315.      are: 
  5316.  
  5317.            Administration
  5318.            Domestic Sales
  5319.            Foreign Sales
  5320.            Manufacturing
  5321.            Engineering
  5322.  
  5323.      Cost label ten    :
  5324.  
  5325.      This one is reserved for identifying "Non-employee" workers, such as
  5326.      temporary or contract.
  5327.  
  5328.      Tip:If you place brackets "[ ]" around the description "Non-employee", it 
  5329.          will be printed that way on the reports to highlight that entry as: 
  5330.          [Non-employee]. 
  5331.  
  5332.                          Important!
  5333.                    Any "Non-employee" label must
  5334.                    reside in the last entry!
  5335.  
  5336.      If you do not use "Non-employee" workers, you can use "Cost label ten"
  5337.      as an additional cost area of your organization.
  5338.  
  5339.  
  5340.                    APPENDIX B  Page B-6
  5341.  
  5342.                             * Employer
  5343.       ----------------------------------------------------------------- 
  5344.                      Page Three of Three Pages
  5345.  
  5346.  
  5347.                      Deduction one    : not used
  5348.  
  5349.                      Deduction two    : not used
  5350.  
  5351.                      Deduction three  : not used
  5352.  
  5353.                      Deduction four   : not used
  5354.  
  5355.                      Deduction five   : not used
  5356.  
  5357.                      Deduction six    : Non-Employee Pay
  5358.       ----------------------------------------------------------------- 
  5359.  
  5360.      Deduction one  :
  5361.      through
  5362.      Deduction five :
  5363.  
  5364.      These are categories your employer uses for regular deductions to be
  5365.      applied to the employees.
  5366.  
  5367.      Examples of these are:
  5368.  
  5369.                    Insurance
  5370.                    Medical
  5371.                    Profit Sharing
  5372.                    Pension
  5373.                    United Fund
  5374.  
  5375.      Deduction six    :
  5376.  
  5377.      This one is reserved for identifying "Non-employee" workers, such as
  5378.      temporary or contract.
  5379.  
  5380.      Tip: If you place brackets "[ ]" around the description "Non-
  5381.           employee", it will be printed that way on the reports to highlight
  5382.           that entry as: [Non-employee].
  5383.  
  5384.      If you do not use "Non-employee" workers, you can use "Deduction six"
  5385.      as an additional deduction.
  5386.  
  5387.      (APPENDIX B Page B-7 and B-8 are blank)
  5388.  
  5389.                    APPENDIX B  Page B-9
  5390.  
  5391.                                 * Employee
  5392.       ----------------------------------------------------------------- 
  5393.                            Page One of Three Pages
  5394.  
  5395.      Employee No:        Marital Status Fed :   State:    Pay Period:  0
  5396.  
  5397.      Last Name:                      First Name:
  5398.  
  5399.      Street:                                     Phone: (   )    -
  5400.  
  5401.      City:                      State:    Zip:      -     SSAN:    -  -
  5402.  
  5403.      Date Employed (MM/DD/YY):   /  /         Cost Accounting Code:  0
  5404.  
  5405.      Pay Rate:     0.00 Overtime Rate One:     0.00 Rate Two:     0.00
  5406.  
  5407.      Number of Exemptions Federal: 0 State: 0  California State DE-4: 0
  5408.  
  5409.      Exempt from W/H? (Y/N) FICA:   Federal:   State:   Local:   SDI:
  5410.  
  5411.      Additional W/H Federal:     0.00     Additional W/H State:     0.00
  5412.  
  5413.      Allocated Tips    0.00            Employee Type - H, S, C, N, or U:
  5414.       ----------------------------------------------------------------- 
  5415.  
  5416.      Employee No:
  5417.  
  5418.      This is the code number assigned to an employee.  Acceptable codes may
  5419.      be any alpha-numeric entry, as long as each employee has a different
  5420.      code than any other employee.  For more information about employee
  5421.      numbers, refer to the "Menus" section, "Data Edit Menu", "Data files",
  5422.      "Employee".
  5423.  
  5424.      Marital Status Fed :
  5425.  
  5426.      This is the employee's marital status regarding Federal regulations.  The 
  5427.      only entries acceptable are a single letter: 
  5428.                    S = Single.
  5429.                    M = Married.
  5430.  
  5431.      State:
  5432.  
  5433.      This is the employee's marital status regarding State regulations.  The
  5434.      only entries acceptable are a single letter:
  5435.                    S = Single.
  5436.                    M = Married.
  5437.                    H = Head of Household.
  5438.  
  5439.                    APPENDIX B  Page B-10
  5440.  
  5441.      Pay Period:  0
  5442.  
  5443.      This is the number of pay periods per year for the employee.  The only
  5444.      entries accepted are the numbers:
  5445.                    52 = Weekly
  5446.                    26 = Biweekly
  5447.                    24 = Semimonthly
  5448.                    12 = Monthly
  5449.                    4  = Quarterly
  5450.                    2  = Semiannually
  5451.  
  5452.  
  5453.  
  5454.      Last Name:
  5455.  
  5456.      This is the employee's last name.
  5457.  
  5458.      First Name:
  5459.  
  5460.      This is the employee's first name.
  5461.  
  5462.      Street:
  5463.  
  5464.      This is the residence street address where the employee lives or receives 
  5465.      mail. 
  5466.  
  5467.      City:
  5468.  
  5469.      This is the city in which the employee lives or receives mail.
  5470.  
  5471.      State:
  5472.  
  5473.      This is the state in which the employee lives or receives mail.
  5474.  
  5475.      Zip:     -
  5476.  
  5477.      This is the ZIP code for the address where the employee lives.  Add the
  5478.      ZIP extension if an extension is applicable for the employee's address.
  5479.  
  5480.                    APPENDIX B  Page B-11
  5481.  
  5482.      Phone: (   )   -
  5483.  
  5484.      This is the residence telephone number of the employee.  Include the area
  5485.      code at the beginning.
  5486.  
  5487.      SSAN:   -  -
  5488.  
  5489.      This is the Social Security Account Number of the employee.
  5490.  
  5491.      Date Employed (MM/DD/YY):  /  /
  5492.  
  5493.      This is the date the employee was hired.  Enter the date in the numerical
  5494.      form MM/DD/YY:
  5495.  
  5496.                    MM = Month
  5497.                    DD = Day of the month
  5498.                    YY = Year
  5499.  
  5500.      For example, if an employee were hired on June 1, 1990, you would
  5501.      enter: 06/01/90.
  5502.  
  5503.      Cost Accounting Code:  0
  5504.  
  5505.      This is the Cost Accounting Code of the department (or part of the
  5506.      company) in which the employee is working.
  5507.  
  5508.      The only code numbers acceptable are:
  5509.  
  5510.                    "1" through "10".
  5511.  
  5512.      (These are the number codes for the "Cost label" entries in your
  5513.      "Employer" data, "Page Two of Three Pages".)
  5514.  
  5515.      You must have an entry in this data area for employees' as it would cause 
  5516.      some of the reports to print erroneous results.  If you are not using the 
  5517.      cost accounting feature just enter the number "1". 
  5518.  
  5519.                    APPENDIX B  Page B-12
  5520.  
  5521.      Pay Rate  0.00
  5522.  
  5523.      This is the rate of pay amount for the employee.
  5524.  
  5525.      Hourly paid employees:
  5526.  
  5527.      Enter the amount of pay the employee receives per hour.
  5528.  
  5529.      For hourly paid employees, you must also enter their pay rates for
  5530.      overtime pay:
  5531.  
  5532.          -Enter the pay rate for "Overtime Rate One" (commonly 1.5 times
  5533.           the regular hourly rate).
  5534.  
  5535.          -Then enter the pay rate for "Rate Two" (commonly 2.0 times the
  5536.           regular hourly rate).
  5537.  
  5538.      For example, for an hourly paid employee who has a regular hourly rate
  5539.      of $10 per hour, you would enter:
  5540.  
  5541.       Pay Rate: 10.00 <------------ The hourly rate
  5542.       Overtime Rate One: 15.00 <--- 1.5 times the hourly rate
  5543.       Rate Two: 20.00 <------------ 2.0 times the hourly rate
  5544.  
  5545.      Salary paid employees:
  5546.  
  5547.      Enter the amount of pay the employee receives per salaried period.  This
  5548.      pay rate usually does not receive any overtime pay rates.
  5549.  
  5550.      For example, for a salary paid employee who is regularly paid $300 per
  5551.      week, you would enter:
  5552.  
  5553.       Pay Rate: 300.00 <-------------- The salaried rate
  5554.       Overtime Rate One: 0.00 <------- None
  5555.       Rate Two: 0.00 <---------------- None
  5556.  
  5557.      A salary paid employee may also receive a commission pay rate.
  5558.  
  5559.                    APPENDIX B  Page B-13
  5560.  
  5561.      Commission paid employees:
  5562.  
  5563.      Do not enter anything here unless:
  5564.  
  5565.          -The employee also receives in addition to a commission, a salary
  5566.           rate of pay.
  5567.  
  5568.           If so, enter the rate of pay the employee receives in addition to
  5569.           a commission.
  5570.  
  5571.      For example, for a commission paid employee who also receives a base
  5572.      salary of $150 you would enter:
  5573.  
  5574.       Pay Rate: 150.00 <------------ The amount of salary
  5575.       Overtime Rate One: 0.00 <----- None
  5576.       Rate Two: 0.00 <-------------- None
  5577.  
  5578.      For example, for a commissioned paid employee who is paid by
  5579.      commission ONLY and does NOT receive any other pay, you would enter:
  5580.  
  5581.       Pay Rate: 0.00 <--------------- None
  5582.       Overtime Rate One: 0.00 <------ None
  5583.       Rate Two: 0.00 <--------------- None
  5584.  
  5585.  
  5586.      Non-employee
  5587.  
  5588.      Do not enter anything here.  The non-employee compensation workers
  5589.      rates are to be left blank.
  5590.  
  5591.       Pay Rate: 0.00 <--------------- None
  5592.       Overtime Rate One: 0.00 <------ None
  5593.       Rate Two: 0.00 <--------------- None
  5594.  
  5595.      Overtime Rate One:  0.00
  5596.  
  5597.      This is the rate of pay the hourly paid employee receives for hours 
  5598.      worked beyond the "Regular" hours worked.  This is not applicable for all 
  5599.      employees.  Refer to the "Pay Rate 0.00" above for entry information. 
  5600.  
  5601.                    APPENDIX B  Page B-14
  5602.  
  5603.      Rate Two:    0.00
  5604.  
  5605.      This is the rate of pay the hourly paid employee receives for hours
  5606.      worked beyond "Overtime One" hours worked.  Refer to the "Pay Rate
  5607.      0.00" above for entry information.
  5608.  
  5609.      Number of Exemptions Federal :  0
  5610.  
  5611.      This is the number of exemptions the employee claims under Federal
  5612.      Regulations.
  5613.  
  5614.      State: 0
  5615.  
  5616.      This is the number of exemptions the employee claims under State
  5617.      Regulations (if State Regulations are applicable).
  5618.  
  5619.      Local:  0
  5620.  
  5621.      This is the number of exemptions the employee claims under Local
  5622.      Regulations (if Local Regulations are applicable).
  5623.  
  5624.      Exempt From W/H? (Y/N) FICA:__ Federal:__ State:__ Local:__ SDI:__
  5625.  
  5626.      This is asking if the employee is exempt from having withholding
  5627.      amounts deducted from his or her pay.  The only acceptable entries are
  5628.      "Y" or "N".
  5629.  
  5630.          -Enter "Y" (for Yes) if the employee is exempt from withholding
  5631.           (does not have withholding deducted).
  5632.  
  5633.           Also, enter "Y" (for Yes) as exempt for all these entries for Non-
  5634.           employees.
  5635.  
  5636.          -Enter "N" (for No) if the employee is not exempt from
  5637.           withholding (does have withholding deducted).
  5638.  
  5639.          FICA:__
  5640.          This is for federal income tax deduction from pay.
  5641.  
  5642.                    APPENDIX B  Page B-15
  5643.  
  5644.          Federal:__
  5645.          This is any additional federal deduction from pay.
  5646.  
  5647.          State:__
  5648.          This is for state income tax deduction from pay.
  5649.  
  5650.          Local:__
  5651.          This is for local income tax deduction from pay.
  5652.  
  5653.          SDI:__
  5654.          This is for State Disability Insurance deduction from pay.
  5655.  
  5656.      Additional W/H Federal:  0.00
  5657.  
  5658.      This is for any additional Federal Withholding deduction amount for the
  5659.      employee (if applicable).
  5660.  
  5661.      Additional W/H State: 0.00
  5662.  
  5663.      This is for any additional State Withholding deductions for the employee
  5664.      (if applicable).
  5665.  
  5666.      Allocated Tips: 0.00
  5667.  
  5668.      This is for tips reported by the employer when employees do not report 
  5669.      enough in tips.  It is entered only at the end of the year before 
  5670.      printing the W-2 forms. 
  5671.  
  5672.      Employee Type - H, S, C, N, or U:
  5673.  
  5674.      This is the pay rate basis for the employee.  The only acceptable entries 
  5675.      are: 
  5676.  
  5677.          H = Paid by an hourly rate.
  5678.          S = Paid by a fixed salary.
  5679.          C = Paid by commission.
  5680.          N = Paid by a Non-standard category.
  5681.          U = Unemployed.  (Use this to delete employees from the active
  5682.              payroll until they are permanently removed at the end of the
  5683.              year.)
  5684.  
  5685.                    APPENDIX B  Page B-16
  5686.  
  5687.                               * Employee
  5688.       ----------------------------------------------------------------- 
  5689.                         Page Two of Three Pages
  5690.  
  5691.                   Constant    Period    M.T.D.    Q.T.D.    Y.T.D.
  5692.      EARNINGS 
  5693.      Gross Pay:                  0.00      0.00      0.00      0.00
  5694.      Bonus paid:                 0.00      0.00      0.00      0.00
  5695.      Reported Tips:              0.00      0.00      0.00      0.00
  5696.      Collected Tips:             0.00      0.00      0.00      0.00
  5697.      Vacation Pay:               0.00      0.00      0.00      0.00
  5698.      Net Check Paid:             0.00      0.00      0.00      0.00
  5699.      DEDUCTIONS
  5700.      Federal Tax:                0.00      0.00      0.00      0.00
  5701.      FICA Tax:                   0.00      0.00      0.00      0.00
  5702.      State Tax:                  0.00      0.00      0.00      0.00
  5703.      Local Tax:                  0.00      0.00      0.00      0.00
  5704.      SDI Deduction:              0.00      0.00      0.00      0.00
  5705.      not used:         0.00      0.00      0.00      0.00      0.00
  5706.      not used:         0.00      0.00      0.00      0.00      0.00
  5707.      not used:         0.00      0.00      0.00      0.00      0.00
  5708.      not used:         0.00      0.00      0.00      0.00      0.00
  5709.      not used:         0.00      0.00      0.00      0.00      0.00
  5710.      Non-Employee Pay: 0.00      0.00      0.00      0.00      0.00
  5711.       ----------------------------------------------------------------- 
  5712.  
  5713.      Constant    Period    M.T.D.    Q.T.D.    Y.T.D.
  5714.  
  5715.      These columns are arranged to record the various categories according to
  5716.      different time periods.
  5717.  
  5718.      Constant
  5719.  
  5720.      This column is for records that are the same regardless of the employee's
  5721.      earnings.  It is usually applied to deductions.
  5722.  
  5723.      Period
  5724.  
  5725.      This is the current pay period.
  5726.  
  5727.      M.T.D.
  5728.  
  5729.      This is the accumulation of entries logged for the Month-To-Date.
  5730.  
  5731.      Q.T.D.
  5732.  
  5733.      This is the accumulation of entries logged for the Quarter-To-Date.
  5734.  
  5735.                    APPENDIX B  Page B-17
  5736.  
  5737.      Y.T.D.
  5738.  
  5739.      This is the accumulation of entries logged for the Year-To-Date.
  5740.  
  5741.  
  5742.      EARNINGS
  5743.  
  5744.      This groups all the categories of income to be totaled together for the
  5745.      employee.
  5746.  
  5747.      Gross Pay:
  5748.  
  5749.      This is a record of the employee's pay amount based on pay rate before
  5750.      any deductions are subtracted from it.
  5751.  
  5752.      Bonus paid:
  5753.  
  5754.      This is a record of any bonus amount added to the employee's pay.
  5755.  
  5756.      Reported Tips:
  5757.  
  5758.      This is  a record of tips reported by the employee.
  5759.  
  5760.      Collected Tips:
  5761.  
  5762.      This is a record of tips collected by the employer for the employee.
  5763.  
  5764.      Vacation Pay:
  5765.  
  5766.      This is a record of pay to the employee for vacation time.
  5767.  
  5768.      Net Check Paid:
  5769.  
  5770.      This is a record of the net amount paid to the employee after all the
  5771.      deductions have been subtracted from the total pay.
  5772.  
  5773.                    APPENDIX B  Page B-18
  5774.  
  5775.      DEDUCTIONS
  5776.  
  5777.      This record groups all the categories of deductions to be totaled 
  5778.      together for the employee. 
  5779.  
  5780.      Federal Tax:
  5781.  
  5782.      This is a record of the federal income tax withholding deduction.
  5783.  
  5784.      State Tax:
  5785.  
  5786.      This is a record of the state income tax withholding (if applicable for
  5787.      your state).
  5788.  
  5789.      Local Tax:
  5790.  
  5791.      This is a record of the local income tax withholding (if applicable for
  5792.      your local area).
  5793.  
  5794.      SDI Deduction:
  5795.  
  5796.      This is a record of the State Disability Insurance deduction (if 
  5797.      applicable for your state). 
  5798.  
  5799.      not used:
  5800.  
  5801.      These are reserved for user-determined categories.  You can use these to
  5802.      enter categories such as: Medical, Profit Sharing, etc.
  5803.  
  5804.      Non-employee Pay:
  5805.  
  5806.      This is a record of the category for Non-employees pay.  Non-employees
  5807.      are such as: temporary workers, contract workers, etc.
  5808.  
  5809.                    APPENDIX B  Page B-19
  5810.  
  5811.                             * Employee
  5812.       ----------------------------------------------------------------- 
  5813.                        Page Three of Three Pages
  5814.                                 
  5815.      Regular Hours Worked:       0.000      0.000      0.000      0.000
  5816.  
  5817.      Overtime One Hours Worked:  0.000      0.000      0.000      0.000
  5818.  
  5819.      Overtime Two Hours Worked:  0.000      0.000      0.000      0.000
  5820.  
  5821.      Vacation Hours:             0.000      0.000      0.000      0.000
  5822.  
  5823.      Commission Paid:            0.00       0.00       0.00       0.00
  5824.       ----------------------------------------------------------------- 
  5825.  
  5826.      This page is for the accumulation of hours recorded for the employee. 
  5827.      The columns correspond to the columns on the previous page.  They are: 
  5828.  
  5829.                   Period    M.T.D.    Q.T.D.    Y.T.D.
  5830.  
  5831.      Regular Hours Worked:
  5832.  
  5833.      This is a record of the accumulation of regular hours logged to the
  5834.      employee for the year.
  5835.  
  5836.      Overtime One Hours Worked:
  5837.  
  5838.      This is a record of the accumulation of Overtime One hours logged to the
  5839.      employee for the year.
  5840.  
  5841.      Overtime Two Hours Worked:
  5842.  
  5843.      This is a record of the accumulation of Overtime Two hours logged to
  5844.      the employee for the year.
  5845.  
  5846.      Vacation Hours:
  5847.  
  5848.      This is a record of the accumulation of vacation hours logged to the
  5849.      employee for the year.
  5850.  
  5851.      Commission Paid:
  5852.  
  5853.      This is a record of the accumulation of commissions logged to the
  5854.      employee for the year.
  5855.  
  5856.                    APPENDIX C  Page C-1
  5857.  
  5858.                         Appendix C
  5859.  
  5860.                          Reference
  5861.  
  5862.                              
  5863.  
  5864.  
  5865.  
  5866.                         Calculator
  5867.  
  5868.  
  5869.  
  5870.                ---------------------------- 
  5871.               |                            |
  5872.               |  ------------------------  |
  5873.               | |                      0 | |
  5874.               |  ------------------------  |
  5875.               |                            |
  5876.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5877.               | | 7 |  | 8 |  | 9 |  | / | |
  5878.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5879.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5880.               | | 4 |  | 5 |  | 6 |  | * | |
  5881.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5882.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5883.               | | 1 |  | 2 |  | 3 |  | - | |
  5884.               |  ----   ---    ---    ---  |
  5885.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5886.               | | 0 |  | · |  | = |  | + | |
  5887.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5888.               |  ---    ---    ---   ----  |
  5889.               | | C |  |cE |  | % | |Move| |
  5890.               |  ---    ---    ---  |<-->| |
  5891.               |                      ----  |
  5892.               |  Esc Quits - F10 to Paste  |
  5893.               |                            |
  5894.                ---------------------------- 
  5895.  
  5896.  
  5897.  
  5898.  
  5899.                    APPENDIX C  Page C-2
  5900.  
  5901.      Calculator
  5902.  
  5903.      When you are in the "edit" mode of numerical entries that may require 
  5904.      calculation of some data files, you can pop up a handy calculator on the 
  5905.      screen.  (If the entry does not require calculated numbers, the 
  5906.      calculator will not be available.) 
  5907.  
  5908.      To pop up the calculator:
  5909.  
  5910.                     Press the [F3] key.
  5911.  
  5912.      The calculator will display on the screen (over your ZPAY 3 edit page).
  5913.  
  5914.  
  5915.                ---------------------------- 
  5916.               |                            |
  5917.               |  ------------------------  |
  5918.               | |                      0 | |
  5919.               |  ------------------------  |
  5920.               |                            |
  5921.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5922.               | | 7 |  | 8 |  | 9 |  | / | |
  5923.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5924.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5925.               | | 4 |  | 5 |  | 6 |  | * | |
  5926.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5927.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5928.               | | 1 |  | 2 |  | 3 |  | - | |
  5929.               |  ----   ---    ---    ---  |
  5930.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5931.               | | 0 |  | · |  | = |  | + | |
  5932.               |  ---    ---    ---    ---  |
  5933.               |  ---    ---    ---   ----  |
  5934.               | | C |  |cE |  | % | |Move| |
  5935.               |  ---    ---    ---  |<-->| |
  5936.               |                      ----  |
  5937.               |  Esc Quits - F10 to Paste  |
  5938.               |                            |
  5939.                ---------------------------- 
  5940.  
  5941.      It is very similar in appearance to any generic hand-held calculator you 
  5942.      are familiar with.  It functions much the same way except you press the 
  5943.      number keys on your computer's keyboard instead of the calculator's. 
  5944.  
  5945.  
  5946.                    APPENDIX C  Page C-3
  5947.  
  5948.      Calculator Functions
  5949.  
  5950.      Window
  5951.      The window displays the numbers you enter and the results of
  5952.      calculations.  Numbers displayed in the calculator's window can be
  5953.      transferred ("pasted") to the ZPAY 3 entry on which the cursor is
  5954.      residing.
  5955.  
  5956.      Key Pad
  5957.      The key pad functions the same as that on a hand-held calculator. 
  5958.      However, a few of the keys on the key pad use symbols that correspond to 
  5959.      characters found on your computer's keyboard.  The key for multiplication 
  5960.      is the asterisk [*] character (instead of "x") and division is the 
  5961.      forward slash [/] character (instead of "÷"). 
  5962.  
  5963.      Number Keys - 0 through 9
  5964.      Use these keys on your computer's keyboard to enter numbers.  You can
  5965.      use the number keys located above the alphabet keys, or the keypad
  5966.      number keys if your computer is equipped with them.  As you press each
  5967.      number key, that number is displayed to the right of the previous number
  5968.      in the calculator's window.
  5969.  
  5970.      Example:
  5971.      When you type the number 5, then 2, then 7, (for the number 527) the
  5972.      window displays:
  5973.  
  5974.                ---------------------------- 
  5975.               |                            |
  5976.               |  ------------------------  |
  5977.               | |                    527 | |
  5978.               |  ------------------------  |
  5979.               |                            |
  5980.  
  5981.      This number will remain displayed until you type another number, clear
  5982.      the entry or display, or continue with some math function such as add,
  5983.      subtract, multiply, or divide.
  5984.  
  5985.                    APPENDIX C  Page C-4
  5986.  
  5987.      The Decimal [.] Character
  5988.      The period is the decimal character. Use it to place a decimal in your
  5989.      numbers.
  5990.  
  5991.      Example:  To enter 25.4 in the calculator:
  5992.  
  5993.      Type 2, 5, the decimal character [.], then 4.  The calculator's window
  5994.      displays "25.4".
  5995.  
  5996.  
  5997.      The Equal [=] Character
  5998.      The equal is the equal character.  Use it after you have entered a math 
  5999.      function ([+], [-], [*], [/]) and its number to get the math function 
  6000.      result. 
  6001.  
  6002.  
  6003.      The Division [/] Math Function Character
  6004.      The forward slash is the division character.  Use it after the number you 
  6005.      want to be divided. 
  6006.  
  6007.      Example: To take 27 and divide it by 3:
  6008.  
  6009.      Type 27, press the divide character [/], then type the number to divide 
  6010.      by, 3.  When you press [=] (or [Enter]) the result "9" will be displayed 
  6011.      in the calculator's window. 
  6012.  
  6013.  
  6014.      The Multiplication [*] Math Function Character
  6015.      The asterisk is the multiplication character.  Type it after the number 
  6016.      you want to be multiplied. 
  6017.  
  6018.      Example: To multiply 25 by 4:
  6019.  
  6020.      Type 25, press the multiplication character [*], then type the number to
  6021.      multiply it, 4.  When you press the equals character [=] (or [Enter]) the 
  6022.      result "100" will be displayed in the calculator's window.
  6023.  
  6024.                    APPENDIX C  Page C-5
  6025.  
  6026.      The Subtraction [-] Math Function Character
  6027.      The minus is the subtraction character.  Type it after the number you
  6028.      want to be subtracted by another number.
  6029.  
  6030.      Example: To take 25 and subtract 5 from it:
  6031.  
  6032.      Type 25, press the subtraction character [-], then type the number to be
  6033.      subtracted, 5.  When you press the equals character [=] (or [Enter]) the 
  6034.      result "20" will be displayed in the calculator's window.
  6035.  
  6036.  
  6037.      The Addition [+] Math Function Character
  6038.      The plus is the addition character.  Type it after the number you want to
  6039.      be added by another number.
  6040.  
  6041.      Example: To take 25 and add 5 to it:
  6042.  
  6043.      Type 25, press the addition character [+], then type the number to add, 
  6044.      5.  When you press the equals character [=] (or [Enter]) the result 
  6045.      "30" will be displayed in the calculator's window.
  6046.  
  6047.  
  6048.      The Clear [C] Character
  6049.      The [C] character (either upper or lower case) is the clear key.  Use it 
  6050.      to clear the calculator of any previous numbers or functions.  It will 
  6051.      erase all previous and existing numbers and functions and reset the 
  6052.      calculator to zero "0". 
  6053.  
  6054.      Example:  To clear previous calculations and the existing display:
  6055.  
  6056.      Press the clear character [C].  The existing numbers in the display are
  6057.      erased and the display is changed to zero "0".
  6058.  
  6059.                    APPENDIX C  Page C-6
  6060.  
  6061.      The Clear Entry [E] Character
  6062.      The [E] character (either upper or lower case) is the clear entry key.  
  6063.      Use it to clear only the existing entry and continue with an existing 
  6064.      math function.  All previous entries of a math function before this one 
  6065.      are retained. 
  6066.  
  6067.      Example:  To clear an erroneous entry in a math function "5 + 2":
  6068.  
  6069.      Press 5, then 2 (but you press "3" instead of "2"), then press [E].  The
  6070.      "3" is erased, then press "2", and continue with [=] for the result "7".
  6071.  
  6072.  
  6073.      The Percent [%] Character
  6074.      The [%] character is the percent key.  Use it to calculate a percentage 
  6075.      of a previously entered number. 
  6076.  
  6077.      Example:  To calculate 30% of 200:
  6078.  
  6079.      Type 200, type the multiplication character [*], then type 30, then press 
  6080.      the [%] key.  The result "60" will be displayed in the calculator's 
  6081.      window. 
  6082.  
  6083.  
  6084.                    APPENDIX C  Page C-7
  6085.  
  6086.      The [<-] and [->] Arrow Keys (Move Calculator)
  6087.      The right and left arrow cursor keys will move the calculator across the
  6088.      screen.  Use them to move the calculator to one side or the other to be
  6089.      able to see any part of your ZPAY 3 screen that may have been covered
  6090.      by the calculator.
  6091.  
  6092.        --- --- --- --- --- --- ---  ---------------------------- 
  6093.       |   |   |   |   |   |   |    |                            |
  6094.       |   |   |   |   |   |   |    |  ------------------------  |
  6095.       |   |   |   |   |   |   |    | |                      0 | |
  6096.       |   |   |   |   |   |   |    |  ------------------------  |
  6097.       |   |   |   |   |   |   |    |                            |
  6098.       |   |   |   |   |   |   |    |  ---    ---    ---    ---  |
  6099.       |   |   |   |   |   |   |    | | 7 |  | 8 |  | 9 |  | / | |
  6100.       |   |   |   |   |   |   |    |  ---    ---    ---    ---  |
  6101.       |   |   |   |   |   |   |    |  ---    ---    ---    ---  |
  6102.       |   |   |   |   |   |   |    | | 4 |  | 5 |  | 6 |  | * | |
  6103.       |   |   |   |   |   |   |    |  ---    ---    ---    ---  |
  6104.       |   |   |   |   |   |   |    |  ---    ---    ---    ---  |
  6105.       |   |   |   |   |   |   |    | | 1 |  | 2 |  | 3 |  | - | |
  6106.       |   |   |   |   |   |   |    |  ----   ---    ---    ---  |
  6107.       |   |   |   |   |   |   |    |  ---    ---    ---    ---  |
  6108.       |   |   |   |   |   |   |    | | 0 |  | · |  | = |  | + | |
  6109.       |   |   |   |   |   |   |    |  ---    ---    ---    ---  |
  6110.       |   |   |   |   |   |   |    |  ---    ---    ---   ----  |
  6111.       |   |   |   |   |   |   |    | | C |  |cE |  | % | |Move| |
  6112.       |   |   |   |   |   |   |    |  ---    ---    ---  |<-->| |
  6113.       |   |   |   |   |   |   |    |                      ----  |
  6114.       |   |   |   |   |   |   |    |  Esc Quits - F10 to Paste  |
  6115.       |   |   |   |   |   |   |    |                            |
  6116.        --- --- --- --- --- --- ---  ---------------------------- 
  6117.  
  6118.  
  6119.                    APPENDIX C  Page C-8
  6120.  
  6121.      The Escape [Esc] Key
  6122.      The [Esc] key is the "quit" key.  Use it to quit using the calculator and 
  6123.      return to the ZPAY 3 edit screen.  You can quit using the calculator at 
  6124.      any time by pressing [Esc].  However, if you have not cleared the 
  6125.      calculator's display first by pressing [C], the next time you pop-up the 
  6126.      calculator (in the same ZPAY 3 session) it will have the last figures 
  6127.      displayed in its window.  When you exit out of ZPAY 3 to DOS, the 
  6128.      calculator will be automatically reset to zero "0" the next time you 
  6129.      start up ZPAY 3 and use the calculator. 
  6130.  
  6131.  
  6132.      The Paste Key [F10]
  6133.      The [F10] key will transfer (paste) the numbers currently displayed in 
  6134.      the calculator's window to the entry field in your ZPAY edit screen.  You 
  6135.      can use it to transfer any calculations to an edit or pay screen field.  
  6136.      The field will be the field your cursor resided when you popped up the 
  6137.      calculator. 
  6138.  
  6139.      Example: We can use the example from the Test Drive for calculating
  6140.               a commission for an employee's pay.
  6141.  
  6142.      Display the "Pay" edit screen.  Move the cursor to the "Commission
  6143.      Paid" entry field.
  6144.  
  6145.      Press [F3] to pop up the calculator on the screen.  In this example, 
  6146.      let's say this employee has $15,000.00 in sales, and gets a commission of 
  6147.      4%. 
  6148.  
  6149.      In the calculator, enter "15000", press the multiplication character [*] 
  6150.      and then enter "4", press the percent character [%] for the result.  You
  6151.      will see a result of "600" in the calculator window.
  6152.  
  6153.      Now all you have to do to paste this answer in the "Commission Paid" 
  6154.      entry (the field where your cursor resides) is to press the paste key 
  6155.      [F10]. The calculator disappears and 600 dollars will be transferred to 
  6156.      the "Commission Paid" field. 
  6157.  
  6158.      When the calculator disappeared, it had not been cleared.  So be sure to
  6159.      clear the calculator if you pop it up again during this ZPAY 3 session.
  6160.  
  6161.  
  6162.                    APPENDIX D  Page D-1
  6163.  
  6164.                         Appendix D
  6165.  
  6166.                          Reference
  6167.  
  6168.  
  6169.  
  6170.  
  6171.                    Forms Used By ZPAY 3
  6172.  
  6173.  
  6174.                      *  Checks
  6175.  
  6176.                      *  W-2 Forms
  6177.  
  6178.                      *  1099-MISC Forms
  6179.  
  6180.  
  6181.  
  6182.                    APPENDIX D  Page D-2
  6183.  
  6184.                           Checks
  6185.  
  6186.      The checks used for the ZPAY 3 Payroll System are a "general
  6187.      purpose" check form used by many accounts payable programs.
  6188.  
  6189.      We recommend this supplier for these forms:
  6190.  
  6191.      Deluxe Computer Forms
  6192.      1275 Red Fox Road
  6193.      P.O. Box 64046
  6194.      St. Paul, MN 55164-0046
  6195.  
  6196.      Call toll-free telephone number: 1-800-328-0304
  6197.      FAX number: 1-800-336-1112
  6198.  
  6199.      In Minnesota call collect: 1-612-631-8500
  6200.      FAX number: 1-612-631-9043
  6201.  
  6202.      Pin Feed Checks: # 1013
  6203.  
  6204.      Laser Form Checks: # 081013
  6205.  
  6206.      When ordering give ZPAY Payroll Systems Order Code Number:
  6207.      L02231 to insure getting the proper forms.
  6208.  
  6209.  
  6210.                    APPENDIX D  Page D-3
  6211.  
  6212.                          W-2 Forms
  6213.  
  6214.      The W-2 Forms used with ZPAY 3 are standard forms available from
  6215.      many computer supply firms.
  6216.  
  6217.      We recommend this supplier for the W-2 Forms (and the 1099 Forms):
  6218.  
  6219.  
  6220.      Nelco, Inc.
  6221.      3130 South Ridge Road
  6222.      P.O. Box 10208
  6223.      Green Bay, WI 54307-0208
  6224.      Voice telephone number: (414) 337-1000
  6225.      Fax telephone number:   (414) 336-5130
  6226.  
  6227.  
  6228.  
  6229.  
  6230.  
  6231.                       1099-MISC Forms
  6232.  
  6233.      The 1099-MISC Forms used with ZPAY 3 are standard forms
  6234.      available from many computer supply firms.
  6235.  
  6236.      See "W-2 Forms" above for the supplier we recommend for these
  6237.      1099-MISC forms.
  6238.  
  6239.  
  6240.                    APPENDIX E  Page E-1
  6241.  
  6242.                         Appendix E
  6243.  
  6244.                          Reference
  6245.  
  6246.  
  6247.  
  6248.  
  6249.                            LHarc
  6250.  
  6251.                      Archiving Program
  6252.  
  6253.  
  6254.  
  6255.                    APPENDIX E  Page E-2
  6256.  
  6257.      LHarc
  6258.  
  6259.      Unlike ZPAY 3 which is a program that requires payment, LHarc is a
  6260.      "public domain" program that anyone may copy and use without any
  6261.      payment.  The author has magnanimously placed this program in the
  6262.      public domain for others to use.
  6263.  
  6264.      You don't have to do anything special to use the LHarc file compression
  6265.      while you are using ZPAY 3.  ZPAY 3 utilizes LHarc in a way that is
  6266.      transparent to the ZPAY 3 user.  You just select the back-up option from
  6267.      the ZPAY 3 menu, and ZPAY 3 operates LHarc without your having to
  6268.      do anything else.
  6269.  
  6270.      However, LHarc is a useful tool for compressing files even when you are
  6271.      not using ZPAY 3.  You do not have to use ZPAY 3 to be able to use
  6272.      LHarc.  You will need to have a working knowledge of your computer's
  6273.      DOS command usage and how to navigate among different drives and
  6274.      directories of your computer.
  6275.  
  6276.      You can copy the LHarc program file to any disk or directory you want. 
  6277.      Refer to your computer's DOS manual for the procedure to copy a file
  6278.      from one place to another.
  6279.  
  6280.  
  6281.      LHarc Manual On-Disk
  6282.  
  6283.      There is a file named "LHARC.MAN" included with your ZPAY 3
  6284.      program files.  This file is an on-disk manual for the LHarc program.  It
  6285.      was written by the author of LHarc.  It contains in-depth explanations of
  6286.      all the ways you can use LHarc externally of ZPAY 3.
  6287.  
  6288.      For your convenience, on the next few pages we have included a few
  6289.      abbreviated examples of a couple of the most popular uses of LHarc. 
  6290.  
  6291.      These examples are not intended to replace the on-disk manual for
  6292.      LHarc, but are intended just to give you a head start in using it.
  6293.  
  6294.  
  6295.                    APPENDIX E  Page E-3
  6296.  
  6297.      How To Use LHarc
  6298.  
  6299.      LHarc uses the DOS command line with a variety of operating functional
  6300.      switches.
  6301.  
  6302.      If you just type "LHARC" and press [Enter], a help screen will be 
  6303.      displayed with descriptions of the various command line switches.
  6304.  
  6305.      Here is a representation of the help screen displayed by LHarc:
  6306.  
  6307.                     LHarc  version 1.00
  6308.  
  6309.          Copyright(c) Haruyasu Yoshizaki, 1988-89
  6310.  
  6311.      <<< High-performance file compression program >>> 
  6312.  
  6313.                           Usage:
  6314.  
  6315.      LHarc [<command>] [/<switches>[-|+|2|<optional>]]
  6316.      <archive> [<drive name>: | <base directory>\] [path
  6317.      name> ...]
  6318.  
  6319.               a:Add files to archive
  6320.               f:Freshen files in archive
  6321.             e,x:EXtract files from archive
  6322.               d:Delete files from archive
  6323.               s:make Self-extract archive
  6324.               u:Update files to archive
  6325.               m:Move new files into archive
  6326.               p:disPlay files in archive
  6327.             l,v:View List of files in archive
  6328.  
  6329.                       << switches >>
  6330.  
  6331.               r:Recursive collection of files
  6332.               x:allow eXtended file names
  6333.               p:Precise comparison of names
  6334.               a:allow any Attributes of files
  6335.               w:assign Work directory
  6336.               m:no Message for query
  6337.               c:ignore Comparison of times
  6338.               v:View files by another utility
  6339.  
  6340.  
  6341.                    APPENDIX E  Page E-4
  6342.  
  6343.      Examples
  6344.  
  6345.  
  6346.  
  6347.      An Example for Compressing One File
  6348.  
  6349.  
  6350.               LHARC A A:LETTERS C:\DOCS\MYFILE.TXT
  6351.  
  6352.  
  6353.      LHARC = command.
  6354.  
  6355.      A = Add file to the archive.
  6356.  
  6357.      A: = The drive you want your compressed file to be placed.
  6358.  
  6359.      \LETTERS = The name of the file to contain the file to be
  6360.                 compressed.
  6361.  
  6362.      C: = Drive designation containing the file you want to compress.
  6363.  
  6364.      \DOCS = The directory containing the file you want to compress.
  6365.  
  6366.      \MYFILE.TXT = The name of the file you want to compress.
  6367.  
  6368.  
  6369.                    APPENDIX E  Page E-5
  6370.  
  6371.      An Example for Compressing Several Files Into One File
  6372.  
  6373.  
  6374.               LHARC A A:LETTERS C:\DOCS\*.TXT
  6375.  
  6376.  
  6377.      LHARC = command.
  6378.  
  6379.      A = Add files to the archive.
  6380.  
  6381.      A: = The drive you want your compressed file to be placed.
  6382.  
  6383.      LETTERS =  The name of the file to contain all the files to be
  6384.                 compressed that have the extension ".TXT".
  6385.  
  6386.      C: = Drive designation containing the files you want to compress.
  6387.  
  6388.      \DOCS =    The directory containing all the ".TXT" files you want to
  6389.                 compress.
  6390.  
  6391.      \*.TXT =   All the files that have and extension ".TXT" that you
  6392.                 want to compress.
  6393.  
  6394.  
  6395.                    APPENDIX E  Page E-6
  6396.  
  6397.      An Example for Un-Compressing a Compressed File
  6398.  
  6399.  
  6400.               LHARC X A:LETTERS.LZH C:\DOCS
  6401.  
  6402.  
  6403.      LHARC = command.
  6404.  
  6405.      X =  Extract (un-compress) each of the compressed files from the file
  6406.           containing the compressed files.
  6407.  
  6408.      A: = Drive designation containing the compressed files.
  6409.  
  6410.      LETTERS.LZH = The file name of the compressed file.
  6411.  
  6412.      C: = The drive you want your un-compressed files to be placed.
  6413.  
  6414.      DOCS =  The name of the directory you want your un-compressed files
  6415.              to be placed.
  6416.  
  6417.  
  6418.                    INDEX 
  6419.  
  6420.                           Index
  6421.  
  6422.  
  6423.      1099 forms  3-16
  6424.      1099 totals  3-16
  6425.      1099-MISC forms  D-3
  6426.  
  6427.                              A
  6428.  
  6429.      Active  3-15
  6430.      Add  4-12, 5-12, 5-13
  6431.      Add & post  3-22, 4-23, 5-18
  6432.      Additional W/H federal  B-15
  6433.      Additional W/H state  B-15
  6434.      Allocated tips  B-15
  6435.      Allowances  A-19
  6436.      Amount for each itemized deduction  A-18
  6437.      Amount to withhold  A-4, A-5, A-15, A-16, A-17, A-30, A-31
  6438.  
  6439.                              B
  6440.  
  6441.      Back up  4-31, 5-28
  6442.      Back up data files  3-4
  6443.      Base on gross  A-9
  6444.      Base on gross or tax  A-25
  6445.      Base on tax  A-9
  6446.      Bonus paid  B-17
  6447.  
  6448.                              C
  6449.  
  6450.      Calculate by percent  A-9
  6451.      Calculate by table  A-9
  6452.      Calculate by table or percent  A-24
  6453.      Calculator  4-11, C-2
  6454.      California  4-6, A-14
  6455.      Changing the password  3-4
  6456.      Check register  3-17, 4-28
  6457.      Checks  3-16, 5-20
  6458.           Comments  4-26
  6459.           No checks  3-17
  6460.           Pre-printed check numbers  4-26
  6461.           Register  3-17, 4-28
  6462.           Sorting  4-27
  6463.           Starting check number  4-26
  6464.      Checks (forms)  D-2
  6465.      Collected tips  B-17
  6466.      Comment  5-22
  6467.      Comments  4-26
  6468.      Commission paid  B-19
  6469.      Commission paid employees  B-13
  6470.      Commissioned employee  4-20
  6471.      Complete  3-15
  6472.      Constant  B-16
  6473.  
  6474.                    INDEX 
  6475.  
  6476.      Copy local  3-7
  6477.      Copy state  3-7
  6478.      Cost  3-15
  6479.      Cost accounting code  B-11
  6480.      Cost labels  B-5
  6481.      CPA's   5-17
  6482.      Current  3-15
  6483.      Customer support  1-12
  6484.      Cut off amount  A-8
  6485.      Cut-off date  4-2
  6486.  
  6487.                              D
  6488.  
  6489.      Data  5-10
  6490.      Data Edit Menu  3-7
  6491.      Data file
  6492.           Employer  4-30
  6493.      Data files  3-8, 4-8
  6494.           Add  4-12
  6495.           Backup  3-4
  6496.           Calculator  4-11
  6497.           Department numbers  3-8
  6498.           Edit  4-10
  6499.           Employee  3-8, 4-10
  6500.           Employee numbers  3-8, 3-9, 3-10
  6501.           Employer  3-8, 4-9, B-3
  6502.           Export  3-4
  6503.           next  4-10
  6504.           Quit  4-15
  6505.           Restore  3-4
  6506.      Date  3-11, 3-17, 3-22, 5-3
  6507.           Cut-off date  4-2
  6508.      Date employed  B-11
  6509.      Deduct federal withholding  A-28
  6510.      Deductions  B-6, B-18
  6511.           Amount for each itemized  A-18
  6512.           Estimated  A-18
  6513.           Standard  A-18
  6514.      Department numbers  3-8
  6515.  
  6516.                              E
  6517.  
  6518.      Earnings  B-17
  6519.      Edit  4-10
  6520.      Editing controls  1-9
  6521.           Function keys  1-15
  6522.      Employee  3-8, 4-10, 5-11
  6523.      Employee data files  B-9
  6524.           Employee type - H,S,C,N,U  B-15
  6525.           Marital status federal  B-9
  6526.      Employee numbers  3-8, 3-9, 3-10
  6527.      Employee type - H,S,C,N,U  B-15
  6528.  
  6529.                    INDEX 
  6530.  
  6531.      Employees data files
  6532.           Additional W/H federal  B-15
  6533.           Additional W/H state  B-15
  6534.           Allocated tips  B-15
  6535.           Bonus paid  B-17
  6536.           Collected tips  B-17
  6537.           Commission paid  B-19
  6538.           Commission paid employees  B-13
  6539.           Constant  B-16
  6540.           Cost accounting code  B-11
  6541.           Deductions  B-18
  6542.           Earnings  B-17
  6543.           Exempt from W/H  B-14
  6544.           Federal tax  B-18
  6545.           Gross pay  B-17
  6546.           Hourly paid employees  B-12
  6547.           Local tax  B-18
  6548.           M.T.D.  B-16
  6549.           Marital status state  B-9
  6550.           Net check paid  B-17
  6551.           Non-employee  B-13
  6552.           Non-employee pay  B-18
  6553.           not used  B-18
  6554.           Number of exemptions federal  B-14
  6555.           Number of exemptions local  B-14
  6556.           Number of exemptions state  B-14
  6557.           Overtime one hours worked  B-19
  6558.           Overtime rate one  B-13
  6559.           Overtime two hours worked  B-19
  6560.           Pay period  B-10
  6561.           Pay rate  B-12
  6562.           Period  B-16
  6563.           Q.T.D.  B-16
  6564.           Rate two  B-14
  6565.           Regular hours worked  B-19
  6566.           Reported tips  B-17
  6567.           Salary paid employees  B-12
  6568.           SDI deduction  B-18
  6569.           SSAN  B-11
  6570.           State tax  B-18
  6571.           Vacation hours  B-19
  6572.           Vacation pay  B-17
  6573.           Y.T.D.  B-17
  6574.      Employer  3-8, 3-15, 4-9, 4-30, 5-10
  6575.      Employer data files  B-3
  6576.           Cost labels  B-5
  6577.           Deductions  B-6
  6578.           Federal I.D. number  B-3
  6579.           Local I.D. number  B-4
  6580.           State I.D. number  B-4
  6581.      End printing with  3-13, 5-20
  6582.      Enter  3-22, 4-18, 5-15, 5-16
  6583.      Estimated deductions  A-18
  6584.  
  6585.                    INDEX 
  6586.  
  6587.      Exemption
  6588.           Amount per dependent  A-28
  6589.           Married  A-12, A-27
  6590.           Per dependent  A-12
  6591.           Single  A-12, A-27
  6592.           Subtract after calculation  A-12, A-28
  6593.           Subtract before calculation  A-12, A-28
  6594.      Exemptions
  6595.           Federal  B-14
  6596.           Local  B-14
  6597.           State  B-14
  6598.           Withholding  B-14
  6599.      Exit  3-11, 3-18, 3-22
  6600.           Exit  3-22
  6601.           Stay  3-22
  6602.      Exit string  3-14, 4-27, 5-23
  6603.      Export data files  3-4
  6604.  
  6605.                              F
  6606.  
  6607.      F1 key  5-12
  6608.      F10 key  5-13
  6609.      F2 key  5-12
  6610.      F3 key  5-13
  6611.      Features  1-2
  6612.      Federal exemption allowance  A-3
  6613.      Federal I.D. number  B-3
  6614.      Federal tax  4-5, B-18
  6615.      Federal tax tables  A-3
  6616.      Federal unemployment tax  A-3
  6617.      FICA  A-3, A-13, A-28, B-14
  6618.      File  3-11, 4-3, 5-4
  6619.      File name  3-17, 4-3
  6620.      File names  3-4
  6621.      Files missing  5-5
  6622.      Find  5-16
  6623.      First record  5-20
  6624.      Forms
  6625.           1099-MISC forms  D-3
  6626.           Checks  D-2
  6627.           W-2 forms  D-3
  6628.      Function keys
  6629.           Editing controls  1-15
  6630.  
  6631.                              G
  6632.  
  6633.      Gross pay  B-17
  6634.  
  6635.                              H
  6636.  
  6637.      Hourly employee  4-21
  6638.      Hourly paid employees  B-12
  6639.  
  6640.                    INDEX 
  6641.  
  6642.                              I
  6643.  
  6644.      Index  3-11
  6645.      Init string  3-14, 4-26, 5-23
  6646.      Installing ZPAY 3  2-22
  6647.  
  6648.                              J
  6649.  
  6650.                              K
  6651.  
  6652.                              L
  6653.  
  6654.      Labels  3-17
  6655.      Last record  5-20
  6656.      LHarc compression  5-29, E-2
  6657.           Example for compressing one file  E-4
  6658.           Example for compressing several files  E-5
  6659.           Example for un-compressing files  E-6
  6660.           How to use LHarc  E-3
  6661.           Manual (on-disk)  E-2
  6662.      LHarc file compression  4-31
  6663.      Limit of unemployment  A-8, A-23
  6664.      Local I.D. number  B-4
  6665.      Local tax  4-7, B-18
  6666.      Local tax tables  A-23
  6667.      Local withholding  A-24
  6668.      Long  3-17
  6669.  
  6670.                              M
  6671.  
  6672.      M.T.D.  B-16
  6673.      Mail  3-17
  6674.      Married personal exemption  A-12, A-27
  6675.      Married standard deduction  A-25, A-26
  6676.      Married tax credits  A-20
  6677.      Maximum on wages to tax  A-7, A-23
  6678.      Maximum standard deduction  A-11, A-27
  6679.      Menus
  6680.           Backup  3-4
  6681.           Checks  3-16
  6682.           Copy Local  3-7
  6683.           Copy State  3-7
  6684.           Data Edit Menu  3-7
  6685.           Data files  3-8
  6686.           Date  3-4, 3-11
  6687.           Employee  3-8
  6688.           Employer  3-8
  6689.           End printing with  3-13
  6690.           Exit  3-4, 3-11, 3-18, 3-22
  6691.           Export  3-4
  6692.           Federal tax  3-7
  6693.           File  3-4, 3-11
  6694.           File name  3-3
  6695.  
  6696.                    INDEX 
  6697.  
  6698.           Index  3-11
  6699.           Local tax  3-7
  6700.           Main Control Menu  3-3
  6701.           Menu selections  3-12
  6702.           Misc  3-17
  6703.           Month  3-16
  6704.           Navigating  1-8, 3-2
  6705.           Password  3-4
  6706.           Pay  3-4, 3-21
  6707.           Payroll Entry Menu  3-21
  6708.           Payroll Reporting Menu  3-13
  6709.           Period  3-15
  6710.           Quarter  3-16
  6711.           Register  3-17
  6712.           Reports  3-4
  6713.           Restore  3-4
  6714.           Rework  3-11
  6715.           Start printing with  3-13
  6716.           State taxes  3-7
  6717.           Stay  3-4, 3-11, 3-18
  6718.           Tax  3-7
  6719.           Utilities  3-22
  6720.           Utility  3-4, 3-11, 3-17
  6721.           Year  3-16
  6722.      Minimum of range  A-4, A-5, A-15, A-16, A-17, A-30, A-31
  6723.      Minimum standard deduction  A-11, A-27
  6724.      Misc  3-17
  6725.           Labels  3-17
  6726.           Long  3-17
  6727.           Mail  3-17
  6728.           Phone  3-17
  6729.           Short  3-17
  6730.      Missing files  5-5
  6731.      Month  3-16
  6732.      Mouse  1-12
  6733.  
  6734.                              N
  6735.  
  6736.      Naming files  3-4
  6737.      Net check paid  B-17
  6738.      Next  4-10, 5-16, 5-18
  6739.      No checks  3-17
  6740.      Non-employee  4-9, 4-22, B-13
  6741.      Non-employee pay  B-18
  6742.      Non-employees  5-17
  6743.      Not used  B-18
  6744.      Note for CPA's  5-17
  6745.      Number of exemptions federal  B-14
  6746.      Number of exemptions local  B-14
  6747.      Number of exemptions state  B-14
  6748.      Numbers  3-10
  6749.           Order of sorting  3-9, 3-10
  6750.  
  6751.                    INDEX 
  6752.  
  6753.                              O
  6754.  
  6755.      Overtime one hours worked  B-19
  6756.      Overtime rate one  B-13
  6757.      Overtime rate two  B-14
  6758.      Overtime two hours worked  B-19
  6759.  
  6760.                              P
  6761.  
  6762.      Paper torn  5-20
  6763.      Password  1-7, 5-3, 4-2
  6764.      Pay  3-21, 4-16, 5-14
  6765.           Add & post  3-22
  6766.           Enter  3-22
  6767.           Prepare  3-21
  6768.      Pay period  B-10
  6769.      Pay rate  B-12
  6770.      Paychecks
  6771.           Print  4-25
  6772.      Payroll
  6773.           Add& post  4-23
  6774.           back up  4-31
  6775.           Commissioned employee  4-20
  6776.           Enter  4-18
  6777.           Hourly employee  4-21
  6778.           Non-employee  4-22
  6779.           pay  4-16
  6780.           Period  4-29
  6781.           Prepare  4-17
  6782.           Report  4-29
  6783.           Salaried employee  4-19
  6784.      Payroll cut-off date  4-2
  6785.      Payroll data  5-10
  6786.      Payroll Entry menu  3-21
  6787.      Payroll name  5-4
  6788.      Payroll period  4-16
  6789.      Payroll Reporting Menu  3-13
  6790.      Percent over minimum  A-4, A-5, A-15, A-16, A-17, A-30, A-31
  6791.      Period  3-15, 4-29, B-16
  6792.           Active  3-15
  6793.           Complete  3-15
  6794.           Cost  3-15
  6795.           Current  3-15
  6796.           Employer  3-15
  6797.           Single  3-15
  6798.           Wide active  3-15
  6799.           Wide complete  3-15
  6800.           Wide current  3-15
  6801.      Phone  3-17
  6802.      Pre-printed check numbers  4-26, 5-22
  6803.      Prepare  3-21, 4-17, 5-15
  6804.      Previous  5-16
  6805.      Print paychecks  4-25, 5-21
  6806.      Print report  5-25
  6807.  
  6808.                    INDEX 
  6809.  
  6810.      Print reports  4-25
  6811.      Printer
  6812.           Daisy wheel  3-14
  6813.           Dot-matrix  3-14
  6814.      Printers  4-26, 5-22
  6815.           Exit string  4-27
  6816.           Init string  4-26
  6817.           LaserJet  3-14
  6818.  
  6819.                              Q
  6820.  
  6821.      Q.T.D.  B-16
  6822.      Quarter  3-16
  6823.           Tax  3-16
  6824.      Quit  4-15, 5-16, 5-18
  6825.  
  6826.  
  6827.                              R
  6828.  
  6829.      Range of records printed  5-20
  6830.      Rate two
  6831.           Rate  B-14
  6832.      Register  3-17, 4-28
  6833.      Regular hours worked  B-19
  6834.      Reimbursements  5-17
  6835.      Report  4-29, 5-25
  6836.      Reported tips  B-17
  6837.      Reports  5-20
  6838.           Print  4-25
  6839.      Restore data files  3-4
  6840.      Rework  3-11
  6841.  
  6842.                              S
  6843.  
  6844.      Salaried employee  4-19
  6845.      Salary paid employees  B-12
  6846.      SDI
  6847.           Employee rate  A-14
  6848.           Employer rate  A-14
  6849.      SDI deduction  B-18
  6850.      SDI tax  A-8
  6851.      Short  3-17
  6852.      Single  3-15
  6853.      Single personal exemption  A-12, A-27
  6854.      Single standard deduction  A-25, A-26
  6855.      Single tax credit  A-20
  6856.      Sorting  4-27
  6857.      SSAN  B-11
  6858.      Standard deduction
  6859.           After calculation  A-12, A-27
  6860.           Amount  A-9, A-25
  6861.           Before calculation  A-12, A-27
  6862.           Married  A-25, A-26
  6863.  
  6864.                    INDEX 
  6865.  
  6866.           Maximum  A-11, A-27
  6867.           Minimum  A-11, A-27
  6868.           Percent  A-9, A-25
  6869.           Single  A-25, A-26
  6870.      Standard deductions  A-18
  6871.      Start a new payroll
  6872.           Back-up the payroll files  5-28
  6873.           Print report  5-25
  6874.      Start printing with  3-13, 5-20
  6875.      Start ZPAY 3  5-3  4-2
  6876.      Starting a new payroll
  6877.           At-A-Glance  5-1
  6878.           Create tax tables  5-5
  6879.           Enter payroll data  5-10
  6880.           Password  5-3
  6881.           Payroll date  5-3
  6882.           Print checks and reports  5-20
  6883.           Print paychecks  5-21
  6884.           Procedure in detail  5-2
  6885.           Run the payroll  5-14
  6886.      Starting check number  4-26, 5-22
  6887.      State I.D. number  B-4
  6888.      State tax  4-6, B-18
  6889.      State tax tables  A-7
  6890.           California only  A-14
  6891.      State withholding  A-8
  6892.      Stay  3-11, 3-18, 3-22
  6893.      Subtract dependent exemption  A-28
  6894.      Subtract personal exemption  A-28
  6895.      System requirements  1-4
  6896.           Memory  1-4
  6897.  
  6898.                              T
  6899.  
  6900.      Table for heads of household  A-17
  6901.      Table for married persons  A-5, A-16, A-31
  6902.      Table for single persons  A-4, A-15, A-30
  6903.      Tax  3-16
  6904.           Base on gross  A-25
  6905.           Base on tax  A-25
  6906.           Calculate by percent  A-24
  6907.           Calculate by table  A-24
  6908.           Credit single  A-20
  6909.           Credit table  A-19
  6910.           Credits married  A-20
  6911.           Federal tax tables  A-3
  6912.           Maximum on wages to tax  A-23
  6913.           SDI  A-8
  6914.           State tax tables  A-7
  6915.      Tax credit table  A-19
  6916.      Tax tables  4-6, 5-5
  6917.           California (only)  4-6
  6918.           Federal tax  4-5
  6919.  
  6920.                    INDEX 
  6921.  
  6922.           Local tax  4-7
  6923.           State tax  4-6, 4-4
  6924.      Test drive  4-1
  6925.           Start ZPAY 3  4-2
  6926.      Torn paper  5-20
  6927.      Training tax rate (California)  A-14
  6928.  
  6929.                              U
  6930.  
  6931.      Unemployment tax  A-3
  6932.      Utilities  3-22
  6933.           Date  3-22
  6934.           File Name  3-22
  6935.      Utility  3-11, 3-17, 4-3, 5-4
  6936.           Date  3-17
  6937.           File name  3-17
  6938.  
  6939.                              V
  6940.  
  6941.      Vacation hours  B-19
  6942.      Vacation pay  B-17
  6943.  
  6944.                              W
  6945.  
  6946.      W2 forms  3-16, D-3
  6947.      Warranty  1-12
  6948.      Wide active  3-15
  6949.      Wide complete  3-15
  6950.      Wide current  3-15
  6951.      Withholding  A-28
  6952.           Additional W/H federal  B-15
  6953.           Additional W/H state  B-15
  6954.           Deduct after calculation  A-13, A-29
  6955.           Deduct before calculation  A-13, A-29
  6956.           Federal  A-13
  6957.           Local  A-24
  6958.           State  A-8
  6959.  
  6960.                              X
  6961.  
  6962.                              Y
  6963.  
  6964.      Y.T.D.  B-17
  6965.      Year  3-16
  6966.           1099 forms  3-16
  6967.           1099 totals  3-16
  6968.           W2 forms  3-16
  6969.           Yearly  3-16
  6970.      Yearly  3-16
  6971.  
  6972.                              Z
  6973.  
  6974.  
  6975.       
  6976.  
  6977.